Как обеспечить эффективность компании в условиях удаленной работы

Пандемия коронавируса и массовый переход на удаленную работу изменили представление о стандартном подходе к организации процессов. Недостаточно предложить сотрудникам работать дома в течении долгого времени и ожидать тех же результатов, которые они показывали в офисе. Однако, можно перестроить существующие процессы и даже поднять продуктивность своей команды, если успешно приспособиться к новым условиям. Многие компании на собственной практике уже убедились в преимуществах удаленной работы и даже планируют отказаться от части офисов для поддержания этой стратегии в будущем.

В марте этого года, украинская IT-компания Infopulse смогла в кратчайшие сроки перевести более 2000 специалистов в режим удаленной работы. Основываясь на своем успешном опыте, мы хотели бы поделиться с вами ключевыми подходами и инструментами, которые помогли нам противостоять неблагоприятным обстоятельствам и обернуть их в свою пользу.

Подготовка инфраструктуры и рабочего места

В обычных условиях удаленная работа была возможностью, которой пользовались немногие специалисты, что не требовало дополнительных усилий от службы технической поддержки компании. С массовым переходом в режим удаленного сотрудничества, возникла необходимость пересмотреть существующую инфраструктуру и адаптировать ее под новые условия. В этом аспекте, мы уложились в три ключевых шага – предоставление сотрудникам оборудования, создание виртуальных рабочих столов, и быстрое масштабирование IT-инфраструктуры. 

Оборудование

Работая в хорошо оборудованном офисе, сотрудники привыкают к определенному уровню комфорта рабочего места. Значительное снижение этого уровня не может не сказаться на продуктивности, результативности и удовлетворенности работой. С переходом на удаленный режим, в компании Infopulse постарались сделать все возможное, чтобы предоставить такой же уровень комфорта на домашних рабочих местах. Если это позволял текущий проект, специалисты компании получили возможность забрать домой рабочее оборудование – без бюрократии, промедления и длительных согласований. 

Такой подход оправдывает себя скоростью, с которой удалось обеспечить специалистов нужной техникой, и отсутствием значительных задержек операционных процессов, что также находит положительный отклик среди клиентов компании.

Виртуальные рабочие столы

Альтернативой передаче рабочего оборудования сотруднику может выступать сеть виртуальных рабочих столов. Единая система с централизованным управлением пользовательским доступом и средствами безопасности дает возможность быстро и безболезненно перевести сотрудников в режим удаленной работы. Для современных решений, таких как Windows Virtual Desktop, не имеет значения с какого устройства специалист подключается к внутренним системам: все необходимые данные, доступы и настройки сохраняются благодаря расположению системы в облаке. В качестве дополнительного преимущества, это позволяет значительно сократить затраты на содержание и техническое обслуживание парка ПК.

Масштабирование

В условиях неопределенности необходимо всегда иметь возможность быстро реагировать на изменяющиеся условия и отвечать новым требованиям. В компании Infopulse полагаются на масштабируемость используемых решений. Модель Infrastucture-as-a-Service (IaaS) при работе с облачными технологиями, такими как Azure, позволяет адаптировать существующую инфраструктуру под текущие потребности. В случае снижения нагрузки, компания может сократить используемые ресурсы и, соответственно, расходы на них, не теряя в производительности. В благоприятных условиях, благодаря масштабируемости системы, предприятие может расширить свою IT-инфраструктуру, чтобы покрыть возросшие запросы.

Безопасность данных и непрерывность бизнес-процессов

До $75,000 в час может терять компания средних размеров в случае вынужденного простоя. Сбои в работе систем и угрозы информационной безопасности способны пошатнуть стабильность компании и привести к значительным финансовым и репутационным потерям. В условиях удаленной работы компании подвергаются дополнительному риску в связи с работой на личных устройствах сотрудников вне корпоративной сети. Компания Infopulse уделяет большое внимание этому аспекту и приняла ряд мер для минимизации возможных рисков.

Управление информационной безопасностью

Высокий уровень информационной безопасности обеспечивается, в первую очередь, комплексным подходом к решению проблемы. Разнообразие инструментов дает возможность минимизировать риски на разных уровнях, начиная с пользовательского устройства и заканчивая облачными приложениями. Например, сеть VPN ограничивает доступ к конфиденциальной информации, а технология Azure Sentinel ускоряет обнаружение угроз и реагирование на них в масштабах всего предприятия.

Сохранность данных

Сохранность данных в цифровую эпоху — это один из наиболее критичных факторов успешного ведения бизнеса. В 2019 году, 84% компаний использовали облачные технологии для резервного копирования или хранения данных. Облачные технологии могут обеспечить безотказность работы систем и сохранить эффективность бизнеса, даже в условиях удаленной работы команды поддержки. Службы аварийного восстановления систем, такие как Azure Backup & Disaster Recovery, помогут в кратчайшие сроки вернуться к нормальной работе в случае аварийных ситуаций.

