EN

Как построить удаленную работу по принципам офисной – опыт компании Avivi

1686

Внезапный карантин стал настоящим испытанием для бизнеса в плане организации рабочего процесса. Удаленная работа, которая ранее считалась уделом фрилансеров, стала необходима всем, а от способности быстро и эффективно перейти на «удаленку» зависела судьба многих компаний. Однако есть множество примеров, когда смена сотрудниками офиса на диван или кухню практически не отразился на общем процессе. Это стало возможным благодаря правильному построению работы по принципам удаленной с использованием современных инструментов. 

Главный враг организации современной офисной работы

Каждый владелец бизнеса стремиться создать наилучшие условия для своего дела и получать больше выгоды. Много усилий всегда направлены на модернизацию производства, построение логистики, и все, что связано с материальной частью. Однако все это не имеет смысла без должной организации управленческой иерархии, отдела продаж, бухгалтерии и маркетинга. Это удел офисных сотрудников, без которых ничего не продается, не рекламируется и не происходит в принципе. Поэтому от уровня организации работы офиса зависит многое, и современные руководители замечают, что за последнее время в этом вопросе появилось много изменений. 

Современная компания уже не может работать так, как это было 10 или даже 5 лет назад. Главным врагом офисной работы сегодня является отсутствие прогресса в области высоких технологий. Вести дела на бумаге, а клиентскую базу в блокноте — уже нельзя, поскольку это неэффективно по затратам времени и средств. Контролировать работу сотрудников с секундомером и личным присмотром — невозможно и глупо, особенно если у вас не пара сотрудников, а огромный отдел. Звонить клиентам по телефону и не использовать сотни других каналов связи — вообще недопустимо. И чем больше бизнес-процессов внутри вашей компании зависят от устарелых физических ресурсов таких, как: телефонный аппарат, лист бумаги или закрытая дверь в кабинете начальника, от которого зависит принятие важного решения, тем больше вероятности потерпеть крах в современном корпоративном мире. 

Работа онлайн — просто, эффективно и быстро 

«Нам не подходит работать онлайн» — это главное заблуждение, которое на первых порах присутствует в сознании практически всех руководителей. Компания «Авиви» работает в сфере внедрения инструментов для бизнеса с 2007 года и присутствует на рынках 34 стран мира, и мы с уверенностью можем опровергнуть этот тезис. На самом деле перенос бизнеса в виртуальную среду применим абсолютно для всех сфер деятельности, где есть: 

  • больше одного сотрудника;
  • ведется работа с клиентами и/или подрядчиками;
  • есть товары или услуги, которые предлагают другим.

Современные инструменты для бизнеса способны заменить все, что имеет материальное воплощение в работе вашего офиса. Их много и все имеют разное предназначение, поэтому для организации работы современного офиса стоит воспользоваться готовым и функциональным набором инструментов, таким как «Бітрікс24». Эта платформа создана специально для помощи в работе компаний не зависимо от количества сотрудников и позволяет перенести все бизнес-процессы в онлайн, обеспечить свободный доступ сотрудников с любого устройства и решать за секунды многие вопросы, которые в реальной жизни могут затягиваться на часы или даже дни. 

И поскольку вы внедряете систему, которая работает через Интернет, у вас появляется карт-бланш на организацию офисной работы по принципам удаленной. Это не только поможет компании выжить во время следующего карантина или другого нежданного ЧП, но и сделает вашу компанию мобильной, позволит быть на связи с сотрудниками в любой точке мира и в будущем с легкостью масштабировать бизнес. 

Виртуальный аналог офиса на сборном примере

Нашей компании известно множество примеров построения офисной работы по принципам удаленной. Это начинается с момента внедрения «Бітрікс24» и весьма быстро дает результаты. В компаниях наших клиентов, где сотрудники регулярно посещали офис до ограничений, эта стратегия отлично зарекомендовала себя уже с первых часов карантина. И если персонал разъехался из офиса до обеда, то уже к вечеру люди обустраивали свои персональные рабочие места и вновь появились в Порталах компаний. Для полноценной удаленной работы по нашим наблюдениям, приходилось донастроить около 8-10% бизнес-процессов от всего, что уже было готово. 

Какие главные правила нужно соблюдать для построения виртуальной работы офиса? Вот самые важные:

Перенесите общение в «Бітрікс24». Система позволяет общаться как по любым рабочим моментам, так и в личном порядке. Вы можете обсуждать каждую сделку или ситуацию каждого отдельного клиента прямо в специальных прикрепленных чатах с сохранением истории переписки. Общий чат объединяет всех сотрудников вообще, а для каждого отдельного проекта или задачи доступны собственные диалоги. Постарайтесь подкреплять любое живое общение письменным обращением. К примеру, даже в реальном офисе менеджеры, которые сидят в одном кабинете, должны общаться в чатах «Бітрікс24». От этого много пользы: во-первых, никто никому не мешает, во-вторых, всегда можно просмотреть нить разговора и в-третьих, как говориться: «Что напечатано в диалоге — не затеряется по дороге». 

Не бойтесь ставить задачи. «Бітрікс24» оснащен мощным функционалом для планирования, контроля и совместной работы сотрудников. Это решается с использованием задач, которые адресованы конкретным исполнителям и ограничены временными рамками. Если вам необходимо спланировать деятельность, срочно выполнить что-то важное или не забыть сделать что-либо в будущем — поставьте задачу себе или нужному сотруднику. Это практически 100% уверенности, что про задание не забудут или проигнорируют. Кроме того, вы всегда будете понимать, сколько времени затрачено на исполнение. Когда задачи будут ставятся даже в случаях, когда сотрудники просят помочь друг друга — это станет показателем успешной виртуальной деятельности.

Пользуйтесь СRM. Система управления взаимосвязями с клиентами призвана повышать продажи, собирать в едином месте доступную всем сотрудникам информацию про клиентов, контролировать этапы выполнения сделок и автоматизировать процессы. Любое обращение в вашу компанию, будь то телефонный звонок, е-mail, сообщение в корпоративный Viber и прочее обязательно будет собрано системой в едином Контакт-Центре и сохранено в истории. По нашим наблюдениям именно это помогло нашим клиентам во время карантина восстановили связь с покупателями, которые по нескольку лет к ним не обращались. И это привело к заключению новых сделок даже в трудное время. 

Автоматизируйте рутинные бизнес-процессы. Современные инструменты избавляют избавить ваших сотрудников от постоянных однотипных действий или сократить до минимума сложные бюрократические операции. К примеру, во многих компаниях распределением входящих заявок от клиентов по менеджерам занимаются роботы «Бітрікс24». А для согласования заявления на отпуск сотруднику достаточно ввести желаемые даты и нажать две кнопки в Портале: система сама высчитает возможность отпуска, отправит запрос руководителю на утверждение, даже если его нет на месте и сообщит о результате прошения заявителя. Это же касается и однотипных повторяющихся задач: если, например, каждых два дня нужно проверять почтовый ящик, то созданный шаблон рекуррентной задачи будет автоматически создавать задание нужному сотруднику в определенное время. 

Проводите виртуальные встречи и совещания. «Бітрікс24» предоставляет возможность проведения видеоконференций до 12 участников одновременно, внутренние аудиозвонки между сотрудниками и обмен файлами. Вам более не понадобятся сторонние программы для проведения «созвонов» между сотрудниками. Практикуйте больше видеоконференций и вы увидите, что это весьма просто, эффективно и даже весело, в некотором роде. Кстати, теперь никто не опоздает на совещание, поскольку для участия в видеоконференции нужен всего лишь смартфон, который всегда у всех под рукой. Видеосвязь в «Бітрікс24» приобрела особую популярность и отлично зарекомендовала себя как раз с началом карантина. 

Контролируйте своих сотрудников онлайн. Виртуальную работу от реальной отличает отсутствие живого контакта. К примеру, в офисе руководитель может заглянуть к подчиненным и посмотреть, кто чем занят. В виртуальном офисе также есть множество способов контролировать сотрудников: учитывать время, мониторить взаимосвязи и эффективность совместной работы отдельных людей и целых отделов. Контроль сотрудников не является наказанием: даже с психологической точки зрения человек более ответственно выполняет любую работу, если знает, что за этим кто-либо наблюдает. Поэтому даже если вы всецело доверяете своим людям и ежедневно видите их в офисе — научите их вести учет рабочего времени в «Бітрікс24». Это поможет лучше понимать ход дел в компании, измерять личную эффективность, а в случае перехода на действительно удаленную работу станет уже необходимым навыком.

Давайте работать

Мир уже никогда не будет прежним: в этом нет особой вины карантина, который просто вовремя оголил проблемы, которые уже давно нависали над каждым бизнесом в плане построения работы компании. Однако мы видим реальные примеры использования необходимых инструментов, таких как «Бітрікс24», и положительный эффект от организации работы по принципам удаленной. Это позволит вашему бизнесу не боятся потрясений, даже мирового масштаба. А в обычное время такая модель значительно оптимизирует деятельность офисных сотрудников. 

Оставить комментарий

Комментарии | 0

  • Дія City
  • Истории компаний
  • Расследования AIN.UA
  • Спецпроекты
  • Безопасность номера
  • Безпека гаманця
Реклама на AIN.UA

Поиск