Webit-опыт или как эффективно презентоваться на международном ивенте

О конгрессе Webit на AIN.UA уже писали, но только с точки зрения посетителя. А команда TicketForEvent ехала на ивент в Стамбул с другими целями – не послушать доклады, а поучаствовать  со стендом, поспичить, привлечь к себе внимание турецкого рынка, в очередной раз встретиться со своими локальными клиентами и познакомить их со своим официальным представителем в Турции.

Сегодня мы решили поделиться с читателями AIN.UA своим опытом – уверены, он будет полезен и поможет избежать многих ошибок.  Потому не будем говорить о самой тематике мероприятия, хотя, конечно, спикеры на конференции были достойные – это мастодонты интернет-бизнеса. Чего стоят одни только PayPal, Yandex и Google!

Итак, начнем с самого начала…

Если вы уже приняли решение участвовать в мероприятии, то оно было принято не безосновательно и вы, наверняка, вдоль и поперек изучили всю информацию и успели поставить перед собой четкие цели.

В целом, главное при подготовке к ивенту – продумать все до мельчайших подробностей. Это  не просто, как вы будете спичить, подготовить презентацию и продумать стенд. Главное учесть все – от то того, что вам может понадобиться глобально (дополнительная мебель, техника, рекламные материалы), до деталей а-ля сколько взять ножниц, ручек и блокнотов. Поверьте, тогда вы будете готовы к любым неожиданностям – проверено и доказано на себе! А теперь все по порядку.

1. Узнайте все о своем стенде

Максимальная проинформированность поможет вам правильно выбрать место для стенда, проанализировать недостатки и преимущества расположения и понять, на что именно стоит сделать ставку в презентации стенда, как себя вести и чего ожидать. Например, насколько место проходное и как будет двигаться поток посетителей (направление и цель передвижения) – это решающий фактор для того, как лучше поставить рекламную растяжку и что делать, чтобы привлекать к себе внимание.

Не забудьте уточнить  все размеры стенда. Во-первых, тогда вы сможете сделать интересный дизайн, а во-вторых, нарисовать себе расстановку всей мебели, техники, баннеров и буклетниц. И поедите на ивент уже со спокойной душой.

Узнайте, как по умолчанию оформляется стенд. При чем здесь важны детали – переспросите лучше несколько раз.

Как было у нас. Нам выслали схему расстановки стендов, а также визуализацию нашего со всеми размерами и даже сообщили, что напечатают наше лого на фризе (именно лого). Но вот незадача – логотип на фризе был вовсе не логотип, а просто черным оракалом наклеенное название проекта. Но даже это не столько нас огорчило, как стенд, который мы увидели – согласно схеме размещения, он должен был быть угловым. Как вы понимаете, брендирование мы готовили соответствующее… Но ничего – и с этим справились. Получилось хорошо – можете убедиться на фото сами. В этом помогла, конечно же, смекалка и не забытые, согласно написанному плану, ножницы!

2. Изучите программу мероприятия, аудиторию и участников ивента

Запросите у организаторов список участников и посетителей, хотя бы по названиям компаний – тогда вы еще лучше узнаете интересы аудитории до начала самого мероприятия. А если организаторы ивента предлагают матчмейкинг, то ни в коем случае не игнорируйте данную возможность! Это ваш шанс найти целевые контакты.

Детально изучите программу – тематику докладов и спикеров! Помните, что вы стоите на стенде и времени на посещение деловой части у вас будет минимум, потому выделите только самые интересные спитчи и сделаете себе отдельную таблицу с указанием времени и места доклада. А предварительный мониторинг спикеров (кто они, чем занимаются и когда будут на сцене) еще один способ облегчить задачу налаживания важных деловых контактов.

Как было у нас. Таблица с информацией об интересных докладах была совмещена с информацией о том, когда и где можно найти этих самых важных людей. А дополнением стал файл с фото интересующего лица, кратким описанием кто он, чем занимается и чем может быть полезен. Героев нужно знать в лицо!

3. Со всей ответственностью подойдите к подготовке презентации

Если вы делаете презентацию на мероприятии, то, конечно же, кроме подготовки самой презентации, вам нужно  уточнить у организаторов все детали – как и где это будет, как происходит взаимодействие спикера с организаторами (куда и когда подходить), как размещен зал, его объемы, акустика, какое будет оборудование. А то подготовите видео со звуком, а колонок, например, не будет!

Как было у нас. Нужно отдать должное организаторам Webit – они постарались написать и без каких-либо напоминаний и вопросов выслать подробную инструкцию для спикеров. Но на этом все и закончилось. Инструкция оказалось чистой формальностью, и ориентироваться пришлось на месте самостоятельно.

4. Подготовьте себе карту проезда и мини-разговорник

Заранее сохраните себе из Google Maps маршрут от отеля до места проведения, а также продумайте различные способы, как добраться от аэропорта.

Не забудьте составить список полезных фраз на языке страны, в которую вы едите – это поможет вам не потеряться на месте.

Как было у нас. Организаторы Webit сами выслали подробное описание того, как добраться из аэропорта, так что нам осталось только просчитать путь от отеля к месту проведения. Приятно, что представители ивента позаботились даже об англо-турецком разговорнике. Поверьте, это действительно важно. На Webit интересно получилось с представителями кейтеринга – несмотря на то, что ивент международный, найти англоговорящего официанта, к сожалению, не представлялось возможным. Нас спасал только наш официальный представитель в Турции, который по совместительству взял на себя функции переводчика.

5. Распишите роли каждого из представителей компании на ивенте и разработайте систему оценки эффективности участия.

Подробно пропишите в плане, кто и чем должен заниматься, кто за что отвечает и назначьте главного. Это поможет избежать неразберихи, конфликтов, а также обеспечит эффективное использование времени на мероприятии. А заранее разработанная система оценки эффективности участия в ивенте не даст вашим сотрудникам расслабиться и будет хорошим стимулом. Измерение эффективности, конечно же, будет зависеть от ваших целей.

Как было у нас. Да, наших клиентов (организаторов мероприятий) на Webit было не так много, но это был отличный повод встретиться с уже существующими, которые проводят мероприятия в Турции, и пригласить пообщаться будущих. К тому же, организаторы Webit любезно нам предоставили промокод для наших партнеров. Да и в целом – где ж еще, как не на ивенте, посвященному интернет-технологиям, онлайн-сервису TicketForEvent знакомить со своим официальным представителем в Турции?

6. Промоушен

До ивента не забудьте сообщить всем и всевозможными способами, что едите на мероприятие, участвуете, предлагаете встретиться. А на месте лучше продумайте какие-либо промо-акции – подогрейте к себе интерес.

7. И главное – не оставляйте стенд пустым. Никогда!

Здесь всегда должен быть хотя бы один представитель вашей компании.

Мы были рады участию в Webit и, несмотря на некоторые неурядицы, приехали с позитивными впечатлениями и далеко идущими планами. Это была отлична возможность, которой мы воспользовались сполна.

И помните, что план участия в мероприятии – это прекрасно. Но будьте готовы к неожиданностям, их никто не отменял. Да и вспомните сами, шло ли у вас хоть раз все по плану?) Главное – не переживайте, всегда можно найти выход!