Электронная цифровая подпись: как подписывать договоры и забыть о макулатуре
Электронная цифровая подпись в Украине применяется уже давно. Ежедневно предприниматели пользуются ею при работе с банком, а также для подачи электронной отчетности в налоговую службу и другие органы власти. Сейчас сфера применения ЭЦП расширяется, и одной из таких новых возможностей становится подписание договоров, актов и разных документов в электронной форме.
Немного теории
ЭЦП — электронная цифровая подпись. Это аналог обычной подписи в цифровом мире интернета. Электронная подпись экономит массу времени и средств: не приходится печатать согласованный контракт и пересылать его бумажный вариант, а затем — покупать большие шкафы для хранения всех документов в папках.
В Украине использование ЭЦП урегулировано двумя основными нормативными актами: это Законы Украины «Об электронной цифровой подписи» и «Об электронных документах и электронном документообороте». Есть еще подзаконные нормативные акты, но они в большинстве своем касаются вопросов сертификации центров по выдаче ключей и использования ЭЦП в органах власти.
В данном случае у налоговой нет законных оснований требовать бумажные копии документов, поскольку закон обязывает предоставить копии без уточнения их вида. Поэтому электронной копии будет вполне достаточно. Более того, суды четко понимают: бумажная копия электронного документа — лишь его графическое отображение, а не сам оригинал. Электронный документ — это данные, которые могут быть считаны электронными средствами (ст. 5 Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте»). Следовательно, предоставление распечаток, наоборот, будет нарушением законодательства: такие «копии», по сути, не являются копиями электронных документов.
Это не совсем так. Прежде всего, надо отличать документы с ЭЦП и без такой подписи. Как правило, сложности возникают с документами без ЭЦП, поскольку затруднительно установить, кто именно направил тот или иной документ, и наделено ли данное лицо соответствующими полномочиями.
А вот с документами, заверенными ЭЦП, таких проблем не возникает. Действительно, сначала суды отнеслись к практике применения подобных документов скептически, указывая, что письменная форма и электронная форма — это не одно и то же. А поскольку Гражданский кодекс требует подписывать документы в оригинале (бумажный вариант), в электронном виде они неприемлемы. Однако апелляция по результатам такой позиции трактует, что заключение договоров с применением ЭЦП является надлежащим способом закрепления волеизъявления сторон. Таким образом, проблем с применением ЭЦП сегодня нет.
Если в самом начале действительно были сложности в практическом применении ЭЦП, то сейчас проблем нет. Кроме частных инициатив, есть и бесплатные альтернативы, которые можно использовать в своей хозяйственной деятельности. Более того, нет необходимости загружать специализированное ПО (хотя такая возможность тоже существует), а достаточно воспользоваться существующими онлайн-сервисами. Наиболее удобным, на наш взгляд, является АЦСК органов юстиции Украины.
Все, что вам нужно, это действия «Наложить ЭЦП» и «Проверить ЭЦП» в боковой вкладке. Последнее служит только для проверки правильности подписания документа. С самим же процессом более детально можно ознакомиться в видео:
Со всеми правилами и нюансами использования электронной цифровой подписи вы сможете ознакомиться на семинаре «Электронная цифровая подпись: Как подписывать договоры и забыть о макулатуре», который пройдет 21 июня в Киеве. Здесь вы также получите рекомендации для быстрого запуска ЭЦП в вашем бизнесе.
В ходе семинара будут рассматриваться наиболее актуальные вопросы:
- Что такое шифрование и ЭЦП
- Законодательство, регулирующее использование ЭЦП. Юридические особенности, которые необходимо учитывать
- Выгоды и риски использования ЭЦП
- Примеры применения ЭЦП в бухгалтерии
- Правила хранения ключей и электронных документов
Спикеры:
- Евгений Павлюк, бухгалтер компании «Бюро Бумажкин».
Опыт комплексного ведения налогового, бухгалтерского и кадрового учета на предприятиях в разных сферах деятельности (от рекламных до строительных компаний) — более 10 лет. - Василий Поп-Стасив, старший юрист ЮФ «Батуринец и Партнеры».
Опыт работы в договорном, корпоративном и международном частном праве — более 10 лет.
Кому будет полезно:
- владельцам и руководителям компаний;
- бухгалтерам;
- всем, кто интересуется использованием электронной цифровой подписи.
Комментарии | 2
не зрозуміло тільки чому людина повинна отримувати декілька видів ЕЦП з різних акредитованих центрів сертифікації щоб співпрацювати з державними органами, наприклад для подання деяких звітуючих реєстрів в казначейство потрібно згенерувати в них цифровий підпис, для податкової їхні ЕЦП, для банку ще один вид ЕЦП. куди не плюнь там свої ецп.
Занимался получением ЕЦП от органов юстиции. Процесс заволокичен настолько, насколько это можно. Плюс сотрудники не всегда в курсе, что да как правильно на данный момент времени: к примеру, с меня потребовали нотариально оформленную доверенность от конторы и в самый последний момент, когда я был в кабинете нотариуса, позвонили и сказали, что она не нужна… Плюс банки почему-то тянут сутки-двое с проведением оплаты за их ЕЦП