прислать материал
AIN.UA » Колонки, МненияУдаленная работа — за и против, или как мы перевели часть сотрудников из офисов

Удаленная работа — за и против, или как мы перевели часть сотрудников из офисов

1928 0
Виктория Шаманская, руководитель редакции и команды техподдержки Zakupka.com, рассказывает, как компания перевела часть сотрудников на удаленную работу и какие плюсы от этого получила. 

Удаленная работа стала новым мировым трендом, который успешно прижился и в Украине. Согласно опросу Work.ua, большая часть украинцев выбирает для себя удаленную работу: утвердительно ответили 75% респондентов. За последние годы количество фрилансеров в Украине перевалило за 200 000 человек. Прогнозируемая экономия работодателей должна составить более 3 млрд грн в год.

На первом месте среди удаленных профессий – программисты. Далее топ- 5 составляют такие специалисты:

  • Менеджер проектов;
  • Копирайтер;
  • SMM-менеджер;
  • Web-дизайнер;
  • Переводчик.

Первыми оценили преимущества внештатных сотрудников IT-компании. Именно они содержат в штате представителей всех топовых профессий.

Наш опыт

Поначалу мы не рассматривали возможность настолько широко применять этот опыт в своей компании. Все отделы работали в офисе, система работы была налажена и глобальных перемен не планировалось. Началось все с привлечения внештатных копирайтеров. Как маркетплейс, мы очень много работаем с контентом, в том числе текстовым. Был опыт работы с биржами, но, в борьбе за качество мы решили попробовать сотрудничать с авторами напрямую. Мы разместили вакансии копирайтеров, подготовили ТЗ и начали отбор. На рынке копирайтинга предложение явно превышает спрос, потому что мы получили сотни откликов. На формирование команды постоянных авторов у нас ушло около двух месяцев.

Итог:

  • мы отобрали авторов, тексты которых нас устроили по всем критериям;
  • сейчас мы постоянно сотрудничаем с 6 авторами;
  • количество текстов, отправляемых нами на доработку из-за претензий к качеству снизилось почти в 3 раза.

Мы прописали единую инструкцию для наших авторов, ознакомившись с ней, им стало намного проще давать нам именно тот продукт, который мы от них ожидаем. Работая с биржей такой возможности просто нет, т.к. авторы постоянно меняются и совсем не заинтересованы подстраиваться под заказчика.

Что же касается выгоды – да, пусть тексты с биржи обходились нам дешевле, но, работая с авторами напрямую мы получили

  • более высокое качество;
  • минимальное количество доработок;
  • оптимальный срок готовности продукта.

Результат не разочаровал и мы стали прощупывать почву дальше.

Дальше были контент-менеджеры. Работа для специалистов этого профиля у нас есть всегда – в каталоге товаров необходимо постоянно добавлять информацию (фото, видео, технические характеристики), чтобы товары были привлекательными для покупателей.

С этой работой легко может справиться как офисный, так и удаленный сотрудник, она не требует специальных знаний и для ее выполнения достаточно минимального обучения. Поэтому мы решили попробовать, получится ли у нас провести дистанционное обучение, поставить нужные задачи и проконтролировать их выполнение. Все это у нас получилось.

В общем, как оказалось, в этом деле главное начать. Как говорится, тяжело с тремя, а когда трех научишься организовывать – количество уже не имеет значения. Так и есть. Если вы нашли оптимальный способ коммуникации и контроля для работы с одним удаленным сотрудником, их количество перестает играть роль.

Сейчас в нашей компании соотношение офис / удаленка составляет 30 / 70 и не исключено, что цифры еще изменятся. Эта модель имеет свои плюсы и минусы. И с этого момента поподробнее.

Плюсы и выгоды

Для нас преимущества очевидны, расскажем об основных:

  1. Экономия бюджета – главный плюс. Сейчас экономика переживает не лучшие времена, поэтому стремление сократить расходы есть у всех работодателей. И, представьте, это работает!

Немного цифр:

Зарплата сотрудника это лишь 60 – 70 % от расходов на его содержание. Оставшиеся 30 – 40% – это аренда рабочего места, его оснащение и обеспечение (оргтехника, расходники, канцтовары, чай/кофе и многое другое).

И вот, волшебным образом получается, что сотрудник с зарплатой 8 000 грн обходится компании 11 000 -12 000 ежемесячно. А ведь целый ряд задач может выполняться и без этих расходов: компьютер и интернет сейчас есть у каждого, а обучение и контроль требуются всегда, независимо от типа занятости сотрудника.

  1. Свобода выбора. Есть целый список специальностей, когда совершенно не важно, где находится сотрудник и его рабочее место – главное, чтобы на одной планете с вами. Экономист, бухгалтер, юрист, программист – все они могут выполнять свою работу из любой точки мира.

Подбирая сотрудника в офис, ваш выбор ограничен предложениями рынка вакансий вашего города. И далеко не факт, что уровень компетентности соискателей соответствует вашим ожиданиям. И здесь очень на руку возможность подбирать сотрудника, не оглядываясь на его местоположение.

Например, у нас был опыт сотрудничества с программистом из Болгарии. Причем, мы не задавались целью настолько расширять область поиска. Наша вакансия была размещена на сервисе HeadHunter и специалист сам прислал свое резюме, мы провели собеседование и сотрудничество состоялось. С коммуникацией сложностей не возникало абсолютно – интернет и технологии в помощь.  При этом, вы получаете возможность выбрать специалиста того уровня, который устроит вас как работодателя и получить на выходе максимально качественный продукт.

И снова фактор экономии – заработная плата у специалистов может отличаться в зависимости от региона проживания, поэтому есть шанс заполучить нужного специалиста, проживающего не в самом крупном городе, или вообще, в другой стране, при этом сэкономив.

О преимуществах можно говорить и дальше, но даже этих двух уже достаточно, чтобы попробовать систему удаленной работы на деле!

Минусы и риски

Их не так много и они решаемы, но поговорить о них стоит. Мы расскажем, с какими сложностями столкнулись сами и как их преодолевали. Итак, основные проблемы:

  • Информационная безопасность;
  • Сложность контроля;
  • Проблема с коммуникацией.

Мы, как и все работодатели, столкнулись с этими аспектами удаленной работы и сделали для себя определенные выводы.

По порядку:

  1. Риск утечки информации для компаний, практикующих удалённую работу, действительно есть, ведь если честно, фрилансер не особо заинтересован в соблюдении корпоративных секретов нанимателя.

Технически это решается так:

  • Документы о неразглашении. При приеме на работу сотрудник должен подписать их или, как минимум, получить для ознакомления – подсознательно это в какой-то степени обязывает человека выполнять прописанные в них пункты.
  • Детализированный учет. Используйте программы детализированного учета рабочего времени. Это также является сдерживающим фактором плюс у вас больше возможностей своевременно выявить нарушения.
  • Ограничение доступа. Для разных групп сотрудников лучше предусмотреть разный уровень доступа к базам данных, админ.панелям, документам и т.д. Например, при постановке задачи в Мегаплане, мы добавляем в нее только тех участников, которые непосредственно будут ее выполнять. Также, в работе с документами (в основном мы используем Google Диск) предусмотрены проекты и папки с возможностью персонализированных или групповых доступов.

Это минимизирует возможность попадания информации не по назначению.

  1. Система контроля работы  удаленных сотрудников отличается от той, к которой мы привыкли, работая в офисе. Тем не менее, наладить ее легче, чем кажется. Тот же детализированный учет, о котором сказано выше, дает четкое представление о том, что, когда и насколько продуктивно, делает сотрудник в рабочее время. Кроме этого важно максимально точно  и детально ставить задачи, тогда легче будет на разных этапах контролировать их выполнение.
  1.  Сложности с коммуникацией. Это не миф, а реальность – действительно, гораздо проще, когда можно сказать Маше, сидящей за соседним столом, что нужно сделать, а также быстро ответить на вопрос Маши, если ей задача не ясна, а при необходимости, еще и показать пальцем куда нужно. С удаленными сотрудниками сложнее, но, методом проб вы неизбежно найдете для себя оптимальный способ наладить коммуникацию и расстояние не будет помехой.

Инструменты:

1. Используйте один из множества современных таск-менеджеров  – это поможет вам оперативно работать с проектами и задачами, назначать ответственных, устанавливать дедлайны, анализировать времязатраты и т. д. Для себя мы выбрали CRM-систему «Мегаплан». С ее помощью мы:

  • визуализируем структуру компании;
  • планируем рабочий процесс;
  • обозначаем приоритеты;
  • ведем учет времени;
  • ставим задачи и структурируем их в тематические проекты;
  • назначаем ответственных и ставим дедлайны;
  • анализируем все этапы бизнес-процессов.

