EN

Time-tracking для цифрової агенції: чому, як і навіщо

1137
22

Зараз на ринку цифрової реклами в Україні відбуваються дуже позитивні зрушення. Ми розпочали процес формування певних цехових норм та правил. Зараз випрацьовуємо спільні підходи до юридичного боку нашого бізнесу, до проблеми прайсінгу тощо. Таким чином пробуємо випрацювати прозорий та ефективний формат ведення бізнесу та підвищення ефективності цифрових агенцій у тому числі як комерційних одиниць.

З поміж усього ми зрозуміли свого часу, що для того, щоб говорити про ефективний бізнес в сфері інтелектуальних послуг, треба чітко означити що ми продаємо. Ми зрозуміли, що ми не продаємо готові продукти, а продаємо свій досвід та свій час, навіть якщо це стосується розробки веб-рішень, оскільки у нас немає шаблонних рішень і ми спеціалізуємося на tailor-made solutions. А відтак, єдине, що ми можемо продавати це таку сутність як людино-години.

Оскільки ми продаємо людино-години, то ми спробували оцінити чим ми володіємо. Яку таку кількість людино-годин ми маємо у розпорядженні і скільки цих годин ми зможемо продати нашим клієнтам та за якою ціною.

Якщо людино-години розглядати як формулу, то люди у нас є відомим значенням, ми завжди знаємо скільки яких людей у нас є. А з годинами зовсім інша історія. Години не є сталою величиною. Навіть, якщо взяти, що люди працюють по 8 годин на день (що не так), то все одно не ясно скільки часу у нас займе той чи інший проект.

Тут можна одразу заперечити: “Та все одно ж ви орієнтовно знаєте скільки концепт-дизайнів може розробити за місяць ваш дизанер”. І наша відповідь буде позитивною. Але оскільки чорт ховається у деталях — то тут чорт сидить у слові “орієнтовно”.

Ви не можете бути орієнтовно прибутковими =) ви або прибуткові, або ні. Так само і з часом: ви або знаєте скільки часу конкретно людина затрачає на певну роботу, або ні.

І, що найбільш цікаво, переважно люди самі точно не знають не тільки у прогнозуванні скільки займе та чи інша робота, але й пост-фактум дуже важко визначити скільки часу було затрачено на ту чи іншу роботу.

Відповідно після того, як ми, UDAC, розглянули тему прайсінга на ринку і вирішили йти шляхом оплати за людино-години, виникає серйозне запитання — як визначати затрати часу на конкретні роботи і яку відповідно виставляти ціну за годину роботи спеціаліста.

Історія обліку часу в інтелектуальних сервісах (та й у інших типах бізнесу) далеко не нова. Зараз використовують багато інструментів — від моніторингу пересування працівника (вхід/вихід/перехід між відділами) до моніторингу активності на комп’ютері працівника, стеження за Інтернет-активністю тощо.

В традиційних рекламних агенціях також реалізована система обліку часу. Як правило вона потрібна для клієнтів, які платять agency fee і хочуть знати чи дійсно вони задіяли для своїх цілей всі запропоновані ресурси.

В таких агенціях ця система має як правило вигляд time sheet’ів.

При цьому всі учасники такого процесу дуже добре знають всю “користь” від такого обліку часу:

  • Дані, що вносяться часто не відповідають дійсності
  • На заповнення такого листка працівники витрачають багато часу
  • Бюрократизування робочого процесу не сприятливо впливає на культуру в компанії — особливо коли йдеться про рекламну індустрію

Відповідно перед нами постало завдання — як так відслідковувати робочий час, щоб уникнути всіх проблем тайм-шітів але все ж таки знати на що працівники тратять свій час.

Ми належимо до цифрового бізнесу — тому перше, що ми зробили — це переглянули наявні софтверні рішення для трекінгу часу. Зробити це можна дуже легко — хоча б просто задати у пошуку Time Tracking і можна отримати як мінімум таке: Lifehacker, Wikipedia.

Aле пошук спочатку не дав результатів. Жодна з систем нам не підходила з кількох причин:

  • Громіздкі
  • Складні
  • Бюрократизовані
  • Розроблені для інших типів бізнесу тощо

Після якогось часу ми навіть подумували розробити власне он-лайн рішення для тайм-трекінгу, але нас врятував один з наших програмістів, який знайшов нам Toggl — рішення надзвичайно просте, зручне та синхронізується з ще одним надзвичайно зручним та необхідним нам інструментом — Basecamp’ом. Звичайно ми не претендуємо на остаточну істину — кожна компанія повинна сама для себе визначати який набір і які сервіси підходять їй особисто. Зараз вибір софтверного рішення для бізнесу більш схожий на вибір бренду одягу — ти підбираєш собі марку, яка сповідує твої цінності та відповідає твоєму стилю.

