Як провести дистанційне опитування з використанням КЕП/ЕЦП

Всі вже звикли до того, що ключові варіанти використання КЕП/ЕЦП — це подача електронної звітності в контролюючі органи та обмін електронними документами між контрагентами. Але сфера застосування електронних підписів набагато ширша. КЕП/ЕЦП можна використовувати, наприклад, для проведення опитувань серед певної групи респондентів, коли кожен учасник повинен затвердити відповіді своїм підписом.

Власноручний підпис на папері вимагає від учасників бути в певному місці і в певний час. Це суттєво затягує процес, особливо якщо респондентів багато. Уявіть, що кожен учасник може отримати електронний листок опитування в режимі онлайн, надати відповіді і підписати сформований документ за допомогою КЕП/ЕЦП в будь-який час і в будь-якому місці де є інтернет. Поговоримо про те, як можна організувати дистанційне опитування за допомогою сервісу обміну електронними документами «Мій Арт-Офіс» на прикладі діяльності ОСББ.

Як відомо, всі важливі питання щодо діяльності ОСББ вирішуються загальними зборами співвласників. Компетенція загальних зборів співвласників включає:

• затвердження статуту об’єднання, внесення змін до нього;
• обрання членів правління об’єднання;
• питання про використання спільного майна;
• затвердження кошторису, балансу об’єднання та річного звіту.

Рішення приймається на загальних зборах шляхом відкритого поіменного голосування та вважається прийнятим, якщо за нього проголосувало більше половини, а з деяких питань 2/3 загальної кількості всіх співвласників.

Типова ситуація, коли необхідна кількість голосів не набирається. Проблема дуже проста – багато співвласників не могли бути присутніми на загальних зборах з різних причин.

В таких ситуаціях правління ОСББ призначає письмове опитування серед співвласників, які не голосували на загальних зборах. Таке опитування здійснюється шляхом оформлення листків письмового опитування і на його проведення згідно законодавства відводиться 15 календарних днів. Якщо протягом цього строку необхідна кількість голосів «за» не набрана, рішення вважаються неприйнятими.

Зазвичай листок письмового опитування заповнюється особисто співвласником від руки та містить наступну інформацію: 

• дату проведення опитування;
• номер і загальну площу квартири;
• прізвище, ім’я та по батькові співвласника та документ, що підтверджує право власності;
• питання порядку денного, варіанти відповідей (за, проти, утримався).

Після відповіді на кожне питання співвласник ставить особистий підпис.

Слід врахувати, що протягом 15 днів із дати проведення загальних зборів необхідно провести письмове опитування та встигнути підрахувати голоси, які подані співвласниками під час проведення загальних зборів, і голоси, що подані під час письмового опитування.

Як правило, проведення опитування збільшить кількість отриманих голосів і вплине на загальний результат. Але все одно є ризик, що рішення не буде прийнятим. Оскільки фактичні проблеми можуть бути ті самі – або неможливо отримати відповіді в паперовому вигляді від співзасновників із власноручним підписом або недостатньо часу щоб зібрати листки опитування від інших учасників та встигнути підрахувати голоси. Особливо це стосується періоду відпусток влітку, коли багато співзасновників може знаходитись далеко від місця проведення загальних зборів.

Як може змінитись ситуація, якщо проводити опитування в електронній формі за допомогою КЕП/ЕЦП на прикладі хмарного сервісу «Мій Арт-Офіс»?

Хмарний сервіс «Мій Арт-Офіс» дозволяє обмінюватись електронними документами між учасниками різних організаційно-правових форм: юридичним особам, фізичним особам-підприємцям або ж просто фізичним особам. Фактично, процес проведення опитування в рамках діяльності ОСББ передбачає обмін документами між юридичною особою (ОСББ) та фізичними особами (співвласниками).

В стандартній ситуації, електронний документ створюється стороною-ініціатором. Далі, контрагент, отримавши документ, може або погодитись із документом, підписавши його, або відхилити. При цьому, у контрагента немає можливості відредагувати документ або внести відповіді в певних позиціях. Такий стандартний сценарій обміну документами не підходить для проведення опитування.

В сервісі «Мій Арт-Офіс» реалізована унікальна можливість масового створення електронних листків опитування однією стороною з можливістю для другої сторони додавати в них відповіді та підтверджувати листки за допомогою КЕП/ЕЦП. Додавання відповіді відбувається шляхом вибору серед обмеженої кількості доступних значень. Наприклад, «за», «проти», «утримався». Слід зазначити, що варіанти відповідей визначає саме сторона-ініціатор. Таким чином, вона впевнена, що учасники опитування не введуть нічого зайвого крім доступних варіантів відповідей.

Як може оптимізувати свій процес ОСББ? По-перше, підготувати шаблон листка опитування та дані у Excel-файлі з реквізитами співвласників, серед яких обов’язковими є ІПН та email. По-друге, застосувати функцію проведення опитування в сервісі «Мій Арт-Офіс». При створенні опитування автоматично створюється електронний листок опитування для кожного співвласника із заповненими реквізитами і вільними позиціями для внесення відповідей. Це суттєво спрощує процес доставки та формування листків опитування у порівнянні із передачею у паперовому вигляді листків заповнених власноруч. Співвласники отримують на свою електронну пошту повідомлення про надходження листка опитування в персональний кабінет, до якого вони можуть зайти за допомогою КЕП/ЕЦП. Далі учасник опитування знайомиться з документом, дає відповіді, обираючи «за»/«проти/«утримався», та підписує листок опитування за допомогою КЕП/ЕЦП. Таким чином, фінальна редакція електронного документа формується лише після надання відповідей, що і є ключовою відмінністю від класичного обміну документами.

В свою чергу, ініціатор на стороні ОСББ слідкує за процесом надання відповідей в онлайн режимі, переглядаючи актуальну кількість наданих відповідей за допомогою спеціально побудованого звіту у процентному співвідношенні скільки було надано відповідей «за», «проти» або «утримався», що суттєво спрощує підрахунок голосів. 

Електронний листок опитування набуває юридичної значимості після нанесення електронного підпису з боку уповноваженого представника ОСББ.

Отже, в порівнянні із власноручним підписанням паперових листків опитування, процес в сервісі «Мій Арт-Офіс» має наступні переваги:

• кожен учасник опитування не прив’язаний до місця проведення загальних зборів. Він може знаходитись в будь-якому місці де є інтернет;
• ініціатору опитування не потрібно робити копії документів для кожного учасника та потім турбуватись про збір паперових листків;
• розповсюдження листків опитування відбувається швидко і зручно. Це не складніше ніж «розшарити» документ у сервісі Google Docs;
• ініціатор опитування бачить результати проведення опитування в онлайн-режимі на спеціальній сторінці у своєму кабінеті;
• підрахунок голосів відбувається автоматично.

Слід зауважити, що листок опитування з електронним підписом співвласника має ту ж юридичну силу, що і паперовий документ із власноручним підписом згідно закону України «Про електронні документи та електронний документообіг».

Відеоінструкція

Насправді, ми розглянули лише один варіант застосування функції проведення опитування, на прикладі діяльності ОСББ. За допомогою цієї функції можна суттєво зекономити час у випадках, коли необхідно провести персоніфіковане опитування для великої кількості респондентів. Наприклад:

• опитування членів акціонерного товариства з метою збору даних по результатам відкритого голосування та прийняття рішення на їх основі;
• проведення тестування або екзамену;
• інші ситуації, при яких одній із сторін необхідно надати відповіді та підтвердити їх за допомогою КЕП/ЕЦП.

Функція проведення електронних опитувань в хмарному сервісі «Мій Арт-Офіс» є унікальним рішенням. Вона є незамінною в ситуаціях, коли необхідне швидке прийняття рішення на основі результатів опитування великої кількості учасників, які можуть знаходитись за різними адресами, в різних містах або, навіть, різних країнах.

Якщо у вас залишились питання, поставте їх консультанту «Мій Арт-Офіс» прямо зараз!