Продукт компании «Профпереклад» создается 300+ фрилансерами. Как их собрать и организовать работу

Согласно исследованиям, через 10 лет в США половина населения будет работать на фрилансе. Это значит, что компаниям придется адаптироваться. Специфика нашего бизнеса потребовала такой адаптации 10 лет назад. 

Работать с фрилансерами или нет?

Мы пробовали и так и так по многим позициям. Единого ответа на этот вопрос нет. Все зависит от специфики и стратегии бизнеса, а еще от рынка труда. Есть сферы, где найти сотрудника на фриланс в разы проще, чем в штат.

Отрасль переводов — яркий тому пример: чтобы найти, скажем, технического редактора английского языка в штат, нам нужно в среднем 6–8 месяцев поиска (да, больше чем полгода). Найти на внештат — от нескольких дней до 2 недель с учетом тестирования, обучения ПО и онбординга.

Таким образом, сравнив затраты времени (= денег) рекрутеров на поиск + затраты на организацию рабочего места, можно легко подсчитать, что выгоднее для бизнеса.

«Вместе с этим, по нашей (грустной) статистике, отбор проходит только 1 из 30 фрилансеров-переводчиков, заполнивших заявку. Кто-то не подходит по опыту, кто-то по ожиданиям по оплате, а кто-то проваливает тест по качеству».

Процесс поиска — не единый критерий и, пожалуй, даже не ключевой.

Обычно ключевым фактором является качество. И это главная заморочка.

Как проверить качество и убедиться в том, что фрилансер не просто хорошо сделает тестовое задание, но и будет обеспечивать стабильно высокое качество на всех заказах в долгосрочной перспективе? Волшебной таблетки тут тоже нет. Но есть успешные практики, которые вместе с правильно отлаженными бизнес-процессами позволяют добиться очень даже достойного качества продукта (в нашем случае меньше чем 2% клеймов — и это с количеством проектов около 1000 в месяц).

Подводные камни тестовых заданий

Хотите проверить качество — дайте тестовое задание. Казалось бы, ничего сложного.

Однако в нашем случае сложность в том, что только в переводе с/на английский мы работаем в 30+ тематиках, каждая из которых требует отраслевых знаний и опыта переводчика в конкретной отрасли. Мы, например, помимо относительно простой маркетинговой локализации переводим сложные материалы, которые даже на русском я иногда не могу понять из-за узкоспециализированной терминологии (клинические исследования, инструкции к промышленному оборудованию).  Это на порядок усложняет процесс отбора и оценки качества и требует отдельного теста для каждой тематики или типа работ. Каким-то одним общим тестом тут не отделаешься.

Создание тестов во всех тематиках заняло у нас чуть меньше, чем вечность (они ведь должны быть достаточно заковыристыми и показательными с точки зрения отраслевой специфики и лингвистики одновременно, а не просто первым, что под руку попалось). Но других вариантов для качественного отбора нет.

Обидно, что усилиями некоторых недобросовестных фрилансеров рано или поздно эти тесты появляются опубликованными в открытом доступе. Иногда с ответами. Иногда эти ответы даже правильные.

Совет 1

Если вы отбираете фрилансеров тестами, обновляйте их регулярно или хотя бы гуглите их фрагменты. Для этого можно настроить Google Alerts на ключевые слова теста — при появлении публикации где-либо в сети, вам придет уведомление на почту.

Еще одна печаль — вы вряд ли сможете проверить, сделан ли тест кандидатом лично или с чьей-либо помощью. И не удивляйтесь: читеров достаточно. Нам как-то раз прислали наш же тест на перевод как заказ.

Выходит, получив хороший тест, вы не можете быть на 100% (да и на 90% тоже) уверены, что будете в дальнейшем получать такой же уровень качества.

Лайфхак

Как решение (не говорите нашим фрилансерам) мы создали «фейковые проекты» — заказы, которые отправляются фрилансеру в работу после теста и выглядят как первые проекты, но на самом деле являются повторными тестами. Да, мы их оплачиваем как обычные заказы (и это отдельная строка HR-бюджета), но их качество позволяет нам снизить описанные выше риски.

Такие «фейки» — это моделирование реальной ситуации участия в проекте. Они отображают не только качество продукта фрилансера, но и насколько быстро он взял заказ, уложился ли в сроки, выполнил ли задачу в полном объеме и в соответствии ли с ТЗ выполнил работу. Бывает, что мы прекращаем работу с фрилансером уже на этом этапе.

Но работа с контролем качества работы фрилансеров и на этом не должна заканчиваться. По большому счету, она только начинается.

Сама суть фриланса предполагает быструю и легкую смену заказчика/места работы. Иногда это отражается на отношении к самой работе.

Фрилансер фрилансеру рознь — есть те, кому я готов доверить номер и CVV своей кредитки, а есть те, кто (мягко говоря) не всегда прилагают необходимые усилия для обеспечения качества. Это требует контроля.