2. Для оперативной коммуникации – срочных вопросов, уточнений, организационных моментов сгодится любой мессенджер. Skype, Slack – что привычнее и удобнее для вашей компании. Мы используем Skype и Hangouts.

  • Skype – для оперативного обмена информацией, собеседований, групповых аудиозвонков.
  • Hangouts удобен для проведения совещаний, презентаций и т.д. Выбрав оптимальный для себя мессенджер, вы всегда сможете общаться как в чате, так и в формате конференции, это удобно и держит сотрудников в тонусе.

Но это лишь технические аспекты. Контроль, информационная безопасность – все это важно, но всегда есть человеческий фактор. Не стоит думать, что работая дома человек отвлекается больше, чем в офисе. Конечно, дома может работать телевизор, шуметь соседи по квартире, отвлекать маленький ребенок, но и в офисе, при желании отвлечься, можно найти множество поводов – от перекуров, посиделок за чаем до самого невинного обсуждения с коллегами чего угодно – фильмов, других коллег, прошедших выходных и т.д – все это поглощает рабочее время. Согласитесь, если человек не хочет работать – он и в офисе будет создавать только видимость работы. И наоборот – добросовестный и организованный сотрудник будет таковым и дома.

Мы для себя сделали вывод, что по-настоящему эффективно и действенно работает только метод вовлеченности – сотрудник должен чувствовали себя частью компании. Поэтому корпоративная культура и постоянный Team building –  основа основ. У нас это одно из приоритетных направлений в работе HR отдела, с удовольствием поделимся опытом.

Социализация

Почаще проводите мероприятия, направленные на сплочение команды. Вариантов много, как затратных, так и тех, которые не будут стоить вам ни копейки

  • Корпоративы, на которых можно собрать всех – затратно, сложно в реализации, но отнюдь не недостижимо.
  • Газета о жизни компании (у нас это еженедельные публикации новостей о работе и жизни каждого отдела) – публиковать можно абсолютно все: от профессиональных достижений до личных перемен, поверьте, это интересно для всех сотрудников!
  • Тематические вебинары и онлайн тренинги (используем и точно знаем, что это работает – сначала сотрудники скованы, но потом напряжение спадает и каждый раскрывается по-своему, в дальнейшем это очень облегчает коммуникацию).
  • Лайфхак – интервью с сотрудником. У нас этот проект очень популярен. Сотрудники с удовольствием рассказывают о себе, делятся фотографиями. Этих публикаций с нетерпением ждут остальные, задают вопросы. В каком формате вы это реализуете – неважно, важно, что сотрудники реально становятся ближе друг другу.

Праздники – это не только корпоративы, в целом это отличный повод для сплочения коллектива. Запишите короткие видео-поздравления от начальников подразделений,  линейных сотрудников – офисных и удаленных. Смонтируйте и у вас получится позитивный ролик. Презентуйте его на корпоративе, опубликуйте в корпоративных новостях – эффект вас не разочарует! Мы попробовали – прошло «на ура», мы получили море очень трогательных и искренних откликов.

Ну и конечно важен сам рабочий процесс, много зависит от того, как строятся отношения и общение в компании / отделе / подразделении. Если общение дружеское (не путать с фамильярным), если каждый уверен, что ему помогут в работе, поддержат и выслушают предложения, если сотрудники ощущают себя частью проекта и верят, что от их работы зависит общий результат – считайте, что у вас все получилось и помимо экономии средств вы получили дружную команду.

Вот над поддержанием и улучшением этих факторов мы работаем постоянно и, поверьте, это дает результат. Будем рады, если наш опыт, окажется полезным и поможет вам избежать возможных ошибок и трудностей на начальном этапе. Мы уверены, что ваши лучшие кадры уже ждут вас.

Автор: Виктория Шаманская, руководитель техподдержки Zakupka.com

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Добавить комментарий

Такой e-mail уже зарегистрирован. Воспользуйтесь формой входа или введите другой.

Вы ввели некорректные логин или пароль

Поиск

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: