Документооборот в Битрикс24: совместное редактирование и облачный диск

Документооборот в офисах всегда был, есть и будет актуальным: 90% работы сосредоточено над созданием отчетов,  редактированием текстов, написанием коммерческих предложений, составлением графиков и др. Поэтому для полноценной работы компании необходимы не только грамотная система постановки задач, быстрый обмен сообщениями, CRM-составляющая, но и совместная работа с документами.

Все мы привыкли, что в обычном хранилище файл можно сохранить, скачать, удалить. Но в этой бочке меда есть ложка дегтя, и не одна. Например, представьте ситуацию, что надо открыть доступ для редактирования нескольких документов другим сотрудникам. Вам придется приглашать индивидуально каждого человека для каждого документа. В небольшом коллективе с такими сложностями можно смириться, а в большой компании на решение таких рутинных вопросов может уходить много времени.

Да и безопасность уже стоит под вопросом. Но как сделать совместное редактирование, избежав длинных утверждений и коррекций документа в почте?

Совместное редактирование документов

Именно совместное редактирование, создание и хранение документов отличает облачный сервис Битрикс24 от других файловых хранилищ.

Секрет в тесной интеграции компонентов сервиса с онлайновыми сервисами Google Docs и Office Web Apps. Начав работу с документами, вы увидите, что перед вами привычный офис. Благодаря этому каждый документ в Word, Excel и PowerPoint можно просмотреть, отредактировать и выполнить другие действия прямо в браузере, без установки дополнительного ПО на ваш ПК.

Это отличная возможность избавить себя и других от создания десятка копий текста для утверждения целой команды, от повторных загрузок, от путаницы в редакциях и сэкономить время на более важные моменты. Теперь все участники конкретного задания могут в один момент внести правки и доработки в режиме реального времени. В итоге, ответственное лицо утверждает единственный документ, который и отправляется далее на исполнение задачи.

«Битрикс24.Диск»: единое место хранения документов

Все документы, созданные в сервисе по умолчанию, хранятся на собственном облачном диске «Битрикс24.Диск». В окне браузера список папок и файлов выглядит примерно так же, как и в окне Проводника в Windows. Все организовано интуитивно понятно и максимально просто.

Все документы в одном месте, а не раскиданы по разным компьютерам. Все файлы обозначены иконками, которые показывают их тип – тексты, таблицы, презентации. Кроме того, видно кто и когда последним вносил правки в документ.

Кстати, когда загружаются файлы в раздел «Мой диск» или «Живая лента», то люди, которым дали право доступа к этим данным, получают соответствующее уведомление. Примерно, как оповещения от Skype и ICQ о том, что пользователь появился в сети и т. п. Программа автоматически синхронизирует все данные, в том числе при редактировании файлов, когда вы не в Сети. Изменения будут внесены при следующем подключении к сервису.

Ваши коллеги смогут задать вам вопросы по теме документа, прокомментировать его и поставить отметку «Мне нравится». Кстати, эти метки повышают его позицию в поисковой выдаче.

Прямо в свой портал «Битрикс24» вы можете подключить фрилансеров или заказчика для совместного обсуждения идей, наработок, макетов и т.д. Каждый отдел может создать отдельный диск для своих файлов и выделить права доступа на определенные файлы. Тогда сотрудники других компаний и фрилансеры могут также активно работать с данными, как и сотрудники вашей фирмы. Поскольку сервис облачный, то к ним будет доступ из любой точки мира, а их сохранность гарантирована. При этом все данные автоматически синхронизируются в облачном сервисе с файлами на компьютерах.

Также легко работать с документами вы сможете и на других устройствах, предварительно установив для этого специальное мобильное приложение для «Битрикс24». С его помощью вы получите доступ к файлам на «Битрикс24.Диск» не только через браузер с ноутбука, но и со смартфона или планшета на Android или iOS.

Умный поиск: найдется все!

В «Битрикс24» есть внутренний поиск, который позволяет найти файл в облаке по названию или фрагменту текста. Порой не просто найти файл, с которым работал уже давно, но от поиска он не скроется. Он индексирует не только имена файлов, выдавая соответствия по сочетаниям букв, но и содержимое самих документов.

«Битрикс24» — это один большой сервис, который умеет делать практически все, что нужно компании, а самое главное, что он объединяет всех сотрудников в рамках единой системы для выполнения задач любого масштаба из любой точки мира, где есть выход в интернет.

Попробуйте, ведь до 12 человек он абсолютно бесплатен! Достаточно просто зарегистрироваться, выбрать язык интерфейса, открыть доступ своим сотрудниками и вперед.