Как бизнесу экономить на командировках сотрудников

Современные телекоммуникационные решения помогают сделать бизнес более эффективным, и, что не менее важно, существенно уменьшить расходы. Оптимизируя процессы, обратите внимание на сервисы видеоконференций. Использование такого сервиса позволяет участвовать в нескольких встречах одновременно, даже если они проходят за тысячи километров друг от друга.

При этом вам даже не нужно покидать офис. С помощью видеоконференций вы сможете более оперативно принимать критически важные решения, чаще видеться с коллегами, которые работают удаленно, а также уменьшить затраты компании на командировки сотрудников.

Согласно исследованию компании Polycom, лидера на рынке видеоконференций, 96% опрошенных топ-менеджеров считают видеоконференцсвязь эффективным способом управления компанией, который помогает решить проблемы территориальной удаленности и увеличить продуктивность команд из разных городов и стран. Респонденты, использующие этот инструмент, считают, что тремя его основными преимуществами являются:

1. Улучшение совместной работы территориально удаленных друг от друга коллег (54%)
2. Бóльшая ясность при обсуждении различных тем (45%)
3. Бóльшая эффективность совещаний (44%)

Источник: facebook.com/ukrtelecombusiness

Эксперты прогнозируют, что уже в следующем году видеоконференции могут стать даже популярнее, чем email.

Использование видеоконференций оптимально в следующих случаях:

1. Когда стоимость рабочего времени руководства настолько высока, что тратить время и силы на переезды является непозволительной роскошью для эффективного управления компанией.

Как показывают западные исследования, за свою жизнь среднестатистический менеджер проводит 3 года в самолете, 2 года в дороге в аэропорт и из него, 23 месяца в ожидании своего рейса, 11 месяцев в ожидании пересадки с рейса на рейс и 3 месяца в поиске места для парковки. Это непозволительно, ведь в условиях высокой конкуренции современного бизнеса каждый потерянный руководителем или топ-менеджером час может обернуться для компании потерей прибыли или важного клиента.

2. Там, где существует объективная необходимость быстрого принятия решений.

Видеоконференция – оптимальное решение, если нужно немедленно собрать на одном (пусть и виртуальном) совещании многочисленных и крайне занятых руководителей и экспертов различного уровня, причем зачастую расположенных в различных географических точках. Кроме этого, видеоконференцсвязь дает возможность абоненту находиться одновременно в нескольких местах, удаленных на тысячи километров, и, не покидая офис, участвовать сразу в нескольких важных обсуждениях одновременно. Это делает принятие важных решений максимально оперативным.

3. Когда необходимо сэкономить и направить средства компании на более важные статьи расходов.

Очень часто дорожные расходы сотрудников составляют немалую часть от общих расходов компании. Конечно, ничто не может заменить личной встречи и первого рукопожатия, однако есть масса случаев, в которых можно сэкономить достаточно денег на авиабилетах и гостиничных номерах, не говоря уже об экономии рабочего времени.

Так, в среднем украинские компании тратят на однодневную командировку работника от 1000 до 2000 гривен, включая билеты и проживание в гостинице. При этом часто на бизнес-встречу приходится приезжать трем-четырем участникам. Несложно подсчитать, какие расходы несет компания в таком случае. Видеоконференция позволит избежать необязательных затрат.

4. Для улучшения совместной работы коллектива и укрепления внутрикорпоративных связей между сотрудниками разных подразделений.

Психологи отмечают, что в процессе телефонного разговора в среднем воспринимается около 20% информации, в ходе личного общения – 80%, а в ходе сеанса видеосвязи – 60%. То есть если к общению по звуковому (аудиальному) каналу добавляется визуальный невербальный язык (жесты, мимика), то у собеседников повышается эффективность восприятия информации.

Таким образом, по психофизиологическим параметрам видеосвязь достаточно близка к личному общению и намного превосходит возможности телефонной связи. Зачастую для принятия решения недостаточно иметь только «сухие цифры» или переговорить по телефону, нужно посмотреть своему собеседнику в глаза. С этой задачей прекрасно справляется совместная видеоконференция. С ее помощью руководитель получает возможность эффективнее доносить свои мысли. А работники, с другой стороны, чаще видят своих коллег из других подразделений или городов, что, в свою очередь, помогает выстраивать более доверительные отношения в коллективе.

В Украине системы видеоконференций также приобретают все бóльшую популярность. Компании все чаще берут этот инструмент на вооружение. Так, согласно данным «Укртелеком» – одного из крупнейших провайдеров систем видеоконференций в Украине, наибольшей популярностью видеоконференцсвязь пользуется в государственных структурах и крупном бизнесе. Среди постоянных заказчиков – профильные министерства и ведомства, а также политические партии. В корпоративном сегменте это фармацевтический бизнес с разветвленной сетью филиалов по всей стране.

О росте популярности услуги видеоконференцсвязи среди украинских компаний свидетельствует тот факт, что уже сейчас на базе 34 студий видеосвязи телеком-провайдера «Укртелеком» ежемесячно проводится до 30 видеоконференций, и это количество постоянно растет. При этом средняя продолжительность сеанса видеоконференции составляет 2 часа.

В целом же «Укртелеком» предлагает два варианта пользования своей услугой. Во-первых, если у клиента есть надежный скоростной интернет-канал, то можно организовать видеоконференцию непосредственно в его офисе. Второй вариант вообще позволяет не думать о технике. Организовать видеоконференцию можно в помещениях «Укртелекома».

Наличие 34 студий «Укртелекома» по всей Украине позволяет собрать на одну встречу работников любой национальной компании, не задумываясь о технической стороне вопроса. Их можно арендовать на нужное количество времени. Установленное в студиях оборудование дает возможность передавать видео и звук в HD качестве через выделенные высокоскоростные каналы. Это создает эффект присутствия и позволяет проводить полноценные совещания с работниками из разных городов, как будто они находятся за одним столом.

При этом если участники не имеют возможности присоединиться к видеообщению в студии, например, находясь в пути, на удаленном объекте или в другом офисе, то могут подключиться к конференции с любого средства связи: ноутбука, планшета или даже смартфона. Для этого достаточно установить специальное программное обеспечение и иметь доступ к интернету. Одновременно в конференции могут участвовать до 30-ти точек подключения.

Таким образом, услуги видеоконференцсвязи от национального телеком-провайдера «Укртелеком» имеют ряд неоспоримых преимуществ, среди которых:

• экономия средств на командировках сотрудников;
• высокое качество связи, звука и видео;
• большая сеть студий видеосвязи в крупных городах и областных центрах по всей Украине;
• возможность организации переносных студий на стороне заказчика;
• дистанционное подключение к видеоконференции с ноутбука, планшета или смартфона;
• запись трансляции;
• возможность подключения к видеоконференции иностранных компаний.

Ознакомиться с тарифами компании «Укртелеком» на услуги видеоконференцсвязи можно на официальном сайте.

Ознакомиться с тарифами