Как избавиться от ненужных совещаний: 7 советов от главы LinkedIn

Конечно, если материалы были высланы, это не означает, что они будут прочитаны. На каждой нашей встрече первые 5-10 минут даются на то, чтобы участники могли еще раз перечесть материалы и освежить память. Если идея начинать встречу с 10-минутного молчания кажется вам странной, вы не одиноки. Первый раз когда я прочел об этой практике, мне на ум пришли библиотека, или же учебный зал. Но после того, как вы попробуете так сделать несколько раз, это перестанет казаться неловким моментом, а станет желанной практикой. Совещание быстро закончится, а участники действительно будут считать, что провели время с пользой.

Когда участники встречи дочитали материалы, время начинать обсуждение. Никаких презентаций. Важно твердо стоять на этом пункте, ведь большинство людей, которые подготовили материалы ко встрече, рефлекторно начнут презентовать их. С вычетом презентаций встреча будет сфокусирована на самом обсуждении: участники могут глубже рассмотреть тему, обменяться данными или идеями, и, что важнее всего, провести осмысленные дебаты по теме. Ведь мнения участников встречи важнее, чем бесконечное прослушивание пунктов и перечислений данных, которые могут быть нерелевантны или попросту неинтересны.

Если материалы были подготовлены тщательно и изложены простым доступным языком, времени на выяснение деталей практически не понадобится. Вас приятно удивит, что встреча, на которую был отведен час в расписании, займет 20-30 минут.

Ниже — несколько советов о том, как проводить совещания эффективнее:

1. Откажитесь от презентаций по причинам, описанным выше.

2. Сразу определите цель обсуждения. В начале собрания задайте один простой вопрос: «Какая цель встречи?». Это поможет выяснить: все ли понимают, о чем будет идти речь. Некоторые компании выносят цель встречи в заголовок материалов, подготовленных к ней.

3. Определите, кто будет вести встречу. У каждого собрания должен быть только один модератор. Основная его задача — следить за тем, чтобы разговор касался релевантных тем, не выходил за рамки тематики встречи.

4. Уделите время тому, чтобы определить ключевые принципы и семантику обсуждения. Часто участники встреч уводят обсуждение далеко от основной темы только потому, что по-разному понимают значение обсуждаемых вопросов. Уделите немного времени тому, чтобы прояснить ключевые слова, фразы и концепции, которые будут обсуждаться на встрече.

5. Назначьте кого-то делать заметки по встрече. Конечно, речь не идет о том, чтобы этот человек выполнял объем работы секретаря суда, записывая каждое произнесенное слово. Выберите кого-то, кто хорошо разбирается в тематике встречи, кто сможет занести на бумагу только ее ключевые моменты. Так будет легче выяснить в итоге: что обсуждалось и к какому решению пришли участники. Эти заметки также помогут тем, кто не смог прийти.

6. Подводите итоги встречи. Не заканчивайте встречу, не подводя ее итогов, кратко пройдитесь по основным выводам, по тому, кто назначен ответственным за выполнение тех вещей, о которых вы договорились. Такие итоги, как правило, первое, от чего отказываются, когда встреча затягивается и участники начинают разбегаться на следующее запланированное рабочее мероприятие. Но это, как правило, один из самых важных этапов встречи.

7. Собирайте впечатления от встречи. Спрашивайте участников о том, что бы вы могли сделать лучше при организации встречи в следующий раз. Такой опрос — лучший способ также выяснить, нужна ли вообще запланированная встреча вашим сотрудникам. Если нет, лучше либо поменять цель и формат встречи, либо вообще убрать ее из календаря.