Як зекономити перші 50 тисяч, перейшовши на ЕДО: досвід компанії TradeMasterGroup

Впровадження електронного документообігу в бізнес-процеси дасть змогу компанії TradeMasterGroup економити понад 50 тисяч гривень на рік. Таку вигоду прогнозує для своєї компанії генеральний директор Павло Степаненко. 

Команда TradeMasterGroup п’ятий місяць користується сервісом обміну електронними документами «Арт-Офіс» і вже переконалася, що це зручно, вигідно, швидко та сучасно. 

Бізнесмен радить партнерам активно впроваджувати електронний документообіг (ЕДО), щоб суттєво оптимізувати робочі процеси. А також ділиться особистим досвідом про те, чому вирішили перейти на ЕДО, як його впроваджували та які переваги отримали.

Чому вирішили перейти на електронний документообіг ?

П.С: Компанія TradeMasterGroup заснована 12 років тому. Ми організовуємо і проводимо практичні конференції та тренінги для власників та топ-менеджерів компаній. Нам постійно потрібно формувати пакети документів для учасників заходів. Це роздаткові матеріали, акти виконаних робіт, рахунки, угоди. 

Коли ми працювали з паперовими документами багато часу і ресурсів витрачали на те, щоб їх створити і роздрукувати приблизно 700-900 аркушів щоразу. Потрібно було підготувати кілька сотень пакетів документів у двох екземплярах. Потім привезти їх на конференцію, роздати учасникам і проконтролювати повернення другого екземпляра акта та рахунка бухгалтеру нашої компанії. 

Я особисто витрачав близько трьох годин, щоб підписати цю купу паперів. Іноді співробітник ставив факсиміле мого підпису, а тоді ще й печатку. Офіс нагадував пошту радянських часів із гучним звуком штампів.

Весь процес створення-підписання-обміну документами міг тягнутися місяцями. А в результаті частина документів губилася в дорозі, і нам потрібно було дублювати їх, користуватися послугами логістичної компанії. Усе це збільшувало витрати компанії і потребувало ресурсів. Для зберігання паперових документів, довелося виділити окрему кімнату — архів з величезною кількістю папок, обсяг яких зростав щомісяця. Це був жах, і я вирішив шукати спосіб оптимізувати процес. 

Як дізналися про можливість електронного документообігу і сервіс «Арт-Офіс»?

П.С: Кілька разів чув про такі формати роботи, про переваги, і вже шукав відповідні сервіси. Про унікальний «Арт-Офіс» мені розповів бухгалтер. Восени 2019 року я познайомився з розробниками цього сервісу обміну електронними документами і одразу сказав “О! Це супер, давайте, хочу впроваджувати у себе!”

Сервіс досить гнучкий, з його допомогою можна підписувати особисті, бухгалтерські та інші документи. Тому «Арт-Офіс» підійшов для нашої івент-компанії. І я, і всі співробітники моментально пристосувалися до нового формату роботи і зітхнули з полегшенням. Електронні документи — це дуже зручно і просто! Вже п’ятий місяць наша компанія працює швидше та якісніше. 

Які були перші кроки до переходу на ЕДО?

П.С: Спочатку детально ознайомилися із повним функціоналом сервісу. До того ж, нам було запропоновано Модуль «Арт-Офіс для 1C», який дозволяє масово завантажувати первинні документи у сервіс «Арт-Офіс».

Сервіс обміну електронними документами має лінійку рішень, які задовольняють потреби як маленьких підприємств, так і великих компаній та холдингів:

• хмарний сервіс «Мій Арт-Офіс»;
• корпоративні рішення SaaS та Self-hosted;
• модуль «Арт-Офіс для 1С».

Є можливість створювати первинні документи в один клік, швидко знайти потрібний документ, підписати, миттєво надати до нього доступ нашим партнерам тощо. Наші контрагенти безоплатно підключаються до системи, підписують вхідні документи і можуть завантажити їх собі. 

Коли у нас виникали питання, спеціалісти сервісу «Арт-Офіс» оперативно надавали консультацію і постійно були на зв’язку. Тепер моя команда знає, як просто та швидко створювати, підписувати та відправляти електронні документи. Завдяки входу у сервіс «Арт-Офіс» по КЕП (кваліфікований електронний підпис), документи доступні виключно уповноваженим особам, а дані компанії захищені. Я впевнений, що сервіс «Арт-Офіс» – надійний, зручний, доступний. І моя компанія щодня доводить партнерам, що використання електронного документа – це сучасний підхід до розвитку бізнесу. 

Чи були у вас сумніви?

П.С: Хвилювався про те, як система буде працювати, як сприймуть і чи приймуть такий формат взаємодії наші контрагенти. Були сумніви, що ми зараз відправимо документи в електронному вигляді, а учасники заходів скажуть «ні, давайте паперові». І такі випадки були спочатку, але їх відсоток малий. Порадувало, що люди сприйняли нововведення позитивно і підтримали перехід на електронні документи. За час використання «Арт-Офісу» маємо прогрес: спочатку 70-75% наших контрагентів вподобали електронний обмін документами, а зараз ця цифра зросла до 80-85%. Компанії переходять на ЕДО. І серед всіх подібних хмарних сервісів, які існують на ринку України, «Арт-Офіс» я вважаю кращим. 

Які переваги отримала компанія TradeMasterGroup завдяки використанню сервісу «Арт-Офіс»?

П.С: З електронними документами працювати дуже зручно і набагато простіше. Ми суттєво економимо і позбулися рутини. Відпала необхідність у формуванні паперових архівів. Тепер документи зберігаються у хмарі, а час підписання та обмін документами скоротився від місяців до декількох хвилин. Та найголовніше – ресурс часу, який тепер використовуємо з більшою користю: перенаправили сили на якісну підготовку заходу та на розв’язання інших завдань. 

За попередніми розрахунками, впровадження сервісу обміну електронними документами «Арт-Офіс» дасть нашій компанії економію коштів близько 50-60 тис. грн на рік. Партнерам теж раджу скористатися калькулятором, щоб побачити власну вигоду від ЕДО. 

«Арт-Офіс» – це знахідка для evеnt-компанії, бо тепер ми направляємо усі зусилля на організацію заходу, а не на паперові справи.

Команда «Арт-Офіс» має досвід впровадження електроного документобігу для ІТ-компаній (Softserve), автомобілебудівних (PSA Group — бренди Peugeot, Citroen, DS, Opel), та івент-компаній (TradeMasterGroup). Співробітники цих компаній виділяють такі переваги використання сервісу обміну електронними документами «Арт-Офіс»:

• оптимізація бізнес процесів;
• безпечний обмін юридично значущими документами;
• значне заощадження коштів;
• економія часу;
• доступність до документів 24/7;
• виключення помилок людського фактору;
• ефективне використання трудових ресурсів.

Які функції та задачі буде вирішувати сервіс — кожна компанія вирішує для себе, відповідно до вимог свого бізнесу. Команда «Арт-Офіс» — user-friendly, тому втілить всі побажання і підлаштує сервіс до потреб користувачів, а служба підтримки відповість на всі запитання.