Александр Дятлов, General Manager Ukraine в компании Very Good Security, в колонке для AIN.UA рассказывает, как компания перешла на полностью удаленный режим и какие инструменты используют для эффективной работы.
Very Good Security — американская компания в сфере защиты чувствительной информации, привлекшая более $45 млн инвестиций от Visa, Goldman Sachs, Andreessen Horowitz и других.
Коронавирус сделал то, на что потребовалось бы годы: перевел всех одновременно на полностью удаленный режим. Для кого-то этот переход довольно простой. Но для большей части компаний такой режим работы — непривычен.
В случае Very Good Security переход на работу из дома был довольно простым: у нас распределенная команда с офисами в Киеве, Львове, Сан-Франциско и Финиксе, в компании сейчас работает более 120 человек. Большая часть команд находится в разных локациях.
Более того, в компании до карантина было вполне лояльное отношение к удаленной работе, сотрудник мог работать 1-2 дня в неделю из дома. Такое отношение значительно упростило переход на полностью удаленную работу.
В то же время, когда работаешь в распределенной команде, есть много межличностных контактов, которые значительно уменьшаются в полностью удаленной команде.
Pабота в удаленной команде и работа в ситуации с коронавирусом — в корне отличается. Когда ты работаешь в полностью удаленном режиме, то обычно создаешь себе соответствующее рабочее место дома или можешь работать из кафе, чтобы сменить контекст, или же из коворкинга, если хочется больше социализации. В карантине же нужно работать постоянно дома, находясь 24/7 со своими родными и близкими.
Мы в Very Good Security приняли ряд изменений, чтобы сделать переход более плавным, а работу — продуктивной. При этом компания перешла на работу с дома еще 3 марта. Что поменялось в VGS с переходом на работу удаленно:
Стендапы и встречи для синхронизации работы
Для команд, которые синхронизировались каждый день, ничего не изменилось, они так и продолжали видеться онлайн каждый день. Команды, у которых такие синхронизационные встречи были на еженедельной основе, перешли на более частые встречи: 2-3 раза в неделю.
Встречи 1:1
Все лидеры команд делают 1:1 встречи с членами своих команд. Цель таких встреч — понять, что происходит друг у друга и какая помощь может быть нужна. С переходом на удаленный режим мы перешли на проведение 1:1 на еженедельной основе.
Knowledge-sharing
Регулярно проводятся сессии обмена знаниями внутри команд и между командами. При этом существуют два подхода: когда кто-то хочет поделиться знаниями и когда кому-то интересно получить знания. Во втором случае мы находим того, кто может этими знаниями поделиться.
Office hours с топ-менеджментом
Фаундеры и топ-менеджеры выделили временные слоты каждую неделю, чтобы каждый сотрудник имел возможность пообщаться с ними. Например, кофаундер и СТО, Маршалл Джонс, сделал, так называемое COVID-19 Chat Radio. Это встреча в Google Meet, которая длится целый день и в которой Маршалл находится, если не на встречах. Таким образом, всегда можно пообщаться с Маршаллом и поработать вместе с ним.
Кросс-командные встречи
Многие команды (например, Product и Sales команды) проводят ежемесячные встречи для того, чтобы скоординироваться. Такие встречи помогают Sales команде поделиться фидбеком от клиентов, а Product команде рассказать о планах развития продукта. С переходом на удаленную работу, количество таких сессий возросло.
Общекомандные встречи.
Раньше у нас был ежемесячный All Hands и сессии knowledge-sharing, которые проходили, когда в этом была необходимость. В связи с тем, что количество межличностных контактов значительно сократилась, мы увеличили количество общекомандных встреч, чтобы это компенсировать и чтобы команды не находились в информационном вакууме:
- All Hands. Ежемесячные собрания всей команды, на которых СЕО рассказывает о результатах месяца и планах на следующий месяц.
- Remote coffee. Это неформальное мероприятие, где можно общаться на любые темы с коллегами, проводим его раз в неделю. При этом иногда эти мероприятия — тематические. У нас был remote coffee, на котором все пришли в гавайской одежде, а был такой, где нужно было прийти в очках.
- Chat&Learn. На этих мероприятиях кто-то из ребят рассказывает про свои увлечения, делится знаниями, рассказывает о своем проекте. Проводим каждые две недели. Например один из наших сотрудников играет на 5 инструментах и он рассказывал нам о них на Chat&Learn.
- Happy Hour. Это неформальное мероприятие, которое мы проводим в пятницу вечером, чтобы просто потусить с коллегами и обсудить интересные события за неделю. Они бывают тематическими. Например, однажды Дотти, Chief of Staff, пригласила всех ребят к себе домой на виртуальную вечеринку
- Remote Fun. Раз в неделю мы проводим игры или интересные обсуждения онлайн. Играем в Что? Где? Когда?, настольные игры, обсуждаем книги.
- Сессии с приглашенными спикерами. Мы приглашаем интересных спикеров поделиться их знаниями. Так, например, недавно Уляна Супрун рассказывала нашей команде про коронавирус и как с ним бороться. А скоро Любомир Остапив расскажет о финансах в период кризиса. Также, Джон Ким расскажет о том, насколько важно развивать софт скиллы, чтобы добиться успеха.
