В прошлом предприниматель, а теперь писатель и журналист Крис Винфилд описал свою историю повышения продуктивности в блоге компании Buffer на Medium. Для того, чтобы работать лучше и тратить меньше времени, Крис воспользовался техникой Pomodoro, разработанной в конце 80-х и названной в честь таймера в виде помидора, который был популярен в США в те времена. Приводим полный перевод заметки Криса.
Раньше я работал очень много – 60, 80 или даже 100 часов в неделю…
Я позволил работе стать значительной частью моего «я». Я относился к тем безумным сверхурочным как к медали за отвагу… Мне нравилось рассказывать людям, как я «занят», и сколько мне еще надо сделать.
Звучит знакомо?
Оглядываясь назад, я понимаю, что использовал мою работу для того, чтобы заполнить пустоту в себе. Проблема была в том, что эта пустота скорее напоминала черную дыру. И сколько бы я не работал, она не заполнялась. В результате, все становилось только хуже.
В один прекрасный день я понял, что с меня хватит. Честно говоря, даже более, чем хватит. Я остановился и переосмыслил свою жизнь, пытаясь оценить, что для меня было важно, а что – нет.
Мне нужно было совершить большую перемену. Надо было понять, как работать умнее, а не тяжелее. Нужно было оптимизировать свой рабочий процесс так, чтобы делать больше за меньшее время.
Мне была нужна техника Pomodoro. Вот как эта удивительно простая система менеджмента изменила мой рабочий день – и, в конечном счете, мою жизнь. Думаю, что подобное может произойти и с вами.
Тот самый таймер-помидор
Что такое Pomodoro?
Годами я слышал о системе тайм-менеджмента, которая называется “Техника Pomodoro”. Она казалась мне слишком простой, однако, как говорится, все гениальное – просто.
Я прочел брошюру 2006 года, написанную создателем техники, Франческо Кирилио, в которой объясняется сама техника и, что не менее важно, психология, которая за ней стоит. Эта революционная система тайм-менеджмента удивительно проста в изучении, но может изменить вашу жизнь, если ее правильно использовать. Технику Pomodoro можно свести к четырем базовым принципам:
- 1. Работайте вместе со временем, а не против него.
Многие из нас живут так, будто время – наш враг. Мы гонимся за часами, чтобы успеть выполнять обещания и соблюдать дедлайны. Техника Pomodoro учит работать вместе со временем, а не воевать с ним. - 2. Исключайте перегорание.
Делайте небольшие, запланированные перерывы, чтобы не переходить в режим загнанной лошади, насилуя себя чрезмерно. Если следовать этой системе, перерабатывать станет невозможно. - 3. Управляйте рассеянностью.
Нас постоянно что-то отвлекает – телефонные звонки, письма, Facebook, сообщения или внезапное осознание того, что в машине надо сменить масло. Обычно, такие вещи могут подождать. Техника Pomodoro позволяет отслеживать отвлекающие задачи и расставлять их по приоритетности. - 4. Создавайте лучший баланс жизни/работы.
Многие из нас близко знакомы с ощущением вины, которое следует за прокрастинацией. Если день выдался не продуктивным, мы не сможем насладиться свободным временем. Будучи мастером Pomodoro, вы сможете разрабатывать эффективное расписание и выполнять высокоприоритетные задачи, а значит – получать удовольствие от отдыха.
Процесс Pomodoro: 25 минут ФОКУСировки
Прямо сейчас вы, скорее всего, думаете: «Все это звучит круто, но что, черт побери, я должен делать?»
Все довольно просто…
Техника Pomodoro:
- 1. Выберите задание (только ОДНО в один момент времени);
- 2. Поставьте таймер на 25 минут.
- 3. Работайте над заданием, пока не зазвонит таймер, после этого поставьте отметку на трекере своей активности;
- 4. Сделайте 5-минутный перерыв (вы только что сделали свой первый Pomodoro!), потом
- 5. Повторяйте шаги 1-4 еще три раза, с перерывами по 15 минут.
А сейчас вы, скорее всего, думаете: «25 минут работы? Да это ничто! Должно быть, все действительно очень просто!».
Не так быстро…
Это 25 минут упрямой, фокусированной работы над ОДНИМ заданием. Без мультитаскинга. Без писем. Без проверки Facebook. Без ничего! Отвлекаться запрещено.
Начинаем: вот что вам понадобится
Для того, чтобы привыкнуть к технике, мне понадобились некоторые лайфхаки и инструменты. Вот, чем я воспользовался:
- Кухонный таймер (или приложение);
- Режим «самолета» (самая важная функция любого мобильного телефона!);
- Спокойное место для работы и/или пара хороших наушников или затычек;
- Бумага и ручка (для отметок состояния выполнения Pomodoro);
- Пять минут каждое утро, чтобы спланировать задачи на день;
- 30 минут в конце каждой недели, чтобы оценить выполненное и распланировать следующую
Мои первые попытки использовать Pomodoro: “Брр”
Как и с большинством вещей в жизни, я учусь через экспериментирование. Я прохожу через боль и фрустрацию, но достигаю заметного роста.
Поначалу, мне казалось, что я смогу делать по 16 Pomodoro каждый день… никаких проблем. Я привык много работать, так что менее 7 часов работы в день казались простенькой задачкой.
Брр…
В последующие дни, я пытался достичь поставленной цели. Когда получалось, я чувствовал себя суперпродуктивным победителем. Я знал, что делаю что-то хорошее. В другие дни, я делал либо слишком мало, либо слишком много и чувствовал себя ужасно… и я был убежден, что это самая идиотская система в мире.
Двойное брр…
В один день я просто забил на эту систему и вернулся к привычному мультитаскингу. И я оказался не сфокусированным, непродуктивным и ощутил недовольство. Я сцепил зубы и попробовал действовать старыми методами еще несколько дней. Тогда я обнаружил, что уровень моей продуктивности банально не мог сравниться с тем, которого я достигал, когда делал Pomodoro.
Тройное брр…
Поиск баланса: магия числа «8»
Со временем мое здравомыслие вернулось. Я начал экспериментировать с меньшим числом Pomodoro, начиная с пяти в день и повышая это число до восьми. Моя цель была – достигнуть восьми Pomodoro каждый день, набрав в сумме 40 за неделю.
Это работало (типа того), но, как говорится, жизнь вносит свои коррективы. В некоторые дни у меня было слишком много встреч, или же моя дочь участвовала в школьном концерте, который я не хотел пропускать, или же я просто не мог найти в себе достаточно сил для восьми Pomodoro.
Для меня было ясно, что 40 – это мое магическое число на неделю. Но мне нужно было менее жестко относиться к планированию рабочей недели.
Математика простая:
40 Pomodoro = 1 000 минут работы (плюс 350 минут перерывов) в неделю.
В среднем, выходит ~16,7 часов работы в неделю. И все!
Как бы то ни было, когда я плохо себя чувствовал физически или морально, когда происходило слишком много всего, я не мог достичь восьми Pomodoro. Я отставал, пытался на следующий день сделать 14, в итоге ощущал полное изнеможение и оставался не очень доволен качеством выполненной работы.
Я понял, что нужно опять вернуться назад и переосмыслить свою неделю, учитывая перепады настроения для того, чтобы понять, что на самом деле мне подходит. Техника Pomodoro отличная, но чего-то не хватало, чтобы она заработала в моем конкретном случае.
Как я полюбил 7-дневную рабочую неделю (на самом деле да!)
Когда я принял решение измениться, я пообещал себе, что никогда не буду работать на выходных, по праздникам, в отпуске или после 5 вечера. Круто ведь, да? Ну что ж, я рад отчитаться, что я не сдержал все данные себе обещания. И это хорошо!
В те дни, когда я не успевал завершить восемь Pomodoro к 5 вечера, я ощущал стресс. Чувствовал поражение. И вдруг я понял, что мое видение рабочей недели было слишком ограниченным. Зачем я сам себя сковал обязательствами касательно того, как я должен работать? Я сделал это, потому что отталкивался от рабочего темпа, который делал меня несчастным. Потому что я работал слишком много, руководствуясь ложными причинами.
«Найти себя в работе – это как обнаружить источник юности», – Перл С. Бак.
Я перешел от просто работы к работе над тем, что меня действительно вдохновляет. Более того, я позволил себе заниматься нерабочими вопросами (например, походом на концерт дочери), от которых люди обычно отказываются, поскольку это происходит в рабочее время. Это позволило мне переключить восприятие того, когда я могу, а когда не могу работать.
Финальным этапом стал переход от пятидневной рабочей недели, в ходе которой я переставал трудиться в 5 вечера, к семидневной рабочей неделе, в ходе которой я мог работать тогда, когда мне было удобно. Это увеличило мой запас с 40-45 свободных часов в неделю на 40 Pomodoro до 168 часов каждую неделю. А это значит, что, тратя 16,7 часов чистого времени, работа отнимала всего 10% моей жизни. Чувствуете разницу!
И все это отнимает лишь 16,7 часов в неделю?!
Прямо сейчас вы, наверное, думаете: «Я работаю больше в течение двух дней! И ты пытаешься рассказывать мне, что в течение всей недели мне нужно работать всего 16,7 часов?»
ДА! Именно это я и говорю! И НЕТ, вы все равно, скорее всего, будете «работать» более 16,7 часов в неделю. Давайте объясню…
Я «работаю» 35-40 часов в неделю, но я трачу как минимум 20-25 часов на звонки, встречи, общение онлайн и офлайн и на другие задачи, требующие меньшего фокуса. Они тоже важны, но я не расцениваю их как «рабочее» время.
На самом деле я работаю 16,7 часов каждую неделю. И в эти часы в пять раз продуктивнее, нежели оставшиеся 25.
Этого не избежать. Жизнь вносит свои коррективы. Живя в современном обществе с коммуникациями, которые происходят 24/7, практически невозможно построить идеальную рабочую среду. Тем не менее, вы можете работать умнее, не работая тяжелее.
Психология мотивации: овладение своей энергией
В идеальном мире, каждое утро у меня на столе лежали бы уже 8 самых важных идентифицированных задач. Я бы расставлял приоритеты, выполнял их одно за одним, начиная с самого важного. Я бы вдохновлялся каждым из них, меня бы никто не отвлекал и я бы заканчивал свой рабочий день менее, чем за три часа.
Классно звучит, правда? К сожалению, «нет предела совершенству».
В реальности, я – обычный человек, живущий в мире, полном других людей. У меня есть эмоции, которые я не могу контролировать, и я часто устаю. Иногда я просто не хочу выполнять некоторые задачи, даже если знаю, что они важные и даже срочные.
Чтобы оставаться продуктивным в долгосрочной перспективе, мне надо было принять это и научиться с этим работать, а не воевать.
На мою работу и продуктивность влияют мой запас энергии и отношение, так что мне надо было отдавать должное своим ощущениям и научиться овладевать собой. Этот пост об овладении собственной энергией помог мне. Вот эти вопросы мне показались особенно полезными:
- Мое физическое состояние – насколько я здоров?
- Мое эмоциональное состояние – насколько я счастлив?
- Мое ментальное состояние – насколько хорошо я могу на чем-то фокусироваться?
- Мое духовное состояние – зачем я это делаю? Какова моя цель?
Эти вопросы помогли мне управиться с моим настроением и энергией в процессе расстановки приоритетов по задачам. В результате, я больше не делаю ничего просто потому что «я должен».
Когда мое физическое состояние оставляет желать лучшего, я работаю над моим здоровьем. Когда падает эмоциональный настрой – нахожу что-то, что делает меня счастливее, например, провожу время с женой и дочкой.
Конечно же, мне также надо было найти работу, которая мне нравится и вдохновляет меня, а не ту, которая вгоняет меня в депрессию. С этим всем у меня появилось время на саморазвитие, общение с семьей и друзьями и здравое состояние всех составляющих: разума, тела и души.
Медленно, но уверенно Pomodoro навсегда изменило то, как я работаю.
Вы готовы к этому?
Предлагаю действие: Почему бы не попробовать Pomodoro уже сегодня? 25 минут сконцентрированной работы над одним заданием. Начните с одного, а потом уже отталкивайтесь от него.
