Как эффективнее работать с Google Docs: 6 неизвестных приемов

Inc. приводит статистику, собранную компанией Fundera в прошлом году: 19% владельцев малого бизнеса работают более 60 часов в неделю. Еще 70% трудятся более 40 часов в неделю, а 89% работают по выходным. В таких условиях, оптимизация продуктивности — это не только способ успевать больше и быстрее, но и возможность действовать умнее.

Поскольку Google Docs сегодня использует почти каждый бизнес, выжимать максимум из каждого часа работы с сервисом просто необходимо.

Используйте цвет

Со временем Google Drive, облачное хранилище для хранения файлов, забивается. Если вы забыли конкретное название документа или таблицы, можно потратить немало времени на поиски.

Цветовая маркировка папок избавит от проблемы: нужные материалы будет проще найти. Чтобы ею воспользоваться, создайте новую папку и переместите в нее документы. Затем нажмите правую кнопку мыши, пролистайте до пункта «Изменить цвет» и выберите один из 24 оттенков.

То же самое работает и с уже созданными папками. 

Делайте конференц-звонки из документа

Аддоны — это приложения, которые расширяют возможности G Suite. Один из самых полезных — UberConference, который позволяет провести совместный звонок со всеми редакторами документа.

Чтобы его включить, выберите в верхней панели раздел «Дополнения» — «Установить дополнение», найдите UberConference. Следом активируйте аддон, включите боковую панель, отправьте всем участникам email-приглашения. Когда они подтвердят участие, их аватарки появятся в сайд-баре. Можно выбирать участников разговора и даже записывать беседу.

Пользуйтесь шаблонами

Если постоянно имеете дело с повторяющимися форматами (инвойсы, планы совещаний, проектные материалы), используйте и редактируйте шаблоны. Галерея предустановленных вариантов расположена здесь. В списке есть деловые письма, офферы, формальные заметки. Другие шаблоны можно найти, установив расширения.

Также, не стоит забывать о функции копирования. Вы можете сделать дубликат любого документа, сохранив форматирование.

Добавьте подпись к документу

Сколько раз вы печатали документ, подписывали его, сканировали и потом отправляли получателю? Так вот, подпись можно добавлять одним кликом мыши.

Аддон PandaDoc позволяет прикреплять электронную подпись и работает с любого устройства. После установки дополнения, вам нужно будет создать аккаунт в сервисе PandaDoc. Затем актировать аддон и нарисовать свою подпись. После этого ее можно использовать неограниченное количество раз.

Используйте голосовой ввод

Есть множество ситуаций, в которых разговаривать — удобнее, чем писать. Чтобы активировать соответствующую функцию, перейдите во вкладку «Инструменты» на верхней панели. Если поле окажется неактивно, проверьте настройки браузера — необходимо разрешить сайту доступ к микрофону.

При голосовом наборе можно пользоваться всеми привычными пунктуационными знаками. Проговаривайте их: «запятая», «знак восклицания», «знак вопроса».

Отправьте факс без факс-машины

Чтобы не возиться с факс-машиной, можно использовать аддон HelloFax. Он максимально прост: открыв дополнение, просто введите номер факса, базовую информацию и нажмите «Отправить». Поддерживается отправка в 70 стран, а услуги для пересылки первых пяти страниц сервис предоставляет бесплатно.