Как я не проверял электронную почту неделю и понял, что только 5% писем имеют значение

С каждым днем работа с электронной почтой отнимает все больше времени. В редакцию AIN.UA ежедневно приходит несколько десятков писем с пресс-релизами и различными новостями. Чтобы не запутаться во входящем потоке информации электронную почту приходится проверять каждые несколько минут. При этом важную и полезную информацию содержат лишь 5-10% писем, а ответа заслуживают еще меньше. С похожей проблемой столкнулся и редактор популярного западного издания Business Insider Стив Ковач. Вернувшись с недельного отпуска, Стив обнаружил в своем ящике полторы тысячи писем, и это навело его на мысль, что электронная почта используется неправильно. Свои выводы он описал в авторской колонке на Business Insider, с переводом которой мы предлагаем познакомиться и нашим читателям.

На прошлой неделе я впервые за год устроил себе недельный отпуск. Я хотел нормально отдохнуть от работы и поэтому я отключил на своем смартфоне уведомления о новых email и Twitter-сообщениях. После семи дней тишины я включил уведомления и был шокирован количеством новых сообщений:

• 1 511 непрочитанных электронных писем.
• 44 из этих 1 511 писем оказались достойны прочтения.
• Из этих 44 писем я ответил на пять.

Сортировка заняла у меня добрый час времени, и под конец меня просто тошнило от всего этого. Я очень скрупулезен в этом плане и люблю держать мой почтовый ящик в чистоте и порядке. Для меня папка «Входящие» является одной из приоритетных задач и обычно там не скапливается больше 10 неотсортированных писем. К тому же, я обычно, я никогда не открываю письма, которые приходят на мою рабочую почту от незнакомых людей. Каждое нерелевантное письмо моментально отправляется в спам или в корзину, и я всегда держу свой палец над кнопкой «удалить». Клац. Готово.

Многие из нас часто жалуются на сложности работы с email, но недельный эксперимент показал, что эта система работает в корне неправильно. Электронные письма изначально были созданы как простой и эффективный способ для коммуникаций. Сейчас это превратилось в источник расстройства, с кучей предложений и нерелевантных сообщений, которые бесконечно приходят от незнакомых и неважных для вас людей. Это особенно относится к журналистам, которые получают сотни нежелательных писем каждый день. Я удаляю их все без исключения.

Многие компании пытались настроить работу email должным образом на протяжении многих лет. Тот же Mailbox частично помогает упорядочить входящие сообщение, но он по-прежнему требует просмотреть каждое новое сообщение. Впрочем, это не помешало Dropbox купить приложение за $100 млн всего через несколько недель после запуска.

В этом месяце Microsoft выпустило новую версию Outlook, которая является лучшим приложением для чтения email на вашем телефоне. В нем есть функция Quick Filter, которая автоматически сортирует сообщения и показывает только самые важные из них. Но фильтр не всегда срабатывает правильно, и я часто пропускаю важные письма от моих коллег. Таких примеров можно привести множество, но вы поняли суть.

До сих пор никто не придумал, как разумно и автоматически отфильтровать мусор от вещей, которые на самом деле имеют значение. Вместо этого, вы вынуждены читать абсолютно все письма, вне зависимости от того, важны они для вас или нет. И, как я узнал на прошлой неделе, только около 3% из полученных писем стоит прочитать. Это очень досадно.

И тут у меня забрезжил лучик света. Slack.

Slack — это стартап, который работает над созданием приложения-чата для командной работы. Он растет как сумасшедший и уже стоит около $1 млрд. Мы начали использовать Slack в Business Insider в прошлом году и он кардинально изменил способ коммуникации редакции с читателями. Вместо бесконечных потоков электронных писем с историями стартапов и идеями, мы используем Slack для работы над лентой новостей и каждым разделом нашего сайта. Slack полностью заменил нашу корпоративную почту.

Но Slack решает только часть проблемы. Настоящая магия произойдет, когда кто-то создаст умный фильтр, который будет показывать вам только важные и значимые письма. Нам по-прежнему нужна электронная почта, но люди полностью извратили этот полезный инструмент и используют его совсем не по назначению.

Мой недельный перерыв показал, что я использую свою электронную почту неправильно. Если всего 5% входящих имеют значение, то я буду проверять свой ящик намного реже.