Совет 2

Никогда не передавайте клиенту работу фрилансера, не проверив. Клиенты — они ведь такие, что сложно найти, но легко потерять, а потом невозможно забыть (фамилию фрилансера, который подвел).  В идеале проверка работы фрилансера должна быть обязательным шагом бизнес-процесса, а стоимость этой проверки должна быть заложена в стоимость продукта.

Так, у нас каждый проект после переводчика проходит полную редактуру. И да, это делает наш продукт на 20–30% дороже, чем продукт конкурентов, которые этого не делают, но в долгосрочной перспективе мы выигрываем на удержании клиентов. А после редактуры мы еще делаем QA-проверку специализированным ПО (что-то вроде проверки орфографии в Word, но только в 10-й степени по умности).

Совет 3

Если фрилансеров в вашем бизнесе больше 20, вы не сможете удержать в памяти, кто молодец и в чем молодец. Решение — ставьте оценки за качество работы и выводите рейтинги, а также ведите профили по компетенциям.

У нас по результатам проверки за каждую работу выставляется оценка. Если оценка ниже нормы, информация передается в отдел контроля качества и индивидуально анализируется с исполнителем с возможным применением штрафов.

Оценки формируют рейтинг исполнителя. Если рейтинг падает ниже определенной цифры, мы вынуждены прекращать сотрудничество.

Автоматизация процесса подбора

Мы переводим несколько десятков тысяч страниц каждый месяц.

Если бы мы делали переводы в штате, это потребовало бы порядка 150 исполнителей на полную нагрузку.

К сожалению, финансовая модель бизнеса перевода не может себе позволить такой подход. И дело не в аренде офисных площадей и прочих расходах, а в том, что сегодня мы можем быть загружены большим объемом по биохимии, а завтра — пачкой инструкций к охранным системам. Это требует разных по профилю исполнителей. Универсальных солдат, которые могут хорошо делать и то и другое, практически не существует.А потому наша база переводчиков куда больше, чем несколько сотен.

И в зависимости от специфики проектов, которые мы берем в работу, она растет. Обеспечивать это без автоматизации очень дорого.

Лайфхак от Кэпа

Хотите построить эффективную систему рекрутинга — позаимствуйте успешные подходы из продаж. Здесь нужны те же элементы. Определите источники лидогенерации (кандидатогенерации), которые дают наибольшее количество qualified leads. Обязательно введите критерии квалификации лидов (требования к опыту кандидатов и прочее), чтобы на входе не пускать в систему кандидатов, которые с высокой долей вероятности не пройдут отбор, но потребуют ваших ресурсов на процесс отбора и тестирования. Создайте и автоматизируйте процесс прохода лидов (кандидатов) по воронке так, чтобы делать это быстро и никого не упустить. Введите метрики прохождения по воронке, CAC (candidate acquisition cost), KPI эффективности и результативности менеджеров.

Все уже давно убедились, что управлять продажами без CRM невозможно. Такой же подход должен быть и в массовом рекрутинге. Особенно для тех бизнесов, где эффективность и скорость найма важна не менее, чем объем продаж. У нас дошло до того, что продажи и HR соревнуются в эффективности процессов и количестве продаж/найма. Продажи пока выигрывают (у них бюджет на лидогенерацию больше).

Следующий шаг — углубление отношений и управление оттоком.

Процесс рекрутинга у нас автоматизирован через «Планфикс» в связке с Google-формами. В Планфиксе рекрутер ведет всю коммуникацию и продвижение по воронке отбора, а также отслеживает процесс онбординга. Выведение статистик по процессу позволяет оценивать и управлять эффективностью работы рекрутеров и находить узкие места в бизнес-процессе. Мы пришли к такому подходу, т. к. при коммуникации исключительно по почте очень легко потерять какого-то кандидата на одном из этапов воронки отбора. В Планфиксе у нас хранится вся информация об опыте и квалификации исполнителей и история отношений с 2015 года.

Еще часть процессов у нас автоматизирована через LMS Teachbase. Там кандидаты проходят тестирование с отображением длительности выполнения теста и количества попыток. Там же мы проводим обучение довольно сложному ПО, которое используем в работе. По завершению обучения и для допуска к работе кандидаты проходят тесты.

Кстати, есть достойная альтернатива украинской разработки — Academy Ocean. По ссылке больше информации о конверсиях, воронках и экспириенсе как для создателей академии, так и для тех, кто её потом будет проходить.

Совет 4

Если решите автоматизировать какой-то бизнес-процесс или его часть, посчитайте, сколько стоит его выполнение без автоматизации. Это либо сильно добавит вам мотивации, либо снимет вопрос с повестки дня как «ненужный бантик».

Мы как-то посчитали, какую часть прибыли отъедает мануальное обучение исполнителей работе с ПО, с которым мы работаем. Так быстро мы никогда еще ПО не покупали, не внедряли и процессы не меняли.

И еще, важно сказать, что несмотря на преимущества фрилансеров для бизнеса, проблемы адаптации, вовлечения, удержания и организации других HR-процессов остаются актуальными. Даже очень. Работаем над этим. Расскажем со временем.

Автор: Юрий Цверкун, руководитель бюро переводов «Профпереклад».