Тренинги по кибербезопасности

В компании Infopulse каждый специалист хорошо знаком с базовыми правилами информационной безопасности. Но в условиях удаленной работы границы рабочего пространства размываются. Как избежать рисков, связанных с использованием личных устройств и публичных облачных хранилищ? В связи с этим, следует уделить дополнительное внимание вопросам личного вклада в информационную безопасность и провести ряд тренингов по кибербезопасности: напомнить сотрудникам о необходимости использовать защищенные каналы связи, разъяснить важность двухфакторной идентификации и регулярной смены паролей, и т.д. 

Коммуникация и кооперация

Резкий переход из офиса к работе в домашних условиях может негативно сказаться на моральном состоянии. Особенно если учесть не слишком позитивные предпосылки для такого перехода. По результатам опроса, 20% сотрудников считают коммуникацию и взаимодействие главной проблемой удаленной работы, и еще 20% указали одиночество как негативный фактор. В компании Infopulse мы стараемся поддерживать высокий уровень взаимодействия между специалистами, чтобы сохранить продуктивность и избежать отчужденности, которая может быть вызвана сложившимися условиями.

Регулярные рассылки и новости

Обмен новостями и обсуждение событий — это важная часть корпоративной культуры. Регулярные рассылки дают сотрудникам возможность почувствовать себя причастными к достижениям и событиям внутри компании, а также быть в курсе последних событий и мер, принимаемых компанией в связи с текущей ситуацией. В компании Infopulse была создана специальная группа, которая освещает действия компании в условиях кризиса, и к которой, в случае необходимости, специалисты могут обратиться за помощью. Но не стоит ограничиваться только насущной информацией о работе в условиях карантина. Новости об успешных проектах, значимых событиях, благотворительных акциях и прочие позитивные новости будут сегодня как нельзя кстати.

Разнообразие каналов коммуникации

Успешная коммуникация в команде во многом зависит от выбора соответствующего инструмента. Среди людей различных поколений, почта, чаты и личное взаимодействие занимают разные места по значимости. Чем старше сотрудники, тем привычнее им использовать почту, но чем они младше, тем больше они полагаются на личную встречу и мгновенный ответ в сообщениях. Подходящим решением может быть использование разнообразных подходов для внутренних коммуникаций. В Infopulse для этого используется корпоративная почта и платформа Microsoft Teams. На базе этой платформы проводятся встречи, осуществляются обмен файлами, быстрые аудио-видео звонки, чаты и прямые трансляции для больших собраний. Такой подход позволяет каждому сотруднику подобрать максимально удобный способ взаимодействия с коллегами и способствует повышению продуктивности внутри команды.

Подводя итоги

Пандемия коронавируса и повсеместный карантин стали стимулом для развития культуры удаленной работы. Согласно опросам, после окончания карантина, 98% сотрудников хотят хотя бы частично продолжить работать удаленно. Это значит, что компаниям нужно не просто решить вопрос временно поддержать инфраструктуру для удаленной работы, а принять сложившиеся условия как новую парадигму. Сейчас бизнесу крайне важно адаптировать процессы, системы и подходы, чтобы соответствовать требованиям меняющегося рынка и обеспечивать высокую производительность в будущем.

Серия полезных вебинаров по организации удаленной работы

Чтобы помочь компаниям справиться с новыми условиями и перейти в новый режим работы, Infopulse предлагает посетить серию бесплатных вебинаров по оптимизации бизнес-процессов. На вебинарах эксперты Infopulse расскажут, как использовать лучшие технологии Microsoft на базе облачной платформы Azure для повышения эффективности бизнеса. 

О компании

Компания Infopulse, часть ведущей скандинавской корпорации по предоставлению цифровых услуг TietoEVRY, является международным поставщиком сервисов в области исследований и разработки программного обеспечения, управления приложениями, облачных и IT-операций, а также кибербезопасности. Среди клиентов компании как малые и средние предприятия, так и компании из списка Fortune 100 по всему миру. Основанная в 1991 году, компания насчитывает более 2,000 специалистов и представлена в 7 странах Европы и Северной Америки. Компания Infopulse входит в рейтинг Топ-100 лучших аутсорсинг компаний в мире Global Outsourcing 100®, по версии международной ассоциации IAOP®, а в 2018 году была названа лучшим IT-работодателем по версии портала DOU. Infopulse является сертифицированным партнером компании Microsoft со статусом Gold, а результатом многолетнего сотрудничества двух компаний стало присвоение награды Microsoft Country Partner of the Year в 2019 году.