AIN.UA » Бизнес, Гроузхаки, Колонки, МненияКак гибкий график помогает организовать работу IT-компании — опыт Zakupka.com
EN

Как гибкий график помогает организовать работу IT-компании — опыт Zakupka.com

1290

Zakupka.com — это онлайн-каталог товаров и услуг. Сотрудники компании работают со свободным графиком, многие — удаленно. Это помогло работодателю повысить продуктивность труда, а сотрудникам — избавиться от проблем с расписанием. Виктория Шаманская, руководитель техподдержки Zakupka.com рассказала в колонке для AIN.UA, какими трудностями и результатами обернулась такая форма организации труда.

По результатам опроса кадрового портала hh.ua, скользящий график работы для персонала применяет каждый 7-8 работодатель. Его внедряют, чтобы сотрудники не опаздывали и работали продуктивнее. Гибкий график практикуют около 30% компаний по всему миру. Мы внедрили его еще в 2017 году ради повышения эффективности труда. И вот какие результаты получили.

Принципы работы графика в нашей компании

Чтобы организовать систему плавающего рабочего режима, мы используем следующие принципы:

  • Сотрудник сам выбирает время начала и окончания рабочего дня, а также его продолжительность, при условии отработки ежемесячной нормы часов, установленной законом;
  • Соблюдение режима (грамотное чередование труда и отдыха) — обязательно;
  • В течение всего дня хотя бы один представитель каждого отдела должен присутствовать на рабочем месте.

Коллектив Zakupka.com с радостью встретил введение гибкого трудового расписания. Сотрудники начали строить планы по использованию рабочего времени в личных целях — режим позволяет посещать спортзал, детские кружки, поликлиники, успеть другие дела. Все сотрудники были уверены, что альтернативный режим позволит им работать эффективнее, а переход на новый график пройдет легко и просто.

Трудности, созданные гибким графиком

На практике сразу же возникли проблемы с учетом времени, бесперебойной работой техподдержки и самостоятельной организацией труда. Но мы не спешили сдаваться, так как опыт больших IT-компаний был убедительным аргументом. Вот как решали сложности.

Учет отработанного времени

Система учета часов, которую мы использовали ранее, потеряла актуальность. Потребовалась новая схема:

  • Раньше мы использовали табель учета времени, в котором начальники отделов проставляли «восьмерки» своим сотрудникам. В условиях гибкого графика такая система уже не работала.
  • Мы разработали функциональность учета времени в рамках CRM-системы. Теперь каждый сотрудник самостоятельно отмечает время, в которое он начал рабочую деятельность и момент, когда закончил. В программе можно устанавливать интервалы для обеденных перерывов, а также контролировать отработанные часы. Это позволяет более гибко подходить к учету времени, при этом контролируя сотрудника.
  • Чтобы наладить учет для удаленных сотрудников, мы используем сервис Yaware. В нем есть счетчик времени, который позволяет проверить достоверность данных, внесенных вручную.

Совместный доступ к необходимым ресурсам

Когда сотрудники работают над общими проектами, но в разном режиме, возникает вопрос — как хранить и передавать необходимые входные данные? Да еще и так, чтобы сохранить необходимую персонализацию.

  • Рабочую документацию (файлы, макеты, текстовые документы и т. д.) мы перенесли на «Google Диск». Сервис обладает всем, что нам необходимо для организации работы в режиме гибкого графика — мы создаем проекты,  папки с разными уровнями доступов, как персонализированных, так и групповых.

Работа отдела техподдержки

Чтобы кто-либо из специалистов отдела постоянно был на месте, мы продумали посменный график работы, в котором учли пожелания каждого сотрудника.

Но позже пришли к выводу, что данный отдел рациональнее полностью перевести на удаленный тип занятости по фиксированному времени. Это позволило нам быстрее составлять графики, отчеты и обеспечить непрерывную деятельность техподдержки.

Самоорганизация

После введения гибкого графика, сотрудники компании поделились на 3 группы:

  • специалисты, которые остались работать в обычном режиме;
  • работники, которые выбрали для себя удобный график и отлично справляются со своими обязанностями (выполняют в срок поставленные задачи, не нарушают коммуникацию, укладываются в нормы времени и т. д.);
  • персонал, который не смог наладить самоорганизацию рабочих часов.

