Карантинный онбординг — как Very Good Security удаленно расширяет команду

Юлия Ищук, HR Manager в Very Good Security, в колонке для AIN.UA рассказывает, как компания наладила процесс онбординга новых сотрудников, работая в полностью удаленном режиме.

Корона-времена оставили свой отпечаток. Новые реалии заставили бизнесы и компании резко и быстро перейти на новый уровень — онлайн, к которому не все бизнесы оказались готовыми. Однако эта статья — не про увольнения, а про найм. Вопреки карантину, работе из дома, кризису и т.п., мы продолжили дополнять VGS команду крутыми людьми.

Онбординг — это и есть мост между процессом собеседования, этапами интервью и реальной жизнью компании. От успешности онбординга зависит ваша репутация как работодателя, длительность рабочих отношений с сотрудниками и результативность самого сотрудника.

Таким образом, за период с 23 марта по 1 июня к нам присоединились 6 новичков в Украине и 13 — в Штатах.

Работа из дома

Итак, начну с того, что сам факт перехода на работу из дома нам достаточно близок, так как мы и ранее могли спокойно работать из дома в любой момент. Каждый сотрудник еще до карантина мог 2-3 дня в неделю работать удаленно, находясь дома, в кафешке или на острове.

Но, когда все стали работать из дома — было немного непривычно. О том, как мы не скучали и объединились на карантине, мы уже рассказывали AIN.UA.

Техническое закулисье

Вся подготовка ко встрече новичка ведется через Bamboohr и начинается за 2-3 дня до выхода: 

1. HR менеджер готовит все данные про новичка, приглашает его в наши программы, отправляет задачи и напоминания менеджеру. 
2. Менеджер назначает онбординг «бадди», который помогает локально адаптироваться. 
3. HR менеджер назначает «удаленный кофе-тайм» для новичка и тех сотрудников, с которыми ему необходимо будет взаимодействовать первое время: дает задание админ команде подготовить «виртуальное рабочее место». 

Потом наступает первый рабочий день новичка — самый важный и ответственный день. День первого впечатления — день, который нельзя откатить обратно. Наша задача во время карантина — не дать новичку почувствовать себя брошенным или одиноким, так как это напрямую влияет на его продуктивность и результативность. 

Так, за 30 минут до начала рабочего дня мы на рабочий имейл отправляем «Welcome letter». 

Прочитав имейл и увидев инвайт, мы созваниваемся с новичком через Google Meet. Мы — это сотрудник, HR и менеджер/онбординг бадди (в зависимости от локации менеджера). В обычное время, некарантинное, мы делаем экскурсию по офису, рассказываем офисные правила, кто где сидит, что где находится, показываем рабочее место, знакомим с ребятами из других команд. И тут задействованы все основные каналы восприятия (тактильный, визуальный, аудиальный, и т.п.)

Во время карантина, на виртуальной первой встрече мы знакомимся (камеру обязательно надо включить :)), спрашиваем, все ли ок для работы, нужна ли помощь, все ли доступы есть. Также рассказываем, что в Bamboo HR его ожидает так называемый квест на день, который ему надо пройти, чтобы на следующий день получить порцию новых заданий.

А еще HR менеджер договаривается о встрече во второй половине дня. У нас это называется New Hire Orientation. Это встреча про нашу VGS жизнь, миссию, ценности, культуру и внутренние правила, особенности коммуникации в распределенной команде, какие есть «плюшки», бенефиты и обязательные программы. На эту встречу мы также приглашаем онбординг бадди.

Раз в две недели в компании проводится VGS Product Training для всех новичков, на котором продакт менеджер рассказывает про особенности нашего продукта.

Техника

Админ менеджер заботится о том, чтобы в первый рабочий день у сотрудника был лэптоп. Если для работы необходимы дополнительные гаджеты, монитор или переходники — сотрудник сам покупает, а стоимость ему возвращается в ближайшую компенсацию. А уже в офисе всех новичков будет ожидать корпоративный онбординг-набор (футболка, блокнотик, ручка, много наклеек, камера кавер и RFID). 

Первый день в компании 

Чтобы не быть голословными, мы попросили ребят прокомментировать, каково было им выходить онлайн в новую компанию:

Катерина:
По враженням: перші дні дуже багато мітингів і це трохи втомлює. у мене за день було 6-7 колів. ще важко звикнути до такої кількості каналів у Слаку — не одразу зрозуміло, куди свою увагу звертати одразу, а де можна переглядати повідомлення раз на день. З умовно негативного — це все.

Решта — лише позитивні враження. Мені допомагали всі, хто зі мною комунікував, намагались адаптувати до існуючих процесів. Було приємно спілкуватись з HR на колах, яка дуже м’яко і з розумінням допомогає налаштувати необхідні інструменти і в цілому підбадьорює))^.

Якщо підсумовувати, мені було дуже комфортно адаптуватись і взагалі я жодного разу не пошкодувала, що прийшла саме до VGS!

Олег:
Ще до першого робочого дня в мене був створений гугл аккаунт, який був необхідний для старту. В перший день я отримав пару десятків тасок в Бамбу, за допомогою яких я зміг попросити доступ до всіх необхідних сервісів для роботи. Також, протягом першого тижня, я познайомився на one-on-one мітингах з багатьма колегами.

Руслан:
Мой первый день я запомнил кучей процедур которые нужно было выполнить. Много времени заняла настройка компьютера. Параллельно с ней читал документацию, чтобы сложить в голове картинку о продукте. Порадовала дружелюбная атмосфера в коллективе — люди на созвонах были рады знакомству и сложилось впечатление, что в компанию не просто отбирают новых «бойцов» (и думают потом, чем занять), а каждого кандидата тщательно проверяют и ждут его выхода (зная, под какие задачи человек подойдет лучше всего). Понравилось, что параллельно с настройкой компьютера, у меня была возможность писать код, и свой первый пулл реквест на гитхаб я создал уже в первый рабочий день. Это было приятно. Ребята сами писали в Skack, представлялись, рассказывали, чем занимаются, по каким вопросам я могу к ним обращаться — это добавило уверенности, что любой вопрос можно быстро решить.

Чтобы узнать, насколько удачным был онбординг и найм, мы запустили Ramping Project, в основе которого по каждой позиции есть метрики на 30-60-90 дней для новичка, которые мы регулярно отслеживаем. Например, новичок команды продаж (SDR) первые 30 дней осваивается на проекте, а на второй месяц уже должен назначить 10 результативных встреч, через 3 месяца — 14 встреч. А вот инженер по поддержке клиентов в первый месяц работы должен принять участие минимум в 10 запросах от клиентов, а вот на второй месяц уже самостоятельно решить минимум 20 запросов.

Подводя итоги, что действительно важно для компании и для новичка во время онлайн онбординга:

• Постоянный контакт с HR, менеджером и онбординг бадди, особенно в первый день.
• Обеспечить новичка необходимой для работы техникой.
• Ввести во все тонкости и подробности проекта в первую неделю.
• Показать и научить пользоваться основными инструментами компании.
• Посвятить во все тонкости культуры взаимодействия внутри компании.
• Неформальное общение на общих созвонах с командой.

Какие выводы мы для себя сделали: 

• Нет ничего невозможного.
• Во время карантина тоже есть жизнь.
• Время карантина — для многих морально сложное и напряженное, важно поддерживать моральный дух ребят, с которыми работаем, с добротой и пониманием относиться друг к другу.
• А еще мы поняли, что легко можем работать с сотрудниками на «удаленке» и открыли удаленные вакансии.

Автор: Юлия Ищук, HR Manager в Very Good Security