Від складного до простого: цифрова трансформація документів

Сьогодні цифрова трансформація – це вже не тренд, а реальність. В бізнес-середовищі в Україні цей процес тільки набирає силу, а сервіси електронного документообміну щодня вдосконалюються, і їх нові можливості вже перевищують очікування користувачів. 

Раніше ми писали, як сервіс електронного документообігу «Арт-Офіс» може допомогти в оптимізації бізнес-процесів. Сьогодні частина компаній вже перейшли на обмін електронними документами, інші ще вагаються. 

Переваги використання електронних документів безперечні. В паперовому вигляді підписання та обмін документами займає чимало часу. Створення, узгодження та обмін електронними документами може здійснюватися оперативно в режимі онлайн. До того ж, компанії, які використовують облікову систему «1С: Підприємство», можуть обмінюватися «первинкою» не виходячи із цієї системи, просто встановивши інтеграційний модуль «1С-Арт-Офіс».

Економить час і можливість масового підписання у сервісі «Арт-Офіс». Якщо ще вчора на підприємстві виділялась окрема людина для проставлення факсіміле на великій кількості документів, то вже сьогодні, завдяки одному кліку, можна підписати більше 1000 електронних документів. Така функція сервісу дозволяє ефективно використовувати трудовий ресурс, звільнивши співробітника від рутинної роботи для більш складних завдань та зекономити на поштових витратах. 

В наш час усі намагаються зробити мінімальну кількість кроків для досягнення мети. Робота у сервісі «Арт-Офіс» зводиться до трьох дій: створюй-підписуй-надсилай. Все дуже просто.

Для крупних компаній дуже важлива максимальна відповідність вимогам бізнесу. Альтернативою для них стало використання корпоративної системи обміну електронними документами, яка найбільш точно відповідає усім очікування. Досвідом впровадження «корпоративної хмари» «Арт-Офіс» з нами ділилася компанія PSA Group (бренди Peugeot, Citroen, DS, Opel).

У зв`язку із різними вимогами до безпеки, наявністю чи відсутністю необхідної апаратної інфраструктури, організаціям, у випадку вибору корпоративної системи, потрібна альтернатива в моделі її використання: впровадження «корпоративної хмари» (SaaS) або ж розміщення self-hosted рішення на своїх потужностях. 

Незалежно від того, яку модель обирає компанія — SaaS чи self-hosted, вона отримує ряд переваг:

• Керований список контрагентів. Тобто окремий майданчик із можливостю надання доступу тільки для певних контрагентів для обміну з ними електронними документами.
• Ізольоване середовище зберігання та обробки документів. Виробничі потужності системи в повній мірі виділені тільки для рішення задач компанії.
• Можливість гнучкої конфігурації системи у відповідності з вимогами компанії. Налаштування певних правил підписання, конфігурації шаблонів документів відповідно корпоративним стандартам або програмного API, яке задовольняє усім вимогам по автоматизації процесів обміну документами.
• Індивідуальна пріоритетна підтримка. З компаніями працює окремо виділений менеджер, який оперативно вирішує організаційні та технічні питання.

Також при впроваджені комплексного веб-рішення «Арт-Офіс» є можливість автоматизувати процес подачі звітності в контролюючі органи для контрагентів ФОП 3-ї групи. 

Деякі компанії повністю відмовились від будь-яких паперових документів, це стосувалась навіть внутрішнього документообігу. В «Арт-Офіс» було реалізувано модуль для роботи з внутрішніми документами. 

Також перевагою сервісу є те, що авторизація в кабінеті користувача відбувається з використанням кваліфікованого електронного підпису (КЕП). Варто зазначити, що при такій формі авторизації колишні співробітники не матимуть доступу до документів компанії.

Окрему увагу варто приділити можливості сервісу проводити дистанційні опитування з використанням КЕП. При проведенні опитувань, зазвичай, є обмеження по часу, та, на жаль, не всі респонденти можуть бути одночасно присутні на таких заходах. У цьому випадку може бути корисним сервіс «Мій Арт-Офіс», який дозволяє обмінюватись електронними документами між учасниками різних організаційно-правових форм. Також сервіс має унікальну можливість масового створення електронних листків опитування однією стороною з можливістю для другої сторони додавати в них відповіді та підтверджувати листки за допомогою КЕП. Додавання відповіді відбувається шляхом вибору серед обмеженої кількості доступних значень. Наприклад, «за», «проти», «утримався». Слід зазначити, що варіанти відповідей визначає саме сторона-ініціатор. Таким чином, вона впевнена, що учасники опитування не введуть нічого зайвого крім доступних варіантів відповідей.

Функція проведення електронних опитувань в хмарному сервісі «Мій Арт-Офіс» є унікальним рішенням. Вона є незамінною в ситуаціях, коли необхідно швидке прийняття рішення на основі результатів опитування великої кількості учасників, які можуть знаходитись за різними адресами, в різних містах або різних країнах.

Отож, не важливо в якій сфері знаходиться ваш бізнес, обмін документами вже набуває нової форми і без такого сервісу сьогодні не обійтись. Які функції та задачі буде закривати сервіс електронного документообміну вирішує кожна компанія окремо, спираючись на основні вимоги свого бізнесу.

Якщо у вас залишились питання, поставте їх консультанту «Арт-Офіс» прямо зараз!