22 онлайн-сервиса, которые помогают удаленно управлять бизнесом, командой и клиентами

Денис Довгаль, создатель сервисов doodlevideo.me и TravelMBA, и организатор Freedom Business Summit, подобрал для AIN.UA инструменты, которые помогают справляться с рабочими задачами удаленно.

Начиная работать с удаленной командой кажется, что все просто — достаточно договориться с людьми о задачах, гонораре и можно идти в бой. По факту — все сложнее. Удаленную команду нужно контролировать, необходимо строить процессы и постоянно мониторить: что вообще происходит с бизнесом? 

Последние три года я управляю видеопродакшном и продажами на Amazon удаленно. За это время сформировал под себя следующий список инструментов для работы онлайн.

Я выделил пять основных категорий, под которые мы ищем сервисы и приложения. Практически уверен, что этот список будет плюс-минус аналогичным и для вашего бизнеса:

1. Внутренняя коммуникация.
2. Документооборот и финансы.
3. Управление проектами и задачами.
4. Управление продажами.
5. Управление командой, сотрудниками, клиентами.

Почему коммуникация стоит на первом месте? 

Коммуникация и доверие — это краеугольный камень управления удаленным бизнесом. Основная и приоритетная задача — создать удобную и простую систему общения внутри команды. Акцент делаем на простоте и удобстве. Сервисов огромное количество. Основное общение идет через мессенджеры.

Какой мессенджер выбрать? Ответ прост: выбирайте то, что вам удобно использовать. При этом я рекомендую следовать простому критерию: сервис, которым вы пользуетесь, должен легко интегрироваться с другими сервисами. Это позволит автоматизировать многие процессы. Автоматизация будет экономить ваше время. Предприниматели, стартующие удаленный бизнес, часто недооценивают важность этого фактора и учатся на ошибках, пересобирая стек раз в условные полгода.

Сервисы важно выбирать таким образом, чтобы они работали одинаково хорошо на всех платформах — мобайл, веб, планшет — и была настроена облачная синхронизация.

Я разделил все приложения на несколько категорий:

• Приложения для бизнеса.
• Приложения для продуктивности.
• Приложения для путешествий.

Вот онлайн-инструменты и сервисы, которые я использую ежедневно и могу рекомендовать.

Приложения для бизнеса

• Teamwork — виртуальный офис, где мы ведем все текущие проекты. Здесь ведутся учет времени сотрудников, документооборот и коммуникация для команды.
• Google for Business — лучшая экосистема для создания виртуального офиса и работы с файлами.
• Pipedrive CRM — одна из лучших CRM-систем на рынке, гибкая и легко настраиваемая. Я сравнивал среди Amo CRM, Hubspot, Bitrix24 и выбор сделал на Pipedrive как самом гибком решении.
• MailerLite — сервис для имейл-рассылок. Протестировав множество сервисов, я остановился именно на этом. В сравнение с популярными решениями на рынке (как Mailchimp или GetResponse), именно у Mailerlite очень приятный дизайн, функциональность и соотношение стоимость/качество. Также у них отличная команда поддержки, которая работает полностью удаленно.
• Debit&Credit — приложение для учета и ведения личных финансов.
• Stripe — сервис для приема платежей с последующим выводом на банковский счет. К сожалению, не доступен для предпринимателей с украинскими счетами.
• Slack — один из лучших чатов для общения с командой и интеграцией с сервисами. В отдельных представлениях не нуждается.
• Zoom — приложение для видеозвонков с командой, онлайн-конференций и проведения вебинаров.
• LastPass — приложение для управления учётными записями и паролями на разных сайтах.
• WaveApps — приложение для выставления счетов и инвойсов клиентам, а также для управления финансами в бизнесе.
• ScreenFlow — приложение для создания скринкастов и записи видеоуроков.
• Process Street — приложение для документации процессов и создания чек-листов в бизнесе. 

Приложения для продуктивности

• Todoist — пожалуй, лучший и самый удобный менеджер задач по принципу GTD, куда я вношу все текущие задачи — как личные, так и рабочие.
• Evernote — здесь я храню все заметки, пишу блог-посты, веду совместные блокноты по проектам с сотрудниками, документирую процессы, во время перелетов пишу заметки и делаю блог-записи.
• Bear — аналог Evernote с упрощенным функционалом, который идеально подходит для быстрых заметок.
• HeadSpace — приложение для ежедневных медитаций (к слову, не стоит недооценивать их силу).
• Focus Keeper — приложение для сфокусированной работы над задачами; помогает отлично держать ФОКУС и работать временными блоками.
• Globe Tempus — приложение, которое сравнивает и показывает время в разных локациях и городах.

Приложения для путешествий

• Momondo.com — сервис для покупки авиабилетов.
• HotelLook — приложение агрегатов лучших предложений по отелям.
• Appintheair — приложение для онлайн-чекинов и отслеживания перелетов.
• Loungebuddy — приложение, где можно найти все доступные лаунжи в аэропортах. 

Самый простой вывод, который я сделал: приложений не должно быть много, их должно быть достаточно. И, что главное, они должны иметь нормальную поддержку.

Когда начинаешь бизнес, то, обычно, основным критерием выбора является ценник и набор фичей. И только тогда, когда попадаешь в критическую ситуацию начинаешь понимать, как важно иметь людей по ту сторону монитора, которые могут тебе помочь.

Конечно, в вашем случае могут быть другие приложения, и вы для себя можете расширить этот список. Если вы нашли приложение под себя — просто начинайте ежедневно им пользоваться, а не стараться найти что-то еще, ибо поиск может быть бесконечным. Лучший инструмент — это инструмент, который используют по назначению.

Автор: Денис Довгаль, создатель сервисов doodlevideo.me и TravelMBA