Актуально: автоматизация работы с документами BAS Документообіг КОРП

В марте перед многими, если не перед всеми, стал вопрос переведения процессов бизнеса в электронный формат. И сегодня такая необходимость все еще актуальна. 

Это касается и обмена документацией, ее учета внутри компании. Для решения этих задач важно выбрать правильное ПО. Учитывать следует возможность синхронизации с учетной программой, чтобы пользование было удобным и многофункциональным, и конечно, без переплаты. Кроме того, понадобятся квалифицированные специалисты, которые качественно внедрят и в дальнейшем будут сопровождать в работе. 

Александр Бобровский, директор направления автоматизации бизнеса «СОФТКОМ», знакомит с одним из таких решений — BAS Документообіг КОРП – это система, которая позволяет:

• комплексно автоматизировать учет документов;
• оптимизировать взаимодействия между сотрудниками;
• контролировать и анализировать выполнение работы по документообороту. 

Как говорит Александр, использование данного решения исключит возможность потери оригиналов документов, повысит дисциплину персонала, упростит контроль за сотрудниками и бизнес-процессами, а также ускорит сам бизнес.

Для кого подойдет данная программа?

Преимущество BAS Документообіг КОРП в том, что решение не имеет отраслевой принадлежности и может успешно использоваться в организациях и предприятиях любой отрасли и формы собственности. Например, в:

• крупных коммерческих корпорациях;
• банковских и других финучреждениях;
• производственных компаниях;
• небольших частных фирмах.

BAS Документообіг КОРП соответствует всем законодательным и нормативным требованиям Украины, регламентирующих порядок работы с документами. Конфигурация многопользовательская и работает через локальную сеть и через интернет. Также работать в программе возможно через мобильное приложение.

Рассмотрим более полно некоторые функциональные возможности конфигурации:

1. Работа с договорами

Программа позволяет создавать и редактировать документы любых типов. Каждый файл сопровождается карточкой с набором реквизитов, необходимых для отслеживания в системе.

Кроме работы с документацией, в BAS Документообіг КОРП доступна и такая функциональность, как модули для передачи данных, согласование и хранение имеющихся актов, договоров, служебных записок, накладных и других документов.

2. Учет договоров

В BAS Документообіг КОРП автоматизирован полный жизненный цикл договорных документов: от подготовки проекта договора, его согласования и установки сроков до контроля возврата переданного экземпляра, а также его возможного расторжения.

3. Маршрутизация документов

Функция позволяет настроить шаблоны маршрутизации согласно заданным параметрам, например, суммы договора. Если сумма договора будет больше, чем заданное пороговое значение, например в 40 000 грн, то документ отправится директору или его заместителю. В случае, если сумма договора будет меньше 40 000 грн — документ автоматически отправится руководителю отдела для утверждения.

4. Внутренняя встроенная электронная почта, которая позволяет:

• отправлять из программы любые документы или файлы;
• загружать входящие или внутренние документы в программу;
• при использовании ЭЦП, отправлять и принимать подписанные и зашифрованные файлы;
• искать письма по реквизитам и с помощью быстрого поиска, искать в числе прочего, и по текстовому содержанию писем.

5. Несколько резолюций в документах

В карточке документа BAS Документообіг КОРП можно указать несколько резолюций. Предусмотрена возможность заверять резолюции электронной подписью (ЭЦП). Необходимость подписания резолюций определяется правилами документооборота, установленными на предприятии.

Программа позволяет обмениваться с клиентами уже согласованными документами с юридической значимостью (например, договорами или дополнительными соглашениями/спецификациями).

6. Контроль переданных документов должностным лицам и контроль сроков их возврата

Для отслеживания документа есть возможность поставить его на контроль и внести необходимые напоминания в календарь. 

7. Бизнес-процессы и работа пользователей

В программе BAS Документообіг КОРП коллективная работа с документами реализована с помощью следующих бизнес-процессов:

• рассмотрение — документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа;
• исполнение — документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины;
• согласование — приложенные к такому бизнес-процессу, документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование;
• утверждение — документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа;
• регистрация — документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту;
• ознакомление — нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления;
• поручение — можно выдавать поручения сотрудникам и проверять их выполнение.

Также есть возможность назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Например, документ можно отправить на утверждение роли «Директор», и программа автоматически доставит соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль, — самому директору или его заместителю.

8. Учет рабочего времени и контроль выполнения

Внедрив систему BAS Документообіг КОРП, пользователь получает полный контроль по выполнению поставленной задачи и учет рабочего времени. Программа позволяет отслеживать эффективность и производительность работы сотрудников. Предусмотрена ежедневная отчетность согласно проведенным работам по проекту, затраченному времени, выполненным задачам.

В системе также существует встроенный календарь, который позволяет вести персональный график, а также планировать мероприятия с участием других сотрудников, учитывая их занятость.

9. Учет проектов и мониторинг их реализации через систему. 

Данная функция позволяет:

• планировать проекты;
• составлять отчетность по проектам;
• видеть проектные данные и трудозатраты по каждому проекту; 
• выявлять основные этапы проектов;
• выгружать данные из MS Project;
• получать данные в виде диаграммы Ганта.

Многие украинские компании уже перешли на электронный документооборот. Одной из таких компаний является AUTOLUX – лидер среди пассажирских автобусных перевозчиков в Украине. 

При выборе программного решения BAS Документообіг КОРП компанией была озвучена цель — автоматизация процесса согласования счетов на оплату товаров или услуг и формирование по утвержденным счетам платежных документов. Связан этот процесс был напрямую с коммуникациями по почте большого количества сотрудников.

В соответствии с целью было подобрано решение — BAS Документообіг КОРП. В качестве внедряющей компании выбран «СОФТКОМ». Критериями выбора были: наличие опыта подтвержденным количеством внедренных IT-решений и возможность последующей поддержки и сопровождения программы. 

Для реализации проекта специалистами внедренца было сделано:

• публикация базы на веб-сервере;
• создание в системе ключевых бизнес-процессов индивидуально под бизнес клиента;
• создание автоматического обмена данными между конфигурациями Управління торговим підприємством и BAS Документообіг КОРП.

Благодаря этому компания AUTOLUX получила автоматизированный процесс создания платежных документов (после их согласования), а также:

• значительно сократила время на подготовку и поиск необходимых документов;
• ускорила поиск документов;
• уменьшила бумажный документооборот.

А за счет размещения базы на веб-сервере сотрудники AUTOLUX могут выполнять все шаги согласования бизнес-процессов даже из почты.

Подытожим, BAS Документообіг КОРП предоставляет такие возможности: 

• иметь оперативный доступ ко всем документам и их учету;
• централизовано хранить данные с высоким уровнем защиты;
• вести учет договоров;
• создавать и работать с разными версиями файлов;
• проставлять штампы регистрации;
• обрабатывать текстовые и другие файлы;
• вести учет длительности работы с документами;
• мониторить клиентские обращения;
• сканировать и загружать файлы;
• вести документооборот между структурными подразделениями.

Напоследок, хотелось бы заметить, что автоматизация документооборота с системой BAS освобождает от переживаний по поводу честности и производительности сотрудников, а также освобождает их от операционной работы и дает больше времени на выполнение важных задач.