Результаты были ожидаемы — не все могут организовать работу так, чтобы гибкий график не превратился в систему свободного посещения.

Мы заинтересованы в работе наших специалистов, поэтому ведем работу с последним типом сотрудников и ищем к ним подход. На помощь пришли способы нематериальной мотивации (разъяснительные беседы, тренинги по тайм-менеджменту, поиск компромиссов в виде отработки в комфортный для сотрудника период — вечером, в выходные и т. д.).

Преимущества гибкого графика для нашей компании

  • Лояльность сотрудников к компании. Персонал может решать личные вопросы без необходимости отпрашиваться у руководства, что позволяет избежать неприятных моментов.
    Это сделало коллектив намного лояльнее к компании, сотрудники стали более открытыми к диалогу с руководством, к новым задачам и т. д. Также обратная связь, полученная от сотрудников позволяет делать выводы, что уровень удовлетворенности своей работой в компании достаточно высок.
  • Повышение показателей продуктивности. Биоритмы индивидуальны, каждый сотрудник наиболее активен в свое время. Построив график с учетом всех особенностей, специалисты повысили производительность и общие показатели качества работы.
    Количество просроченных дедлайнов снизилось почти вдвое, появилась возможность продолжить работу в вечернее время, по необходимости выйти в выходной день. Снизился показатель превышения планируемых трудозатрат по задачам. Если раньше на задачу, рассчитанную на 1 час, могло уйти 1,5 часа по причине, что сотрудник не проснулся и выполняет ее медленнее, то гибкий график помог решить и эту проблему.
  • Увеличение отработанных часов. Мы отметили, что количество переработок было увеличено, так как у сотрудников появилась возможность проводить в офисе больше времени, если это нужно для завершения срочной задачи, да и просто если есть вдохновение и жаль прерываться до завтра. На сегодняшний день около 60% сотрудников компании работают с превышением месячной нормы времени.
  • Снижение числа опозданий. Родителям больше не нужно оправдываться за то, что капризы ребенка помешали им вовремя прибыть в офис. Многие перестали простаивать в пробках, а любители активного образа жизни успевают совершать утренние пробежки перед работой. Сотрудники начали приходить в офис без опозданий, но уже в комфортное для них время.

Недостатки

  • Дополнительные расходы. Чтобы разработать и внедрить новую систему контроля времени, необходимо подключить финансовые затраты (это время разработчиков, реализация и тестирование новых функций и т. д.). Эти расходы единовременны и быстро окупаются — продуктивность сотрудников растет, как и количество выполненных задач за счет возможности работать больше.
  • Коммуникация. Стало сложнее оперативно решать срочные вопросы и организовывать внеплановые совещания. Это не критично: для экстренных совещаний не нужно привлекать всех сотрудников. Как правило, такие совещания проходят внутри отделов или между руководителями отделов — начальники всегда в курсе текущего графика сотрудников, поэтому встречи можно запланировать.
  • Разобщенность. Сотрудники находятся в офисе в разное время, а перерывы на обед осуществляются не по классическому графику. Сплоченность коллектива может упасть. Но это проявляется только в момент введения гибкого графика, со временем сотрудники адаптируются к новому режиму, синхронизируются с коллегами и выделяют свободную минуту для общения. Большая часть наших сотрудников работает удаленно (о чем мы рассказывали в другой статье), но коллектив по-прежнему остается дружным.

Сейчас мы с уверенностью можем сказать, что система отлажена и недостатков мы практически не ощущаем. Гибкий трудовой режим позволил повысить производительность в компании, поднять самодисциплину и усилить чувство персональной ответственности у сотрудников.

Все трудности, возникшие во время организации данного процесса, успешно решились и оправдали себя, а недостатки — вполне нормальное явление. Важно, что мы активно работаем над переводом минусов в плюсы.

Самая сложная задача — соблюдение часовых норм. Ведь отсутствие рамок дает возможность как увеличить, так и сократить время работы. Всегда есть сотрудники, у которых постоянно находится масса важных дел, которые необходимо решить в рабочее время, но при этом нет возможности задержаться на работе, выйти в выходной и т. д. Эта проблема актуальна, но мы стараемся ее преодолевать.

Автор: Виктория Шаманская, руководитель техподдержки Zakupka.com

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

0

Комментарии | 0

Последние новости
16 июл
Смотреть все

Поиск

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: