5 предпосылок готовности Украины к полноценному электронному документообороту

1. Законы есть

Закон «Об электронных документах и электронном документообороте» закладывает основы использования электронных документов и констатирует, что юридическая сила электронного документа не может отрицаться исключительно потому, что он имеет электронную форму, а допустимость электронного документа как доказательства не может отрицаться исключительно на основании того, что он имеет электронную форму.

Король бухгалтерского законодательства – Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» — разрешает составлять первичные документы в электронном виде. Чтобы первичный документ имел статус надлежаще оформленного, он должен иметь все обязательные реквизиты, предусмотренные для первичного документа. Одним из ключевых реквизитов является личная подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции. При создании первичного документа в электронном виде таким реквизитом будет служить электронная подпись.

Закон об электронных документах устанавливает, что оригиналом электронного документа считается электронный экземпляр документа с обязательными реквизитами, в том числе с электронной подписью автора или подписью, приравненной к собственноручной подписи в соответствии с Законом Украины «Об электронной цифровой подписи». Следовательно, для того, чтобы электронный документ имел надлежащую юридическую силу, он должен быть подписан электронной подписью или электронной цифровой подписью (ЭЦП), но об этом далее.

2. Электронная подпись и ЭЦП

Как уже было сказано выше, легитимность электронному документу придает электронная подпись. Порядку использования ЭЦП посвящен целый закон – Закон Украины «Об электронной цифровой подписи». ЭЦП – вид электронной подписи, полученной в результате криптографического преобразования набора электронных данных, который добавляется к этому набору или логически с ним объединяется и дает возможность подтвердить его целостность и идентифицировать подписанта. Электронная цифровая подпись накладывается с помощью личного ключа и проверяется с помощью открытого ключа.

То есть, для функционирования ЭЦП используются 2 ключа защиты:

• Секретный (личный) ключ, который хранится и известен только подписанту;
• Открытый ключ, который является доступным для других лиц, и с его помощью можно проверить действительность подписи.

ЭЦП является аналогом собственноручной подписи согласно законодательства и:

• свидетельствует о том, что полученный документ поступил от лица, его подписавшего;
• гарантирует целостность и защиту от искажения и внесения правок в подписанный документ;
• не дает возможности лицу, подписавшему документ, отказаться от обязательств, которые оно взяло на себя, подписывая этот документ.

Безопасность использования ЭЦП обеспечивается тем, что средства, которые используются для работы с ЭЦП, проходят экспертизу в Государственной службе специальной связи и защиты информации Украины.

Важность ЭЦП нельзя недооценивать, ведь именно ЭЦП является главным атрибутом каждого электронного документа и делает его оригиналом, также гарантирует целостность документа, его надежную защиту от искажения или исправлений.

Получить ЭЦП можно в специальных аккредитованных центрах или в налоговой инспекции.

Другие виды электронной подписи не могут похвастаться наличием надлежащего законодательного регулирования. В законодательстве достаточно фрагментарно рассматривается вопрос функционирования других видов электронной подписи, чего не скажешь об ЭЦП, которой посвящен целый закон. Однако Закон гласит, что использование других видов электронных подписей в электронном документообороте осуществляется субъектами электронного документооборота на договорных началах. Что дает простор для использования других вариантов электронных подписей.

Примером других электронных подписей может служить уже привычная для всех подпись одноразовым идентификатором. Как правило, такая подпись используется в сфере электронной коммерции. Одноразовый идентификатор –  это код, который сопровождает онлайн-сделки, его высылают покупателю на почту или мобильный телефон для верификации соглашения. Примерами других видов электронной подписи может быть Mobile ID и BankID, которые широко используются во всем мире.    

Спасательным кругом в ситуации неопределенности с другими видами электронной подписи может стать принятие Закона «Об электронных доверительных услугах». Данный законопроект зарегистрирован в Верховной Раде в мае 2016 года. Сейчас можно наблюдать активную работу над этим законопроектом – в феврале 2017 года проект закона передано на повторное второе чтение, а 13 апреля 2017 уже вручили таблицу поправок. Законопроект предусматривает совершенствование законодательства в сфере использования инфраструктуры открытых ключей и предоставления электронных доверительных услуг, развитие единой системы электронных доверительных услуг, взаимное признание украинских и иностранных сертификатов открытых ключей и электронных подписей и печатей с учетом опыта Европейского Союза, что в свою очередь обеспечит активное развитие трансграничного сотрудничества и интеграции Украины в мировое электронное информационное пространство.

3. Технологии для работы с электронными документами

Для организации документооборота, автоматизации процессов согласования проектов и обработки документов используются технологии СЭД (система электронного документооборота). Следует отметить, что задачей СЭД является предоставление возможности по автоматизации процессов движения, контроля и учета документов. На рынке Украины уже представлено достаточное количество программ, которые предоставляют пользователям возможность внедрять на предприятии документооборот в электронном виде.

Наряду с комплексными EDI, компании внедряют новые инструменты – боты, с помощью которых можно согласовать, составить и подписать договор в мессенджере, сделав всего несколько нажатий на экран.

4. Электронное правительство 

Наше государство взяло на вооружение внедрять информационные технологии в своей деятельности и не отставать от европейских соседей. Следствием этого стало заключение Государственным Агентством по вопросам электронного правительства Украины меморандума о внедрении в работу правительства технологий блокчейн. Электронное правительство является одним из инструментов развития информационного общества, внедрение которого будет способствовать созданию условий для открытого и прозрачного государственного управления. Также многие государственные учреждения переходят в своей деятельности на электронный документооборот, используя специальный софт. Чем проще и защищеннее взаимодействие субъектов рынка и граждан с государственными органами, тем больше предпосылок для Украины в повышении международных рейтингов, в частности рейтинга Doing Business.

5. Экономия времени

Невозможно не согласиться с тем, что распечатывать каждый созданный документ, в том числе и первичный, подписывать и заверять его, копировать, сканировать и снова заверять, передавать контрагентам, неделями обратно ждать подписанный экземпляр, а со временем при необходимости долго искать его в архивах, отнимает огромное количество времени. В условиях динамичного развития рынков и бизнеса, временной ресурс является на вес золота. Все без исключения компании заинтересованы в оптимизации своих бизнес-процессов.

Бухгалтера уже не сводят балансы с помощью калькулятора, юристы не ищут законы исключительно в библиотеке, а бизнес до сих пор бессмысленно и беспощадно носит в налоговую службу тонны бумаг. Сегодня сам рынок требует динамичности и гибкости.

Автор: Татьяна Соловйова, старший юрист практики налогового права Juscutum