Як оптимізувати процес продажу й оцінки ІТ-проєктів разом із Quotify

Привіт, мене звуть Андрій і я продакт менеджер в Quotify. Працюючи в ІТ-аутсорсингу, я не раз стикався з проблемами, які виникають при роботі на fixed-price проєктах, як на етапі продажі, так і під час «делівері». Агресивні терміни, конкуренти, які переманюють клієнтів заниженими оцінками, недостатньо деталізовані вимоги, невиправдані очікування.

За результатами опитувань компанії PwC, ключовою причиною провалу проєкту учасники вважають неправильну (погану) оцінку.

Однак, замість того, щоб думати, як вийти з fixed-price проєктів, наша команда вирішила зробити їх своєю перевагою. Quotify був створений як наш внутрішній інструмент, призначений для оптимізації процесів оцінки та делівері проєктів, а також накопичення та перевикористання знань, отриманих в процесі. Все надзвичайно просто — ми перенесли наш існуючий шаблон з Excel в Quotify, додавши можливість зберігати оцінені фічі в загальну бібліотеку, звідки вони автоматично підвантажуються при оцінці нових.

Перша версія Quotify була значно обмежена у функціональних можливостях і багато в чому поступалась тому ж Excel. Однак навіть вона допомогла нам скоротити час оцінки проєктів майже вдвічі, а також налагодити ефективний процес складання оцінки самими розробниками. В процесі вдосконалення системи, ми почали звертатись до CEO, менеджерів і бізнес-аналітиків різноманітних аутсорсингових компаній, намагаючись зібрати якомога більше pains & needs при роботі з оцінками. Тоді і виникла ідея перетворити Quotify в повноцінний продукт, оскільки більшість опитуваних були незадоволені існуючими процесами оцінки і з радістю переймали наш досвід в оцінці проєктів.

Отож, з якими проблемами стикається більшість ІТ-компаній при оцінці проєктів? В першу чергу — це відсутність загальноприйнятого стандарту оцінки, через що приходиться експериментувати з різними методами та в кінці-кінців вигадувати власний велосипед. Більшість використовує PERT, хтось розбиває оцінку на Front-end та Back-end. Оцінку можуть робити різні розробники в компанії, часто помиляючись та, не враховуючи власний попередній досвід, а також досвід своїх колег через відсутність бази знань.

Працюючи з Excel-таблицями в минулому, можна легко допустити помилку в обчисленнях через неправильно скопійовану чи відредаговану формулу. Для замовників такі таблиці дуже часто виглядають складно і незрозуміло.

Яким чином відбувається процес оцінки проєктів в ІТ-компаніях?

Зазвичай, запити, які приходять з різних каналів продаж у компанії класифікують на Project-base Development, Discovery Stage і Dedicated team (Outstuffing). 

Project-base запити в більшості випадків потребують оцінки, та не завжди є сенс витрачати час на детальний естімейт, якщо є можливість провалідувати бюджет. Для цього готують грубу оцінку з допустимою похибкою в межах 25-50%.

Після етапу валідації бюджету компанія починає готувати детальну оцінку, для якої, в ідеалі, залучають майбутню команду проєкту, або її тімлідів. На жаль, в дійсності стається по іншому. Через різноманітні причини, дуже часто над оцінкою працюють одні люди, а в команду набирають зовсім інших. Більше того, в деяких випадках, фінальну оцінку роблять нетехнічні менеджери чи бізнес-аналітики, що дуже негативно впливає на її точність.

Як оцінювати проєкти швидше, точніше та ефективніше разом з Quotify?

В першу чергу, над оцінкою повинні працювати технічні спеціалісти (Sales ENGINEers). Разом з Project Manager, вони уточняють всю необхідну інформацію та ризики. Використовуючи базу знань Quotify, вони швидко створюють попередню детальну оцінку і передають її Sales Manager, який відправляє і презентує її замовнику під час відеоконференції. Клієнт також отримує унікальне посилання на перегляд актуальної версії оцінки в Quotify.

Якщо замовника все влаштовує — оцінку ще раз передають на огляд Project Manager, який формує команду розробників і вносить свої корективи. Потім новостворена команда вносить правки та затверджує фінальну версію оцінки, яка представляється клієнту. За рахунок того, що всі оцінки перебувають в одному місці, регулярно проводиться їхній аудит, результатом якого є Lessons Learned та внесення змін в бібліотеку Quotify.

Ключові цінності Quotify:

• економія часу і можливість швидше представити оцінку (самі знаєте, яку роль грає швидкість в аутсорсинговому бізнесі);
• надання більш точних оцінок за рахунок бібліотеки Quotify, де зібраний досвід усіх попередніх проєктів;
• можливість контролювати і бачити статуси оцінок проєктів;
• можливість експортувати оцінку в PDF та поділитись посиланням на перегляд актуальної версії в Quotify;
• зручний конструктор, який мінімізує людський фактор і не дає помилитись в процесі форматування оцінки.

Ми попросили Business Development Manager дізнатись думку клієнтів, а саме, яким способом їм зручніше отримувати оцінку: в Excel чи Quotify? Більшість з них зупинили свій вибір на Quotify, відзначивши зручність та зрозумілість користувацького інтерфейсу, а також можливість переглянути всі супровідні документи та оцінку за одним посиланням. Ось невелике відео про те, як працює сервіс:

Quotify активно розвивається і доступний у trial-режимі, тому спробувати його і оцінити свій перший проєкт можна тут.

Наш Roadmap. У найближчий час плануємо додати такі функціональні можливості: розрахунок бюджету, брендинг сторінки, деревовидну структуру, а також коментування, що дасть змогу обговорювати оцінки окремих фіч напряму з клієнтом.

Також, ми відкриті до відгуків, ідей чи коментарів, їх можна написати мені в Facebook або ж на пошту — [email protected]