Почему компании переходят на пятиминутные совещания

Перейти на короткий формат CEO Huge Аарона Шапиро заставил вечно забитый встречами календарь. Он почти отказался от совместных переговоров и настаивал, чтобы сотрудники лично разговаривали с ним в течение пяти минут, не отходя от стола. По словам Шапиро, пришедших в Huge людей это шокировало.

Издание приводит комментарий Джейсона Шлоссберга — присоединившись в команде агентства вскоре после вступления в силу изменений, его ошарашила реакция руководителя во время презентации. Шапиро прервал его аргументацию и сказал, чтобы Шлоссберг двигался дальше по теме. Теперь менеджер, по собственным словам, внимательнее подбирает слова. 

Шапиро — не единственный противник раздутых обсуждений. Другие работодатели тоже начинают заменять длинные, неэффективные встречи и меняют их на короткие сессии длинною в несколько минут, в течение которых принимаются решения. Agile-методики, давным-давно принятые технологическими компаниями, привносят эти регулярные чек-ины в маркетинг, e-commerce, рекламу и другие области.

WSJ указывает, что смена формата бьет по традиционным ритуалам: затянутые монологи и PowerPoint-презентации исключаются, на формат small talk уже нет времени. Еще хуже воспринимается идея 30-минутного или часового совещания, когда можно уложить его в 5-15 минут.

Участники должны научиться ужимать свои идеи и запросы до состояния, эквивалентного элевейтор питч для конференц-зала.

В маркетинговом агентстве Scrum50 сотрудники, с недавних пор, начинают собрания в одно и то же время и заканчивают некоторые из них в течение 5-6 минут. Креативный директор компании отмечает, что это заставляет профессионалов, привыкших к отполированным презентациям, высказываться короче и по существу: «Нужно как бы проверить свое эго, прежде чем приступать».

Сотрудники диджитал-агентсва LaneTerralever обычно говорят в течение 15-30 секунд — дальше существует риск, что их прервет руководство. Джейми Аббрускато, который оказался в такой ситуации вскоре после прихода в компанию, с тех пор стал гораздо внимательнее. Теперь он тратит несколько минут, подытоживая свои апдейты до 30 секунд.

Еще один прием, которым вооружились работодатели — правило трех отскоков. После трех обменов репликами между двумя участниками, обсуждение темы переносят на другое совещание. Другие вводят императив «и что из этого». Согласно нему, любой апдейт должен содержать описание того влияния, которое он вносит. 

Проектный менеджер компании Fingerpaint Marketing Александра Росс описывает другую ситуацию. Когда на совещании она вступила в затяжное обсуждение со своим сотрудником, ее работодатель включила заготовленную на ноутбуке музыку. Этот прием босс позаимствовала с церемонии награждения Оскара, где оркестр сигнализирует победителям, что пора завершать речь.

Линдси Вест, топ-менеджер компании Track1099, называет другое преимущество коротких совещаний — не нужно беспокоиться о внешнем виде. У людей попросту не хватает времени, чтобы рассматривать чужую укладку. В бостонской 121Nexus, тем временем, объявили войну перерывам на кофе. Когда партнеры просят выделить на это 30 минут, CEO Чарли Ким дает им всего 10 минут. Он уверен, что уважение к чужому времени стоит выражать именно так. 

Топ-менеджер компании Netamorphosis Лидия Спэнн поддерживает лаконичность совещаний другими методами. Если сотрудник говорит слишком долго, она поднимает руку и объявляет: «Нет, прямо сейчас мы не будем об этом говорить». Чтобы сгладить то, что могут посчитать «грубым поведением» позже она общается с теми, кого перервала. Спэнн отмечает — если раньше совещания были местом всеобщего объединения и там можно было спросить кого-то о выходных, то теперь для социализации выделено отдельное время в пятницу, когда сотрудник могут свободного говорить о подобном.