Інструмент: шаблон в «Google Диск» для структурування всіх файлів

Співзасновник агенції Syntropy Дмитро Семьонов створив шаблон в «Google Диск», який допоможе впорядкувати необхідні документи в хмарі. З дозволу автора AIN.UA наводить його опис.

Кожного дня ми робимо сотні дрібних дій з файлами, і якщо подивитись на витрачений час в рамках життя, то вийдуть цілі місяці.

Брр, мене жахає думка, якщо на передсмертному ложі переді мною раптом з’явиться вікно зі статистикою витраченого часу, і я побачу там півроку копання у Google Drive.

Фільм жахів для оптимізатора. Тому створив просту структуру файлів і папок, яка економить час для більш веселих активностей. Якщо ви не використовуєте Google Drive чи інші хмарні сервіси для зберігання операційних файлів — є сенс спробувати, це зручно.

Створюючи цю структуру, я керувався двома принципами:

• Всі файли можна знайти в два кліки.
• Назви максимально точні, визначені і зрозумілі. Файл/папку легко знайти через пошук.

Сама структура:

Опишу детально:

1. Архів. Непотрібні зараз файли, які можуть знадобитись у разі чого я не видаляю, а закидую сюди.

2. Бренд. Це все, що стосується публічних комунікацій та представлення себе суспільству. Резюме, фотографії для публікацій, тексти, стиль.

Якщо ви раптом скривились від штучності слова «бренд» в рамках особистості, то дарма. Ми всі щось транслюємо соціуму, і ніколи не поводимось абсолютно відкрито. Питання в тому, робити це усвідомлено чи ні.

3. Документи. Скільки разів у вас була ситуація, коли потрібно було сказати ідентифікаційний код чи дати копію паспорту, а документів не було під руками? Простий, але такий корисний лайфхак — закинути скани потрібних доків у папку на драйві. Виручало не раз.

4. Матеріали для навчання. Всі електронні книги, whitepapers, pdf та навчальні відео — сюди. Також можна створити окрему папку для специфічних дисциплін: англійської, програмування і так далі.

5. Медицина. Зберігати інформацію про здоров’я надзвичайно важливо, і паперові картки та виписки — не варіант. Тому краще закинути це на диск — щоб інформація завжди була під рукою.

6. Нотатки. Мабуть, найважливіша тека. Давно взяв за звичку занотовувати всю корисну інформацію, яку отримую + думки та висновки. Незаписане — втрачене. Як казав Конфуцій: «Самые плохие чернила лучше самой хорошей памяти».

Чорнила Google Docs радують мене резервним копіюванням, переглядом версій, пошуком та красивим почерком, на який я завжди страждав. Записи одного формату легше тримати в одному документі, аніж мати в окремих по всьому драйву. Так їх за дві секунди можна знайти через строку браузера.

В папці «Нотатки» зручно тримати такі документи:

• Конспекти книг. Переношу цитати з книг чи усвідомлення для систематизації та подальшої рефлексії
• Конспекти фільмів. Якщо сприймати фільми не як розвагу, а матеріал для розвитку софт-скілів — вони виявляться безцінними енциклопедіями.
• Щоденник. Аналітика життя важлива, щоб робити висновки та розвиватись.
• Кар’єрний щоденник. Ситуації стосовно кар’єри бізнесу краще аналізувати в окремому документі, щоб не вишукувати серед особистих.
• Думки, цитати та усвідомлення. Тут зручно збирати почуті цитати або короткі висновки роздумів.
• Конспекти лекцій, тренінгів та подкастів. Аналогічно до книг.

Примітка: При копіюванні цієї папки краще виставити автоматичну конвертацію документів у гуглодоківський формат. Це можна знайти в налаштуваннях (скріншот).

7. Проекти. Файли поточних проектів, у яких берете участь. Сортувати по проектам.

8. В папці Софт зручно тримати установки всіх програм, якими користуєтесь. У разі потреби їх можна швидко знайти.

9. Фото. Фото — говорить сама за себе. Тут мій пост про структурування фотографій.

Завантажити можна тут. Шаблон також зручно синхронізувати з жорстким диском, у Google для цього є софт.

Автор: Дмитро Семьонов, співзасновник агенції Syntropy