Remote.st — сервис для распределенных команд с удаленными сотрудниками

На сегодняшний день на тему удаленной работы написано сотни статей и созданы десятки приложений, призванных ее оптимизировать. То ли еще будет. Интерес к этой теме не угасает, но имеет волнообразный характер. Именно в момент пика этой волны, который вызван выходом книги Remote от 37signals, хочу поделиться своим опытом удаленной работы, как это начиналось и к каким решениям впоследствии привело.

Откуда ноги растут?

Идея работы на расстоянии появилась у нас более 4 лет назад. Не многим позднее она перешла из эфемерного состояния «задумка» в реализованный проект, который работает по сей день.

Выстраивание правильной работы распределенной команды — это долгий путь. Как и в любом другом проекте — это путь проб и ошибок, возвратов, улучшений и изменений и снова проб. Мы с отвагой приняли этот вызов и как результат нашего «путешествия» родился интересный проект.

Скажу сразу, в разработке участвовало две распределенные команды с многолетним опытом работы и удаленными сотрудниками. И прежде чем вынести все на суд зрителя, естественно, технологии отрабатывались внутри, на нас. В проекте есть ряд отличных нововведений, в т.ч. в по юзабилити, есть и спорные решения. Но хочется отметить, что практика все же показала нам — время и силы были потрачены не зря.

У истоков любого толкового начинания, любого проекта лежат человеческие потребности. Мы тоже не стали исключением. Сделав осознанный шаг в пользу удаленной работы, мы столкнулись с потребностью повышения качества наших коммуникаций, ведь все знают, что при личном разговоре до 80% информации передается невербально. А нам очень хотелось не терять и не искажать эту самую, драгоценную, информацию. Особенно при условии того, что удаленная работа не позволяет подойти к коллеге еще раз и объяснить “на пальцах”.

Задачей №1 для нас стал поиск сервисов, которые помогут нам полноценно держать связь и оставаться командой, несмотря на громадные расстояния. И тогда началось…

Первое, что мы опробовали в своей работе — системы управления проектами. Их оказалось великое множество. Мы перебрали ни мало ни много — 16 систем. Встречали всякое:

• юзерфрендли системы;
• системы ракетного навдения на проекты;
• паникконтрол системы;
• ничего не контролирующие системы;
• системы с бложеком для каждого отдельного пользования, но без таймтрекинга;
• системы, в которых есть место для «а там еще помидорки посажу» и т.п.

Мы работали в них. Плакали, кололись, но продолжали работать.

Одно время даже плюнули на все и приспособили под работу гуглокалендарь с напоминаниями, задачами и т.п. Но мы регулярно сталкивались со срывом сроков задач, с перебросом ответственности и т.п.

Кроме систем управления проектами, мы также не обошли своим вниманием инструменты видео\аудио\текстового общения.

Мы использовали Skype, Hangouts, Lync.

Lync — как концепт очень удобен. Понравилась куча наворотов, и много возможностей. Но какое-то паршивое ощущение майкрософтности. Часть функций, за которые ты платишь — вообще не ясно зачем нужна. Вы же не покупаете себе штангенциркуль, чтоб поля в тетради делать? Нет. Он не для этого. Вернее, можно его и так применять, но создали то его с другой целью. Вот где-то так и с линком. Мы от него быстро отказались.

Skype — это отдельная песня. Пока в рамках бесплатного тарифа было много возможностей, мы работали только в нем. Распространенная система, видеопотоки, чаты — удобно. Но продукт стал меняться со сменой собственника.

Одно дело — ввели оплату за функции, которые мы часто использовали. Но это нормально. Хочешь отличный сервис — плати. Но куда делось качество продукта? Мы для себя не смогли ответить на такой вопрос.

Как вам вот такая штука: текстовое сообщение будет передано только тогда, когда оба человека одновременно в скайпе? Выглядит так: вы онлайн, собеседник оффлайн. Вы ему пишете и выключаете компьютер. В свою очередь он включает онлайн, а сообщение ему не приходит. Наши сотрудники работают в разных часовых поясах и получается, что для эффективной передачи информации нельзя выключать компьютер. Зимой это приемлемо, он комнату греет. А летом как?

Мы пользовались Hangouts. Удобное решение для организации связи на четкое количество лиц с четкими временными рамками. Но цепочка действий для организации встречи приводила к тому, что для небольшой встречи тратится много времени. Зайди G+, зайди в круги, создай встречу, пригласи собеседников. Приглашение приходит с только ему понятной скоростью. Тем, кому приглашение не дошло, перезвони по скайпу. В итоге, на организацию встречи на 4-5 человек уходит около 5 минут. Если это еженедельная встреча нас час, то это можно принять.

В ситуациях, когда есть потребность уточнить\донести информацию за 30 секунд, он усложняет менеджмент. Спонтанность — не его конек.

Есть удобные сервисы текстовых обсуждений. Но если вы попробуете когда-то что-либо объяснить человеку текстом, то вы поймете сложность этого процесса. Особенно правки в картинку или видео.

“Тут ракурс нужно вот так поменять (и рукой жест, ага). Потом вот этот блок, который между красными и синими огнями в верхней четверти правой плашки, переместить ниже на расстояние половины высоты плашки справа в нижнем блоке. Понял?”

Для таких комментариев нужны все 3 канала передачи информации — текст, голос и видео. И оптимально, чтоб комментируемый объект и видео собеседника были в одном окне.

В этом процессе непрерывного тестинга всяческих систем мы заметили, что все они направлены на информацию. Не на людей, а именно на информацию. Какое-то время мы этим и ограничивались. Но постепенно пришли к тому, что мы группа фрилансеров, а не команда. И тогда стал вопрос о принципиально новом решении, для закрытия наших потребностей.

В итоге, этим решением стало появление сервиса Remote.st, который создавали две распределенные команды: Shopium.ua Сергея Кириллова и команда AmVitam.in Creative Agency.

Конечно, мы отталкивались от созданных на тот момент прототипов, моделировали уже существующие распределенные мировые команды. Но и собственный опыт работы на расстоянии тоже помог нам учесть и изменить замеченные нами неудобства существующих систем в разработке нового сервиса.

При воплощении Remote.st мы попытались сделать приложение таким образом, чтобы между членами распределенной команды существовали обычные человеческие связи как в настоящем живом коллективе.

Для этого необходимо было соблюсти следующие критерии:

1. Обязателен постоянный контакт. Людям нужно видеть друг друга.
2. Нужен способ организации связи не просто быстрый, а за один клик мышки.
3. Наличие всего необходимого в рамках системы для организации общения, передачи файлов, ввода комментариев, обсуждений и т.п.

Все это мы попытались вложить в новый сервис.

Как это работает?

C технической стороны Remote.st — это бэкэнд на Python (Flask, PostgreSQL, Gevent, Gevent-websocket) и фронтэнд — это одностраничное приложение на JS (AngularJS).

Главной для нас была реализация возможности в одну секунду подключить несколько коллег к звонку и с такой же быстротой оставить их разговаривать без вас, выйдя из звонка. И чтобы при этом, каждый участник звонка тоже легко мог выйти или подключить еще людей. И нам это удалось.

Хотя, конечно, слово “удалось” здесь не самое уместное. Удача, как настоящая женщина, приходила и уходила по своему личному желанию. А мы же в это время разрабатывали планы и расписывали тех. задания. Несколько раз на дню мы принимали решения и отметали их. Задавались вопросами: делать полноценное ПО или быть в браузере? Если в браузере, то в каком? Или может во всех? Но наше изначальное желание быстроты и легкости, расставило точки над і. Мы выбрали браузерный вариант, а конкретнее Chrome. И работа закипела. Писали, тестировали, ловили баги (их было достаточно).

Например, в первой версии мы показывали живое видео даже для неактивных участников, но это давало серьёзную нагрузку на CPU. Решением стало в пассивном режиме показывать фотографии, обновляемые каждые 20 секунд.

Благодаря этому у нас появился корпоративный альбом неудачных снимков. И тогда, мы добавили к обновляемой фотографии и пикселизацию.

Еще одним важным вопросом было — создавать ли опцию “ответить/отклонить” при звонке, и решили, что это негативно скажется на скорости коммуникаций. Поэтому в Remote не нужно отвечать на звонок, клик на картинку сразу открывает видеопоток.

Все время сервис дорабатывался и изменялся, мы делали его не “как для себя”, а именно для себя. Но в какой-то момент поняли, что получается неплохой сервис и из этого можно делать бизнес.

Удаленная работа даже в нашем обществе — уже не новость, не говоря об остальном мире, а мы создали инструмент, способный помочь распределенным командам в работе. И когда пришло время показать его потенциальным клиентам, мы получили массу откликов. Кто-то хвалил, кто-то указывал на ошибки, а были и такие, кто просил добавить какую-нибудь фичу, например режим невидимости (но мы же не шпионский сервис). Проблемой было то, что некоторые пользователи оценивали Remote только как сервис для веб-конференций. И, как следствие, стали задавать вопрос: “Чем мы лучше Skype или Hangouts?”. Мы не лучше. Даже хуже по некоторым параметрам. Skype и Hangouts предназначены для организации видеовстреч с определенным кругом лиц в заранее оговоренное время. В своей работе мы тоже их используем.

Remote же выполняет другие задачи — он предназначен для ежедневной рутинной работы и гибкой коммуникации. Его создавала распределенная команда для себя и таких же команд, разбросанных по миру. Именно в этом его жирный плюс для использования в удаленной работе.

И еще немного о том как…

Так как изначально Remote.st — онлайн офис, то он оптимизирован для режима «Всегда включен», и при этом не отвлекает от текущей работы. Заходя в “комнату” сразу видишь всех приглашенных сотрудников.

Неактивные в данный момент рабочие места пикселизируются во избежание неудачных кадров и обновляются каждые 15 секунд. Чтобы начать общение, достаточно кликнуть на картинку пользователя, чтобы добавить еще кого-то в ваш разговор, нужно просто еще кликнуть на новом участнике и так далее. Чтобы выйти из разговора, нужно нажать всем интуитивно понятную красную кнопку. Сбоку есть чат — в нем можно писать сообщения, добавлять ссылки.

Как мы с этим работаем

Remote.st — это наш виртуальный офис, где мы все время видим друг друга и со скоростью одного клика организовываем встречи. Видно, кто на месте, кто отошел на обед. Именно благодаря ему мы не стая фрилансеров, а распределенная команда. Благодаря Remote.st у нас отпали вопросы дисциплины и пропали навязчивые идеи «как узнать, чем занят твой сотрудник сейчас?» Создавая Remote, мы пытались максимально приблизиться к ощущениям работы в одной комнате. Мы, как и в реальном офисе, находимся на работе, а значит, и в Remote, с 9:00до 18:00. Но, в отличие от работы в реальном офисе, в 18:00 мы уже дома, а не в вечерней пробке. Еще одно большое преимущество приложения заключается в том, что Remote.st стал для нас стимулятором спонтанного общения. Он сокращает время обратной связи, что позволяет увеличить производительность работы команды на 10-15%. Но что самое главное — участники команд начинают больше общаться между собой. Сделав свою распределенную работу эффективной с помощью Remote.st, у нас появилось много преимуществ, от которых мы теперь ни за что не откажемся:

• Экономия. Мы минимизируем оверхеды и направляем освобожденные средства на развитие сотрудников.
• География. Наши сотрудники проживают в трех странах — Украина, Россия и Германия (буквально в процессе написания этой статьи мы приняли на работу крутейшего иллюстратора из Германии).

Границы стерты.

Пациент скорее жив

Появившись на свет летом 2013 года, Remote.st в первую очередь был протестирован нами. Потом мы передали его друзьям и знакомым, для получения объективной критики. Параллельно велась активная работа с журналистами, публиковались статьи в тематических журналах и порталах. Разрабатывались маркетинговые ходы: свободная регистрация в первую неделю, бесплатный тестовый продукт, после приглашения в систему друзей.

По сегодняшним данным, у нас более 500 зарегистрированных команд. География пользователей — Россия, Украина, США, Канада, Австралия. Это хороший промежуточный итог для проекта, который был создан практически без финансовых вложений (лишь огромное количество времени и усилий). Но мы делаем ударение на слове «промежуточный», потому что все еще только начинается. Рост и совершенствование — вот приоритеты на ближайшее будущее.