Як мотивувати себе та команду під час роботи з дому? Чек-лист від менеджера ІТ-проектів

Олена Григорчук, Head of Project Management Office в N-iX, у своїй статті радить, як краще організувати роботу з дому, щоби команда не втрачала мотивацію.

Кожна команда проходить певний життєвий цикл. Будь-які зміни у вже сформованій команді на етапі Performing (прихід новачків, конфлікти, різноманітні зовнішні фактори і т.д.) можуть відкинути її назад до етапу Storming. Вимушений карантин сьогодні — це одна з таких змін.  

Викликів, з якими стикаються менеджери в нових умовах, багато: 

• Комунікація (її нестача або перенасичення);
• Брак контролю над роботою, що виконується;
• Проблеми зі зміною продуктивності в команді;
• Нестача довіри та згуртованості у команді;
• Демотивація членів команди;
• Конфлікти в командах;
• Нестача інформації (не всі процеси задокументовані);
• Соціальна ізоляція (може вибити з робочого ритму);
• Відволікаючі фактори вдома (галасливі діти, шумні співмешканці, сусіди, що роблять ремонт);
• Технічні проблеми (інтернет-зв’язок) і т.д.

Тому налаштувати процес для своєї роботи та взаємодії з командою варто по-новому.

Не втрачайте концентрацію

• Дайте зрозуміти своїм домашнім, коли вас не можна турбувати — це може бути табличка на дверях або навушники, які допоможуть ізолюватися від зовнішнього шуму.
• Встановіть чіткі робочі години.
• Створюйте списки завдань із пріоритетами.
• Метод «З’їсти жабу» — робіть на початку найскладніше та найпріоритетніше завдання.
• Метод Pomodoro — розбивайте роботу на 25-хвилинні інтервали, розділені короткими перервами. Ось кілька інструментів на основі техніки Pomodoro, які допоможуть вам працювати ефективно:
  • PomoDoneApp (Web, Windows, macOS, Linux, iOS, Android) для інтеграції  Pomodoro з іншими програмами по таск менеджменту (Trello, Asana, Todoist);
  • KanbanFlow (Web) для поєднання Kanban та Pomodoro;
  • Focus Booster (Web, Windows, macOS, iOS, Android) для фрілансерів, які працюють з багатьма клієнтами;
  • Marinara Timer (Web) для застосування методу Pomodoro в командах;
  • Be Focused (macOS, iOS) для таск і тайм менеджменту на пристроях Apple;
  • Tomatoes (Web) для збільшення мотивації притримуватись даної техніки;
  • Pomodoro.cc (Web) для людей, які тільки знайомляться із методом Pomodoro.

Працюйте з комунікаційними викликами

• Забезпечте свою доступність у всіх узгоджених каналах комунікації. Якщо у вашого колеги виникають проблеми чи питання, ви повинні оперативно на них реагувати.
• Якщо ви залишаєте робоче місце протягом дня (відвідуєте лікаря, плануєте вигуляти собаку чи пообідати) — змінюйте статус своєї доступності у каналах комунікації та повідомляйте про це команду.
• Вмикайте відео на зустрічах — це якісно покращує комунікацію, так як ми бачимо мову жестів та міміку наших співрозмовників;
• Завжди дотримуйтесь традиційних практик ділових зустрічей — прописуйте плани зустрічі, плани дій та відповідальних за них та результати обговорень.
• Щоб пришвидшити процес прийняття рішень — краще зідзвонитись.

Оберіть канал для комунікації

Не кожен комунікаційний канал, який підходить вам, підходить вашій команді. Коли я підбираю такий для команди, спершу пробую сама, аналізую, чи підійде нам, потім тестуємо всією командою і тоді остаточно вирішуємо. Ось ті, що підходять у роботі з моїми командами:

• Для чатів та обговорень: Slack, Google Hangouts
• Проектний менеджмент: Trello, Jira, Visual Studio
• Відео конференції: Google Meet, Zoom, Cisco Webex
• Cпівпраця та складання прототипів: Invision

Підтримуйте мотивацію команди

• Заплануйте регулярні зустрічі Chat with DM (PM, Lead) для обговорення поточної ситуації, розуміння, що кого турбує, відповідей на питання.
• Не забувати цінувати і хвалити своїх людей — як і у приватних розмовах, так і у обговореннях з командою та клієнтом.
• Підтримуйте своїх колег тоді, коли атмосфера особливо напружена (жорсткі дедлайни, невизначена ситуація, і т.д;).
• Проводьте особисті зустрічі. Як менеджеру, вам дуже важливо розуміти, що тривожить людей, прояснювати незрозумілі людині моменти, надавати відгуки про роботу та емоційну підтримку.
• Не забувайте про тімбілдінги! Наприклад, є багато віртуальних ігор які ви можете пограти усією командою — Codenames, Featureban online, Board games, Mafia online та багато інших.
• Влаштовуйте зустрічі не по роботі — ранкові кавування чи вечірні посиденьки онлайн.
• Практикуйте технічні зустрічі, де можна поділитись знаннями про продукт і технології, обговорити технічні рішення проблем, обмінятись досвідом. З моїми командами це дуже добре працює.

Автор: Олена Григорчук, Head of Project Management Office в N-iX