Скрытые функции: как управлять задачами в OneBox
Приобретая программное обеспечение для управления бизнесом, заказчик редко выходит за границы уже расписанных функций. Каково же бывает его удивление, когда выясняется, что новая система способна автоматизировать больше процессов, чем ожидалось и открывает новые возможности развития компании. Познавательным опытом такого сценария делится команда OneBox.
Предприниматель купил и внедрил систему OneBox в свою компанию. Спустя целый год работы с приложением клиент неожиданно делает важное открытие — помимо прочих особенностей система помогает эффективно управлять задачами. Почему на это понадобилось столько времени? Дело в том, что заказчица внедряла OneBox в качестве ERP-системы и спокойно управляла счетами, товарами на складах и финансами. А когда наконец дошло до реального управления задачами, в качестве обратной связи от нее прозвучало: «Вы от меня скрывали бриллиант».
Как это допустили специалисты OneBox и почему «скрывали», стоило разобраться. С одной стороны, было приятно, что клиент спустя время открывает новые горизонты и снова радуется как в день покупки. В то же время в команде чувствовали неловкость за то, что сотрудники, возможно, недостаточно подробно рассказали клиенту обо всех возможностях продукта.
Дмитрий Левошич, руководитель коммерческого отдела OneBox
«То, что компании-разработчику или продавцу кажется совершенно очевидным, может быть недоступно клиенту. В то же время и клиент в своей сфере может продемонстрировать навыки, которые покажутся вам настоящей магией. Это абсолютно нормально»
В динамичной бизнес-среде мало у кого находится время осилить прочесть и понять десятки страниц руководств пользователя, особенно если система проста и интуитивно понятна в использовании. Метод проб и ошибок, радость новых открытий – так мы находим и изучаем большинство незнакомых функций в телефонах, компьютерах или автомобилях. Ведь это гораздо интереснее, чем сидеть и читать скучные инструкции. Но чем более функциональна система, тем больше шансов при таком подходе упустить из внимания действительно полезные возможности и «открыть» их уже спустя некоторое время. А OneBox является именно такой – мультифункциональной системой: в ней более 200 автоматических действий и миллионы вариантов, как настроить процессы и управлять ими.
Что такое OneBox?
Функциональность системы OneBox напоминает знаменитый швейцарский нож: здесь и автоматизация документооборота и товарооборота, управление колл-центром и учет времени и эффективности сотрудников, данные о событиях в виде звонков, писем и SMS-сообщений, уведомления о нарушениях рабочих инструкций. Система ведет учет проведения оплат, закрытия задач и заказов.
Чтобы наиболее полно дать представление о потенциале и упростить освоение продукта, команда OneBox позиционирует его как конструктор бизнес-процессов. Любой процесс складывается из нескольких этапов. Например таких: «звонок от клиента», «оплата», «формирование заказа», «отправка». Графическая расстановка этапов и создание взаимосвязей – это одновременно моделирование и управление бизнес-процессами. Пользователь строит визуальную цепочку этапов, а система воспринимает эту, как команды и последовательно выполняет их.
Как продают OneBox?
Далеко не каждому заказчику под силу освоить описание всех модулей системы автоматизации и разобраться в быстро растущем количестве технических терминов и аббревиатур – CRM, ERP, BPM, GTD и др. Поэтому главной задачей, которую решают sales-менеджеры OneBox – выяснить базовые потребности клиента и его основные цели при внедрении.
К примеру, если систему планируется использовать как инструмент реализации маркетинговой стратегии, основной акцент будет сделан на управлении базой контактов, массовыми рассылками, получении отчетов о рекламных кампаниях и анализе рекламных каналов.
Приоритетной является реализация рабочих сценариев, которые решат бизнес-задачи клиента. В случае с потребностью в ERP-системе для заказчика больше внимания было уделено управлению финансами, документо- и товарообороту, а вопрос менеджмента задач остался в тени.
Закрывая недосказанное: как управляют задачами в OneBox?
Для управления собственными задачами и задачами подчиненных в OneBox список дел Getting Things Done и классический электронный календарь собраны воедино. Благодаря чему над сотрудником не довлеет необходимость избыточного тайм-менеджмента, когда невыполненные в срок задачи приходится из раза в раз переносить, тратя на этот процесс значительную часть рабочего времени. OneBox-календарь позволяет сосредоточиться на выполнении самих задач, обеспечивая максимальную производительность.
В OneBox простое и интуитивное создание задач с заданным сроком выполнения, открыта информация о загрузке каждого сотрудника, система автоматически перенесет незакрытые вопросы. Удобные фишки: drag’n’drop для перетаскивания задач вручную, массовое редактирование задач, а также полная связь записей в календаре с задачами проектного менеджмента внутри системы – так работает календарь в OneBox. После начала использования работа с таким календарем доходит до автоматизма и заказчик осознает все его преимущества по сравнению с другими приложениями.
Детально процесс создания задач в календаре OneBox описан в блоге компании. Стоит отметить, что система фильтров и цветовая маркировка позволяют эффективно организовать работу при достаточно объемном потоке задач и длинной цепочке задействованных сотрудников. Важно, что все производимые действия, включая скорость выполнения задач, прохождение товара, коммуникации с клиентом, собираются системой в статистику доступную для последующего анализа.
Открывая OneBox
Эффективное управление задачами – одна из многих граней функциональности OneBox. Опыт общения с клиентами показывает, что в процессе развития бизнеса и выхода на новые уровни эффективности в управлении, система обеспечивает заказчику потенциал для дальнейшего роста компании и способна еще не раз приятно удивить в процессе эксплуатации.
+380 (44) 390-09-85
[email protected]
Комментарии | 0