Как эффективно проводить собрания — инструкция от Quartz

Издание Quartz опубликовало текст о том, как эффективно проводить корпоративные встречи. Этот вопрос изучили американские ученые из Университета Небраски и Университета Клемсона, основываясь более чем на 200 исследованиях.

Редакция AIN.UA приводит адаптированный перевод материала.

Что делать до встречи

Общие рекомендации:

• Созывайте собрание только при необходимости.
• Укажите временные рамки; избегайте долгих собраний.
• Приглашайте только тех людей, чей опыт и знания необходимы.
• Подберите технику. Используйте мультимедийные технологии и видеосвязь.

Обязанности руководителя и участников:

• Установите четкие цели встречи.
• Подготовьте повестку дня, распространите ее заранее.
• Убедитесь, что встреча актуальна для всех приглашенных.
• Подготовьтесь к собранию, просмотрите повестку дня.
• Убедитесь, что техника готова к работе до начала собрания.

Как вести себя во время встречи

Обязанности участника:

• Не опаздывайте.
• Избегайте жалоб, властного тона и неуместных замечаний.
• Участвуйте в обсуждениях. Не занимайтесь посторонними делами.

Обязанности руководителя:

• Следуйте повестке дня, в которой изложены желаемые результаты встречи.
• Начните вовремя.
• Не отвлекайтесь.
• Позвольте подчиненным участвовать в процессе принятия решений. Если решение уже принято, об этом должны узнать все. 
• Призывайте к активному обсуждению.
• Вмешайтесь в дискуссию, если она двигается в неправильное русло.

Как поступать после совещаний

Восприятие встреч зависит от того, какие решения принимаются после них. Вот что советуют исследования.

В краткосрочной перспективе:

• Отправьте отчет о проведенной встрече и пункты дальнейших действий.
• Оцените эффективность встречи, чтобы сообщить о формате проведения следующей. 

В долгосрочной перспективе:

• Удовлетворенность участников встречи — важный показатель того, что они довольны своей работой. Возьмите это за цель, которую нужно достигнуть.
• Предложите лидерам критически изучить повседневные встречи, чтобы определить их необходимость и ценность.