Проте, навіть якщо ви знайшли відповідне рішення, або набір рішень, ще не факт, що це у вас запрацює. І саме тут починається найважливіше — впровадження рішення у бізнес-процес. Тут важливо впровадити так, щоб рішення допомагало бізнесу і працівникам, а не стало просто бюрократичним додатком до робочого процесу.

Якщо недбало впровадити таке рішення, то воно не тільки не буде виконувати свого призначення, а ще й забиратиме на себе час та псуватиме робочу атмосферу.

Перше і найголовніше правило щодо впровадження системи обліку часу в компанії — вона не повинна стати системою оцінки роботи працівника. У ваших працівників не повинно бути навіть тіні підозри, що їх ефективність буде вимірюватися з допомогою такого інструменту. Це призведе тільки до того, що ваша система почне видавати вам некоректні дані. Ви побачите, що всі ваші люди працюють по 8, а то й по 10 годин щодня тощо.

А для ефективного налагодження робочого процесу вам треба знати скільки реально люди витрачають часу. При чому кожна окрема людина має свою специфіку. Витрати часу на роботу не дорівнюють ефективності. Хтось працює швидше, але запрягає довше, хтось навпаки. Тому ніколи не можна говорити, що кращий працівник той, що сидить за комп’ютером та натискає на клавіші 6-7 годин на день. Єдиний коректний спосіб оцінки працівника — за результатами, а не за процесом.

Знайте, що облік часу вам потрібен для отримання реальної картини. Якщо виявиться, що хтось з ваших працівників працює над проетами по 2 години на день, а решта часу сидить в соц.мережах — то най так і буде (звичайно з поправкою на те, що він все ж повинен досягати результату). Така інформація не повинна стимулювати вас придумати як завантажити цю людину “по-повній”. Ви просто знаєте тепер як правильно оцінювати вартість години цієї людини для клієнта. І як краще прогнозувати завантаженість тощо.

Друге важливе правило — це поступовість. Не треба очікувати, що ви впровадите в наказовому порядку систему і вона запрацює вже наступного дня. І вам і вашим працівникам треба трохи пожити з цією штукою. Побавитися з нею, звикнути до неї. Крім того в поступовому впровадженні люди зможуть переконатися, що дійсно дані, які вони заносять у систему не використовуються проти них тощо. Ми вже впроваджуємо таку систему півроку і тільки десь через місяць-другий зможемо з певністю сказати, що вона інтегрована на 100%.

Правило третє — риба гниє з голови. Ви повинні, як власники чи топ-менеджери компанії самі інтенсивно використвовувати у своїй роботі цю систему. Ви повинні про неї жартувати, обговорювати свою ефективність з іншими — одним словом поступово вводити її в щоденне життя компанії через себе. Крім того ви, як правило, один з найбільш дорогих ресурсів компанії — тому знати куди йде ваш час — надзвичайно важливо конкретно з комерційної позиції. Крім того ви багато нового про себе дізнаєтеся =)

Тепер, коли ви вже почали впроваджувати систему обліку часу, які ж конкретні переваги це дає:

  1. Підвищується загальна ефективність роботи. І не через те, що від цього залежить зарплата чи взагалі місце працівника. Ні, тут ефект чисто психологічний. Людям не комфортно, коли вони зловживають довірою. І тепер, коли вони бачать, на що тратять час, то намагаються тратити його з більшою користю. Ви, в тому ж числі, як власник чи топ-менеджер, зможете значно ефективніше організувати свою роботу. Ви побачите, що у місяць 30% часу у вас пішло одного клієнта (зустрічі/презентації). Це з огляду на комерційну вартість вашої години — дуже значна сума. І ви зможете оцінити, чи цей час приніс вам очікувані дивіденди, чи краще якось інакше розприділити свої часозатрати.
  2. Підвищується точність прогнозування часозатрат на проект. А це ледве не основний ризик у нашому бізнесі. Ми плануємо одне, а виходить на інше. І подекуди це інше відрізняється надзвичайно суттєво від плану. А оскільки ще далеко не всі клієнти готові переглядати бюджет проекту по-ходу, то заручниками поганого планування стаємо ми і тільки ми. На цьому втрачаються величезні кошти. Тепер ви будете більш чітко уявляти, скільки який процес займає часу. Це дасть вам велику комерційну перевагу.
  3. Зможете чітко бачити точку беззбитковості по кожному проекту. Тепер ви точно знатимете коли почнете втрачати гроші на проекті. Ця інформація майже безцінна. Ви зможете оперативно приймати найважливіші рішення — припиняти проект, просити доплату, оптимізувати ресурсозатрати тощо.
  4. Зможете сегментувати клієнтів по прибутковості. Не всі клієнти однаково корисні. Навіть клієнти з найбільшими бюджетами можуть бути дуже небезпечні. Без обліку затрат часу всередині компанії для нас клієнти сегментувалися тільки по розміру бюджету за вирахуванням затрат на 3х сторін. Це добре, але в нашому бізнесі прибутковість дуже важлива, бо головна частина всіх затрат — це зарплатня працівникам. Тому клієнт з найбільшим бюджетом і малими затратами на 3х сторін може виявитися найгіршим з точки зору прибутковості, бо з’їдає купу часу ваших спеціалістів.
  5. Зможете більш ефективно управляти людськими ресурсами. Якщо ви побачите, що спеціаліст почав витрачати на ту ж роботу більше часу ніж раніше — можливо йому потрібна відпустка. Зможете вчасно реагувати, якщо якийсь з ваших працівників зіштовхнувся з труднощами тощо.

Загалом нам видається, що без чіткого обліку часу комерційна ефективність цифрової агенції не є можливою. Як й інших подібних бізнесів. Проте це доволі не просте завдання — інтегрувати таку систему. Сподіваємося наші поради допоможуть вам.

Оставить комментарий

Комментарии | 22

  • боооольшое такое имхо, но продавать часы — это продавать процесс, а клиент хочет покупать результат. В итоге, видение нами продукта может в корне отличаться от видения продукта рынком.

    Проблема, наверное, такая — клиент _привык_ покупать часы, но хочет платить за результат =)
    Голдратт, царство небесно, нашел бы что сказать 😉

  • +1

    И попутно подумалось что «почасовка» зачастую обходится дороже чем плата «за результат». Нет стимула работать быстрее.

  • Года два уже работаем продавая клиенту именно часы. Знаю, что точно как же работает как минимум еще одно крупное диджитал-агентство, при чем дольше чем мы. Эффективность никто не отменял, но с оплатой за почасовку, заказчик получает обоснованную стоимость услуг, а не «отфонарные» оценки исходя из «среднепотолочных» умозаключений. Соответственно, клиент может адекватно оценить единицу полученной эффективности. Агентство же получает прозрачность экономики ведения бизнеса, возможность очень четко планировать работу каждого сотрудника, который принимает участие в проекте, применять классические методологии проджект-менеджмента для крупных проектов.

    • Вообще, с точки зрения заказчика, как мне кажется, все равно сколько времени занимает та или иная работа. Заказчику важно знать, что он получит результат «в пятницу к 15 часам» и стоить это будет 1000 чего-нибудь. А сделает это агентство за 5 минут или будет работать 24 часа в сутки над задачей — для заказчика лишнее. + почему какая-то работа должна занять именно 5 часов, а не 3? Как заказчику контролировать, что все 5 часов (например), за которые он платит, действительно уделяются ему?

      • Александр, проведу аналогию… Если Вам на СТО выполняют какие-то работы. Само собой, Вас не интересует сколько времени тратит на это мастер — для Вас важно, чтобы работы были сделаны качественно и за адекватные деньги. Тем не менее (если СТО — не гараж дяди Васи), в счете-фактуре Вы получите расчет стоимости именно исходя из нормо-часов и рейта в час. Само собой, есть конкурентная составляющая, разнятся как рейты в час, так и нормо-часы на одинаковые манипуляции, но главное — это подход. СТО выдает Вам адекватную цену исходя из стоимости собственных сотрудников и коэффициента заработка. Эта цена не берется «с воздуха», а является обоснованной. 

        Это если говорить просто… ) На практике, конечно, не все так просто. Очень важна адекватная система учета времени внутри компании – о чем, собственно, и написана статья.

    • Вообще, с точки зрения заказчика, как мне кажется, все равно сколько времени занимает та или иная работа. Заказчику важно знать, что он получит результат «в пятницу к 15 часам» и стоить это будет 1000 чего-нибудь. А сделает это агентство за 5 минут или будет работать 24 часа в сутки над задачей — для заказчика лишнее. + почему какая-то работа должна занять именно 5 часов, а не 3? Как заказчику контролировать, что все 5 часов (например), за которые он платит, действительно уделяются ему?

    • где тут прозрачность, если заказчик зачастую вообще без дупля, сколько времени нужно на выполнение той или иной задачи? По примеру СТО, это все прекрасно, но человек сравнивая предложения все равно просто спросит «сколько мне это будет стоить?» и примет решение только исходя из озвученного бюджета. 
      имхо, на практике все эти нормочасы и тд и тп это просто ловкий способ задурить голову и сбить побольше денег, чем агентства и промышляют)

  • Стаття загалом не про формати прайсінгу — а про імплементацію тайм-трекінгу. 
    Про прайсінг та результати написано тут http://ain.ua/2011/04/11/46477 і тут http://roman.havrysh.com/2011/04/pricing-tips-3.html

    • Интересно это только меня настораживает если автор после статьи, начинает давать пояснения о чем шла речь в статье? Да еще в таких выражениях «імплементацію тайм-трекінгу».

      Тут одно из двух, либо аудитория «слабая». Либо утверждения очень спорные. 

      • Склалось враження, що стаття є продовженням теми формування прайсінгу, і ті, хто пропустили «попередні лекції» — звісно трохи відстають від думок автора.

        •  Если это действительно так, хотя странно что сам автор промолчал, то намного эффективнее было в самом начале статьи дать ссылку на предыдущий материал.
          А так складывается впечатление что автор бросился догонять поровоз который сам же и отправил в путешествие.

  • хороший пост про управление временем. Это действительно большая проблема. 
    Есть несколько вопросов:

    — почему эта тулза не будет использоваться для оценки эффективности если по сути она для этого придумана

    — как бороться с дедушкой Лениным или если я знаю что человек работает 2 часа в день, то факт что я захочу придумать ему задание, время то ведь оплачено все и человек это понимает

    — прогнозирование постоянно меняющихся заданий или постоянно растущей команды реально работает, помогает хоть как-то приблизиться к пониманию как будет на самом деле? в моем опыте пока такого угадывания не было ни разу

    • если человек работая два часа делает тот же объем, который остальные делают за 6-7, то тут, в принципе, нет проблемы.
      ну и вообще, все уже придумано до нас http://www.joelonsoftware.com/items/2007/10/26.html

    • Антон, відповіді на питання:
       — я рекомендую її не використовувати для оцінки конкретного працівника. Радше для оцінки компанії загалом. Причину я привів — будуть дурити систему і в результаті ви матимете некоректні дані для прийняття рішень.
      — тут два варіанти — якщо кінцева результативність людини задовольняє (за ці дві години робить те, що інші за 4-5), то треба прийняти це як даність. Якщо ж ні — то і без тайм-трекінга ясно, що треба людину звільняти.
      — Якраз без тайм-трекінга ми також ніразу не вгадували — тепер значно більш точно прогнозуємо.

  • А что, в этом Тогле нужно вручную вводить данные о потраченном времени?

  • Рома, дякую за статтю, впевнений що багато корисних тез не тільки для агенцій, а для будь-якого проектного бізнесу.

    Можу доповнити наступні речі:

    — ми рахуємо в цілому коефіцієнт ефективності по компанії і проектним командам,  це один з ключових КПІ всього бізнесу, який дивимось щотижнево.  

    — використовувати індувідуальні показники ефективності думаю все таки можна. Не щоб «покарати» а для премій та заохочень найкращим. При цьому важливо дати зрозуміти, щоб мі цінуємо чесні дані в системі. Наприклад у нас є таска «Шарився» на яку можна логінити години і багато людей це роблять 🙂

    — щодо безбитковості проекту та сегментування клієнтів по прибутковості, то це в яблучко !
    Читав твою статтю про розрахунок вартості години не з усім там згоден, але то окрема дискусія. 

    В статті не згадано  ще кількох корисних речей використання тайм-трекінгу:

    адмін: статистика відпусток, відгулів, лікарняних
    овертайми: ми робочі овертайми компенсуємо якраз на базі годин в системі
    робота менеджменту: ти написав з точки зору особистої ефективності менеджерів. Є ще аспект розуміння на яких напрямках менеджммент команда зараз в цілому концентрується і де вона має бути (наприклад нові ринки, власні продукти, існуючі клієнти, HR питання і т.д.)
    — 

Последние новости
28 сен
Смотреть все
  • Истории компаний
  • НДС для Facebook и Netflix
  • Расследования AIN.UA
  • Спецпроекты
  • Безопасность номера
  • Безпека гаманця
Реклама на AIN.UA

Поиск