- Сюрпризы на дни рождения. Раньше мы поздравляли с Днем рождения в офисе, но сейчас мы не можем этого делать. Поэтому на День рождения вместе с подарком мы присылаем курьера с небольшим сладким сюрпризом.
- Mental Health вебинары. Как я писал выше, работа из дома — это очень непросто для многих. Статистика Китая показывает, что количество разводов после карантина значительно возросло. Оно и понятно, пары проводят вместе 24/7 в закрытом пространстве, что сложно для отношений. Мы начали проводить вебинары по ментальному здоровью, чтобы помочь нашим сотрудникам лучше справляться с челленджами карантина.
Все эти общекомандные встречи помогают stay connected.
Инструментарий которые очень помогают нашей команде в ремоут работе.
Видеозвонки — Google Meet
Для всех звонков мы используем Google Meet. Мы рассматривали Zoom, но из-за их проблем с безопасностью, отказались от их использования. Google Meet отлично справляется как с небольшими звонками, так и со звонками всей команды, в которых принимают участие более 100 человек одновременно. На групповых звонках у нас два основных правила:
- Включайте камеру. Так как большинство людей находятся дома, важно, чтобы была возможность видеть своих коллег, а не только слышать их.
- Отключайте микрофон, если не говорите. Часто даже негромкий звук может мешать остальным слушать спикера. В Google Meet можно принудительно отключать микрофон, если кто-то забыл это сделать.
Внутренняя коммуникация — Slack
Все внутренние переписки у нас происходят в Slack. С переходом на карантин, мы добавили несколько каналов, где сотрудники могут общаться на неформальные темы, сбрасывать фоточки с их удаленных рабочих мест и как они проводят время. Например, у нас есть канал #paws-up про домашних любимцев, #books — книжный клуб, #kids — про детей, #quarantini — про коктейли.
Почта — Gmail
Каждый сотрудник сам выбирает, как именно использовать этот инструмент. Кто-то использует дополнительные имейл-клиенты, мне нравится веб-версия Gmail.
Обмен знаниями — Confluence
Изначально мы хранили знания на Google Drive и Github. Но мы поняли, что это не очень удобно и сейчас активно переходим на Confluence, как главный ресурс для обмена знаниями. В Confluence — хорошая система поиска и возможность для структурирования информации, что критично для обмена знаниями.
Project Management — Clubhouse
Как таск-менеджер, мы используем Clubhouse. У каждой команды в компании есть свой спейс в Clubhouse, где они выбирают удобный им способ отслеживания задач (Kanban, Scrum и другие). Clubhouse — более легок в управлении, чем Jira и справляется с нужными нам задачами. Clubhouse еще можно назвать Jira без стероидов, все просто и ничего лишнего.
CRM — Salesforce
Salesforce — самая продвинутая CRM-система, в которой можно настроить все необходимые процессы под нужды компании и подключить различные инструменты, которые нужны отделу продаж. При этом Salesforce — довольно тяжелый инструмент и его стоит использовать при определенных объемах продаж и размерах команды.
Marketing CRM — HubSpot
HubSpot помогает автоматизировать работу с inbound leads и маркетинг кампаниями для привлечения новых лидов.
Выставление целей и Performance Review — Lattice
Мы используем Lattice для постановки целей и проведения Performance Review. Lattice позволяет автоматизировать многие процессы и повышает прозрачность того, чем занимаются команды. Все команды ставят цели по методологии SMART, которые, в свою очередь, привязываются к целям компании. Также в Lattice сотрудники могут благодарить друг друга за важные достижения и этот фидбек будет автоматически опубликован в Slack.
Отслеживание HR информации и отпусков/командировок/больничных — BambooHR
В BambooHR можно удобно настроить процессы утверждения командировок, отпусков и больничных. При этом, например, если запрошена командировка и она была утверждена, админ команда получит информацию и необходимые данные для организации поездки. Также в Бамбу есть вся HR статистика, через систему можно оповещать о новых сотрудниках и удобно управлять данными.
Организация встреч между сотрудниками — Donut
Бот можно настроить, чтобы он периодически знакомил сотрудников между собой и предлагал пообщаться. Таким образом повышается коммуникация между сотрудником внутри команды.
Брейншторминг и вайтборды — Miro
В Miro можно создавать онлайн вайтборды со стикерами, майндмапы и многое другое. При этом все участники могут их редактировать в реальном времени и добавлять свои идеи.
Выводы
Уже сейчас можно сделать интересные выводы после перехода на полностью удаленную работу:
- Эффективность команды, работающей полностью удаленно, не поменялась в сравнении с работой в офисе, а активности, перечисленные выше, помогли преодолеть вакуум изоляции.
- Стоит соблюдать баланс активностей. Например, мы пробовали проводить remote coffee каждый рабочий день и через некоторое время посещаемость значительно уменьшилась.
- Онлайн-активности с аджендой или тематикой значительно интереснее, чем на свободную тему. В реальной жизни можно собраться вместе и общаться на различные темы. Онлайн же это намного сложнее и часто бывает, что общаются 2-3 человека из группы в 10 человек, если не задана тематика встречи.
Автор: Александр Дятлов, General Manager Ukraine в Very Good Security
