AIN.UA » Колонки, Мнения«Больше никогда не буду этого делать»: как провести конференцию с международными спикерами в Киеве
EN

«Больше никогда не буду этого делать»: как провести конференцию с международными спикерами в Киеве

2437

В начале апреля Павел Педенко провел в Киеве конференцию Growth Marketing Stage, с большим количеством международных спикеров — Adobe, HubSpot, Skyscanner, Mozilla Firefox, Dropbox, Booking.com, Showmax и BAMF.Media. А после, в своем посте на Facebook, рассказал, с какими трудностями можно столкнуться, когда спикеры приезжают из других стран. И как с ними бороться. Специально для AIN.UA Педенко в деталях рассказал, как привезти в Киев международных докладчиков и почему важен нетворкинг. 

В последнее время рынок конференций в Украине явно перегрет. Однако, новые лица на них — это, скорее, редкость. Привести хорошего и востребованного спикера — вызов. А сделать лайнап, состоящий только из узнаваемых имен, или, хотя бы, компаний — и подавно. За последний год мы дважды организовали конференцию Growth Marketing Stage, на которую привезли спикеров из известных компаний. Обе конференции были полностью распроданы. Осенью мы запускаем второй бренд — Product Management Stage, чтобы лучше удовлетворять потребности как маркетологов, так и продактов.

Фото: Growth Marketing Stage.

В этой колонке я бы хотел поделиться опытом с другими организаторами подобных событий в Украине. Если максимально упростить, то любая конференция состоит из четырех составляющих:

  1. Контент;
  2. Логистика;
  3. Продажи;
  4. Организация работы площадки.

В этой статье я расскажу о поиске контента и логистике.

Вызовы

В студенческие годы я помогал организовывать концерты тяжелой музыки. И, мне кажется, что организовывать конференцию — это практически тоже самое, что организовывать концерт. Нужно найти хорошего востребованного артиста, договориться о деталях выступления, сделать так, чтобы он успешно добрался до Украины и отправить его домой. И, желательно, завершить проект с положительным балансом. Если все так просто, то почему же условные Bring Me The Horizon приезжают в наши края так редко?

Есть несколько основных причин, почему привезти востребованного спикера в Украину сложно:

  1. Отсутствие нетворка у организаторов. Люди, у которых есть хороший нетворк в технологической тусовке, обычно, не занимаются организацией конференций.
  2. Везти спикеров в Украину — дорого. Нормальный эконом Сан-Франциско-Киев-Сан-Франциском может обойтись в $3000-3500. Добавьте сюда стоимость проживания, гонорар (если нужен) и другие сопутствующие расходы. Выше расходы — выше стоимость билетов — выше риск их не продать.
  3. Отсутствие бренда у конференции. Когда вы приглашаете востребованного спикера — вы конкурируете с десятками подобных событий в более приятных странах. Попробуйте объяснить, почему человек должен приехать к вам, а не на Web Summit. Здесь очень важную роль играет ваша репутация и нетворк.
  4. Гражданам некоторых стран Азии и Индии, зачастую, нужна виза для въезда в Украину. Ее могут не дать, даже если вы предоставите все документы. Что касается спикеров из России, то их могут просто не пустить без объяснения причин.
  5. В Украине идет война и американцам не рекомендуют посещать Украину.

(Советы на сайте госорганов США)

Хочется, но колется

Если вы дочитали до этой точки, то, скорее всего, не испугались возможных проблем.

И так, вы решили провести лучшую конференцию. Вы уверены в востребованности темы. Где искать спикеров?

Процесс поиска и рекрутинга спикеров очень похож на продажи. Сначала вам нужно составить список лидов. После — найти на них выход. Разогреть. И, в самом конце, сделать продажу.

Chris More, Product & Growth Leader, Mozilla. Фото: Growth Marketing Stage

Пошаговая инструкция:

  1. Начните с разработки профиля спикера. Поймите, кто вам нужен? Начинать поиски с мысли «Хочу, чтобы к нам приехал человек, который работает в Google над беспилотными автомобилями» — плохая идея. Идеально — составить перечень людей, которых вы хотите привезти с комментарием “почему именно они”.
  2. Подготовьте питч. Почему спикер должен согласится приехать? Что он получит для себя, посетив вашу конференцию?
  3. Если это возможно — найдите людей, которые могут дать прямой выход на человека из вашего списка.
  4. Если ваша цель заинтересовалась конференцией, то сразу дайте понимание объем коммитмента — чего вы ожидаете? Сколько минут должно длиться выступление? Сколько раз вы хотите репетировать?
  5. Если нет — попросите интро на кого-то в их компании, кому это могло бы быть интересным.

Для нас главным источником новых спикеров является нетворк и рефералы от спикеров, которые к нам уже приезжали. О рефералах мы просим сразу после того, как они возвращаются домой — пока эмоции еще свежие. 

Холодный аутрич тоже работает, но конверсия, разумеется, гораздо ниже.

Нет никаких гарантий

Когда мы делаем Growth Marketing Stage, то переживать заканчиваем только тогда, когда спикер пишет, что доехал в аэропорт и прошел чекин. В большинстве случаев это означает, что он долетит и все окей. В мире существует практика, когда со спикером подписывается договор, который накладывают на него дополнительные обязательства в случае, если в последний момент он отказывается выступать. Но для конференций без имени это невозможно.

Спикеры могут слетать по абсолютно разным причинам. Вот небольшой перечень того, что происходило с нашими:

  1. Не дали визу в Украину при условии наличия всех документов.
  2. Случилась более важная командировка.
  3. В последний момент «передумал».

С перелетами тоже бывало весело, несколько стандартных ситуаций:

  1. Спикеру перенесли или отменили рейс в/из Киева. Мне кажется, наша команда уже знает на память все гавайские мелодии поддержки Expedia. Как показывает наш опыт, если проблема не решается в первый день, то нужно отменять все бронирование и искать другой вариант. При этом, поддерживая постоянную коммуникацию со спикером — он должен понимать, что все ок и он сможет добраться домой.
  2. Спикер летит на связке из трех рейсов. Один из рейсов задерживается, поэтому на следующий он уже не попадает. В таких случаях, мы предлагаем ему покрыть стоимость лаунжа или гостиницы в аэропорту.
  3. Спикер согласен лететь экономом, но только одним рейсом, который стоит $5500, а в бюджете запланировано $2000 (это реальный случай, кстати). Урок, который мы здесь выучили: сказать честно о том, что выбранный перелет — вне бюджета. Обычно, спикеры идут на встречу и мы выбираем более компромиссный вариант.

Логистика важна и трудозатратна. Поэтому заранее решите, кто за нее будет отвечать.

Спикеры первой конференции Growth Marketing Stage в киевском метро.

Вместо выводов

Как бы это банально не звучало, нетворк вашей команды — решающий фактор при рекрутинге спикеров на конференцию. Нам помогает то, что мы сами выступаем на конференциях и публикуемся в зарубежных изданиях. Это дает выходы на новых людей и служит подтверждением нашего авторитета. Поэтому, если вы хотите, чтобы на вашей следующей конференции выступили спикеры c международным именем — инвестируйте в свою собственную узнаваемость.

Автор: Павел Педенко, сооснователь Growth Marketing Stage & Product Management Stage

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

2

Комментарии | 2

Поиск

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: