Как правильно построенный процесс логистики спасет ваш бизнес

Отодвигая настройку логистических процессов на второй план, компания теряет деньги и возможность гарантии своевременной доставки грузов. Ведь весь логистический процесс завязан на человеческом факторе, поэтому и уровень безопасности доставки критически низкий.

Обычно ситуация в компаниях выглядит примерно одинаково:

1. Нет четко прописанной системы поиска транспорта. Нет инструкции — нет правил. Представьте ситуацию, когда данные о перевозках и о клиентах не сохраняются. Они есть только в голове у сотрудника, который, уходя, забирает все с собой. А новый начинает все заново. Это влияет не только на скорость коммуникации при отсутствии любых гарантий, но и на отношения компании с партнерами.
2. Нет возможности собирать и анализировать данные. Без анализа ошибок не будет расти ни один бизнес. В том числе, без анализа логистического процесса и его настройки невозможна настройка бизнес-процессов в целом.
3. Нет подсчетов, насколько выгоден компании подрядчик, который занимается ее логистикой. В то время, как на грузоперевозки (мы говорим о компаниях, которые осуществляют более 100 перевозок в месяц) тратятся миллионные бюджеты, никому не приходит в голову посчитать, возможна ли оптимизация.

Что получают компании, которые наладили логистику согласно негласным правилам бизнеса?

1. Рост продаж. По мере роста конкуренции клиенты становятся все более требовательны к сервису. Цена товара отходит на второй план. Клиенту нужен товар в назначенное время, и кто справляется с этой задачей лучше всех, тот и зарабатывает больше. Соответственно и логистические услуги необходимо рассматривать не с точки зрения стоимости или размера инвестиций в проект, а с точки зрения роста продаж. Гонка за снижением затрат на логистику нередко приводит к снижению уровня продаж вследствие недовольства клиентов. И самое страшное, они могут вам об этом не сказать, а просто сменить поставщика.
2. Отсутствие авралов. Автоматизация процессов заказа и закупки транспортных услуг позволяет заблаговременно сообщать свою потребность в транспорте своим партнерам-перевозчикам. Таким образом у перевозчика появляется больше времени на подбор и подачу транспортного средства, что положительно сказывается на показателе своевременной доставки. А скорость и своевременность доставки — это репутация надежного поставщика. Несмотря на существенные инвестиции в автоматизацию на начальном этапе, срок окупаемости как правило составляет 3-6 месяцев, в отдельных случаях и в первый месяц промышленного использования.
3. Повышение безопасности. Автомобили с грузом часто пропадают, поставщик несет убытки. И даже если их покроет компания грузоперевозчика, клиент не получает товар в срок, репутация испорчена. Чаще всего это происходит из-за авралов. То есть когда уже сроки доставки просрочены, а клиент требует товар. Логист под натиском отдела продаж и руководства может заказать машину по сканкопии договора или вовсе без договора. В такой ситуации последствия могут быть плачевными. С целью доставить товар в срок, логисты пренебрегают проверкой перевозчика, чем и пользуются мошенники — они просто подделывают подпись и печать. Мы рекомендуем использовать электронный документооборот при заключении сделок, вы всегда будете знать кто подписал договор и является ли подписант сотрудником компании, с который вы заключаете сделку. При этом по времени это быстрее чем обменяться сканкопиями.
4. Оптимизация бюджета. В среднем компании, которые автоматизируют логистические процессы, в год экономят до 20-25% от ранее заложенной суммы средств в бюджет. Для примера, компания, с которой мы начали работу еще в 2013 году, только в первый год сэкономила на логистике $1,8 млн, а это 18% годового бюджета. Такого результата удалось достичь за счет централизации закупок транспортных услуг и искоренения коррупционных схем. До внедрения системы, каждый филиал заказывал услугу у «своих» перевозчиков, отдавая им самые лучшие рейсы по хорошим ценам. В среднем на каждом филиале было 3-5 подрядчиков. После централизации, у компании стало более 70 перевозчиков, которые одномоментно получали информацию о заказах. Путем некоторых доработок исключили возможность передачи заказов конкретным перевозчикам. Взамен получили конкуренцию среди поставщиков, что и привело к снижению затрат на логистику. И это исключительно на тарифе. Помимо денег, автоматизация — это также экономия времени и эффективное использование человеческих ресурсов.

Так как наши клиенты в первую очередь — те, кто использует наемный транспорт для доставки груза, начиная работу, мы рекомендуем провести аудит процессов компании. Это позволяет выявить много параллельных проблем. Например, заявки перевозчикам попадают с опозданием из-за неотлаженных процессов планирования отгрузок. В таких случаях необходимо внести изменения в процессы формирования потребности в транспорте чтобы планировать заранее.

Мы рекомендуем оценить сложности и риски, после чего определяемся с моделью работы. Сама модель зависит от ситуации. Это может быть размещение заказов в общий доступ, проведение регулярных торгов либо наоборот долгосрочных контрактов. В некоторых случаях необходимо увеличить количество партнеров-перевозчиков чтобы создать здоровую конкурентную среду. Обычно подобный аудит занимает от нескольких дней до недели, но упрощает жизнь компании на много лет вперед.

У многих компаний есть страх того, что их информация станет доступной кому-то еще. Хотя «телефонный режим» — еще опасней. К тому же, это еще и достаточно коррумпированная отрасль, средняя «такса» в районе 200 грн за предоставленный рейс. Фактически мы получаем сотрудника в компании, который сидит на зарплате у перевозчиков. При этом, суммарный размер «откатов» может в разы превышать текущую заработную плату такого логиста.

Это часто сопряжено с низким уровнем «официальной» заработной платы (10 000-15 000 в Киеве и 6000-8000 в регионах). А логист — это рабочая лошадка, которая одновременно управляет миллионными бюджетами на закупку транспортных услуг. Чем больше информации в блокноте логиста, тем выше риски компании. Важно, чтобы процесс закупки транспортных услуг был регламентирован, база перевозчиков, контакты и статистика взаимодействия была доступна компании.

Что же нужно сделать компании, которая решила наладить логистику?

1. В первую очередь, определите KPI (процент своевременно доставленного товара, транспортные расходы на единицу продукции, процент потерь, боя и т.п. за период). Это пригодится для четкого понимания насколько эффективно вы построили логистические процессы и поможет с оценкой результатов работы логистов.
2. Наладить учет количественно-качественных показателей. Учитывайте буквально всё: номенклатура, весогабаритные параметры, количество (вес, объем, количество мест), стоимость, сроки, исполнитель, ответственный и т.д. Вы удивитесь тому, какую информацию несут в себе данные по перевозкам. При достаточном количестве данных, затраты на перевозку — это как градусник, отображающий наличие симптома заболевания. Перевыполнение бюджета на закупку транспортных услуг говорит о существенных отклонениях в планах продаж, а точнее о перевыполнении. Это может привести к вымыванию остатков и как следствие к неспособности компании обеспечить клиентскую потребность. Гораздо хуже когда товара нет, нежели он намного дороже. Если бюджет недовыполняется — это сулит переполненностью склада и эту ситуацию также необходимо решать, например, объявить акцию.
3. Наладить коммуникацию подразделения логистики со смежными подразделениями и поставщиками логистических услуг с обязательной фиксацией ключевых этапов коммуникации. Хороший пример — CRM системы. Все ходы должны быть записаны! Вот ситуация: клиент требует оплаченный товар, который должен был быть доставлен ему 3 дня назад. Выясняется что товар на складе только потому, что менеджер по продажам сообщил о необходимости доставки по телефону, ему ведь так удобнее. А логист попросту забыл об этом звонке, так как параллельно решал вопрос со складом, чтобы те побыстрее отгрузили машину. И что мы имеем? Недовольный клиент, конфликт в коллективе, возможно штрафные санкции или, что еще хуже, потеря клиента… Необходимо максимально автоматизировать и регламентировать коммуникации и взаимодействие между ними. Выстраивая процессы логистики базируясь на личных качествах специалистов неминуемо приведет к проблеме, тут вопрос только во времени.
4. Внедрить систему мотивации, позволяющей зарабатывать достойное (25 000-40 000 грн) вознаграждение за проделанную работу и соблюдение установленных правил. И это даже с налогами обойдется компании дешевле.
5. Определить приоритеты — доставка в срок или цена? Отталкивайтесь от пожеланий перечисленных профильными людьми, но не нужно утверждать ее на полгода вперед. К сожалению, «бысто-дешево-качественно» — это миф. Сначала гипотеза, затем её проверка — получение фидбека от клиентов. Мониторьте показатели. Вносите корректировки. Этот процесс не должен останавливаться, рынок меняется, мир меняется. То что работало во внутренних перевозках до 2014-го года, сегодня уже не работает. Раньше предложение транспорта на рынке превышало спрос и тендерные площадки достаточно хорошо справлялись с этой задачей. На сегодня на рынке существует серьезный дефицит транспорта. Более гибкие компании уже начали постепенный переход от аутсорсинга к покупке собственного транспорта. Логисту уже недостаточно иметь в своей телефонной книге базу перевозчиков, необходимо следить за инновациями и тенденциями на рынке транспортных услуг.

