Как бумажные документы сменяются электронными. Опыт проекта «Вчасно»

Рынок, которого нет

Когда запускался сервис, на рынке мало кто знал что-то об электронном документообороте (ЭДО), но фундамент для ЭДО все же был. Его подготовила программа для создания и подачи отчетности и обмена электронными документами M.E.Doc, с которой уже некоторое время работали бухгалтеры многих компаний. Хороший вклад сделала и налоговая служба. Их требование подавать отчетность в электронной форме сформировало привычку работать с электронными документами, используя электронную цифровую подпись (ЭЦП).

И хотя электронный обмен документами уже существовал как явление, широкого распространения не было. В большинстве компаний Украины документооборот – это бумаги, мокрые печати, подписи от руки, конверты, почта и курьеры. При этом во многих странах сервисы ЭДО работают уже давно — более того, они объединены в экосистему, которая позволяет пользователям разных сервисов обмениваться документами.

Основными предпосылками роста рынка электронного документооборота являются:

• Внутренняя потребность бизнеса в более эффективных процессах, экономия времени и денег, которые тратились на обмен бумажными документами.
• Поддержка налоговой, в частности их стремление все проверки бизнеса проводить онлайн.
• Наличие электронной цифровой подписи у всех субъектов хозяйственной деятельности.

Вместе с тем, специалисты «Вчасно» часто сталкиваются с теми, кто не принимает электронный документооборот. В большинстве случаев все сводится к трем причинам:

1. Люди не понимают, зачем им это нужно и что поменяет ЭДО в их жизни.
2. Есть те, кто боится новшеств и технологий, они уверены, что документы в электронном виде – это небезопасно: они могут исчезнуть, к ним может получить доступ посторонний человек и прочее.
3. В случае проверки будут нужны именно распечатанные документы с подписями и печатями.

Как появился «Вчасно»

Сервис «Вчасно» стал ответом на потребность торговой площадки Zakupki.Prom.ua (входит в компанию EVO) сделать процесс документооборота более быстрым и эффективным. В компании увидели проблему и решили создать продукт для ее решения — с планами в дальнейшем сделать его самостоятельным проектом. Преимущество было в том, что на «своих» можно хорошо изучить потребности, сравнить эффективность и настроить все, чтобы сервис мог запуститься с хорошим бекграундом.

Zakupki.Prom.ua первыми тестировали сервис на себе и своих контрагентах еще до момента официального запуска, когда у «Вчасно» был не очень широкий набор функций. По сути, первые 2000 компаний, которые зарегистрировались в сервисе еще до официального старта, были контрагентами «Закупок».

На момент запуска «Вчасно» команда состояла из восьми человек: биздев, 4 разработчика, 2 продакт-менеджера и специалист по поддержке. Сейчас коллектив вдвое больше. Рост команды был постепенным и осуществлялся параллельно с ростом проекта. В большей степени присоединялись технические специалисты и непосредственно те, кто коммуницирует с пользователями и клиентами.

Первый рывок

В июне 2017 года случилась хакерская атака через обновление программы M.E.Doc. После чего лояльность предпринимателей пошатнулась не только к этому продукту, который на рынке уже многие знали и использовали, но и к другим участникам рынка электронного документооборота. Даже к тем сервисам, которые не являются терминальными. А все потому, что многие не понимали разницы между терминальными и облачными продуктами, а также преимуществ последних.

Терминальные решения вроде M.E.Doc. требуют установки ПО на компьютер и постоянного обновления, которые тоже нужно скачивать и устанавливать. Облачные сервисы, такие как «Вчасно», размещаются на облачных серверах и работают через браузер, то есть установки на ПК не требуют. У них отсутствуют любые требования к устройствам, их мощности и конфигурации. Для использования приложения достаточно просто зайти на сайт. Обновление облачных продуктов происходит автоматически, и последняя версия сразу становится доступной всем пользователям.

С другой стороны, облачные решения в конечном итоге выиграли от этой ситуации, поскольку хакерская атака дала понимание, что есть аналоги – проще, дешевле, и безопаснее, в отличии от программы, которую надо устанавливать на ПК и постоянно обновлять.

«Вчасно» конкурирует с другими ЭДО-решениями, прежде всего, за счет своей новизны и гибкости — он находится на этапе развития и взросления, а следовательно легко подстраивается под потребности как точечных пользователей, так и самих клиентов. Один из примеров – специальный функционал, который команда сделала по запросу одного из больших клиентов – компании «Деливери».

«Перед командой «Вчасно» мы ставили несколько задач по расширению функционала, необходимого для сокращения времени работы с большим количеством документов и для удобства клиентов «Деливери». К примеру, была настроена выгрузка данных из 1С «Деливери» во «Вчасно», что упразднило механическую работу по переносу информации. Разработан вид типового документа с точным соответствием запросам заказчика и действующим требованиям законодательства. Появилась возможность менять ФИО и должность подписанта для документов по запросу клиента (актуально в случаях, когда меняется должность или персона подписанта), – рассказывает Лилия Кришталь-Миндорина, главный бухгалтер группы компаний Delivery Group.

Быть в плюсе

В EVO рассчитывают, что «Вчасно» окупится уже к концу 2018 года. С момента запуска и до сентября 2017 года действовала сетка тарифов: 1,60 грн, 1,44 грн и 1,32 грн в зависимости от количества документов. С сентября 2017-го установлен единый тариф – 0,90 грн/док, который действует и сейчас.

Команда «Вчасно»

Число новых клиентов «Вчасно» растет — темпы прироста по кварталам в среднем за год составляют 180%. Это отображает реалии: рынок узнает о новых возможностях, которые предоставляет ЭДО, и пробует, насколько это легко и выгодно.

Глобальная цель проекта – избавить от бумаги весь украинский бизнес. И выйти на уровень прибыльности, охватив своими услугами максимальное количество компаний на существующем рынке.

Автор: Тамара Кучугурная, директор по развитию онлайн-сервиса электронного документооборота «Вчасно»