Транспортная логистика в компании делится на внутреннюю и внешнюю и зависит от направления деятельности. Стратегия для каждой из них может отличаться. Например, при организации международных перевозок лучше работает тендерная система подбора перевозчика, так как международные перевозки зачастую планируются заранее. В то время как во внутренних перевозках лучше подойдет подача заявки с указанной стоимостью потому что в 80% случаев транспорт ищут сегодня на сегодня и сегодня на завтра. И на проведение торгов попросту нет времени.

До старта проекта, важно понимать текущие бизнес-процессы. Интересный случай: логисты одной известной компании сообщили нам, что у них 100% заявок закрываются в срок, данные в таблицах Excel подтверждали эти слова. Но уже в первую неделю использования системы к нам начали поступать запросы на изменение планируемых дат загрузки, чтобы статистика не хромала. Оказалось, что для достижения 100%-го показателя достаточно было, постфактум, скорректировать плановые даты отгрузки в результате чего руководство получало искаженные данные. На самом деле оказалось, что реальный показатель еле дотягивал до 70%.

Анализ логистических данных

После аудита и определения плана внедрения, определяем критерии оценки эффективности запуска системы (сроки, своевременность, бюджеты). Замеряем текущие показатели, чтобы сравнить. Отчеты должны вестись в цифрах и иметь четкие показатели. Это может быть и таблица в Excel, но необходимо учитывать трудозатраты и достоверность информации. Использование SaaS-решений позволяет сократить затраты времени на ведение оперативного учета.

Сама по себе перевозка содержит в себе большое количество данных, в этом процессе задействованы представители не только разных департаментов, но и представители грузоотправителя, грузополучателя, которых может быть несколько десятков, перевозчика (водители, диспетчера, бухгалтерия и т.д.), таможенные брокеры при международных перевозках. При сборе данных, для последующего анализа очень важна их достоверность.

Технологии Blockchain способны обеспечить достоверность информации, хотя и очень неудобны любителям подтасовывать факты и выдавать желаемое за действительное. Blockchain в логистике уже применяются в морских перевозках компанией Maersk. Они начали с создания рабочего места для работы с многочисленными документами, которые необходимы при осуществлении перевозок. Путем выстраивания процессов связанных с перевозкой в одну цепочку (chain), участниками создаются записи (block), которые в свою очередь привязываются ко времени и связываются с предыдущим блоком. Изменение в запись невозможно без внесения изменений в предыдущую запись. Другими словами любое действие, осуществленное одним из участников не может быть изменено. Это обеспечивает достоверную информацию, которая собирается в процессе перевозки. С развитием криптовалют, на базе Smart contract открываются возможности для автоматического исполнения взаиморасчетов между контрагентами по всем обязательствам.

У каждого сотрудника отдела логистики должно быть четкое понимание его функций. При этом мы обращаем внимание на взаимозаменяемость. Отпуск, увольнение либо больничный не должны сказываться на показателях отдела и тем более на показателях компании. Если вы не определили квалификационные требования к каждой должности изначально, никогда не поздно сделать это прямо сейчас.

Любая система обеспечивает еще и возможность стопроцентного контроля. Ведь после того, как вы наладили работу в отделе и у вас есть все данные по коммуникациям, транспорту и перевозкам в системе, вы можете принимать взвешенные управленческие решения. Работа с данными помогает выявлять болевые места и быстрее их устранять. Без данных анализ невозможен. Огромное преимущество онлайн-систем в том, что они позволяют сделать анализ в разы быстрее. А время — это самый ценный не только человеческий, но и бизнес-ресурс.

Авторы: Олег Рудковский и Максим Севостьянов, со-владельцы Sovtes