Як забути про проблеми з документами: досвід ZEO Alliance

Чи можливо бізнесу впевнено працювати у період карантинних обмежень, коли зустрічі з контрагентами і підписання угод віч-на-віч неможливі, а короткі паузи в роботі призводять до втрати прибутків, зменшення команди або вимушеного закриття. 

Досвід компанії ZEO Alliance показав, що компанії, які далекоглядно перейшли на електронний документообіг (ЕДО) — опинилися в значно кращій ситуації і продовжили стабільно працювати. Їм не довелося переналаштовувати та змінювати бізнес-процеси. Усю роботу IT-компанія оптимізувала та автоматизувала ще у травні 2018 року, коли почала використовувати сервіс «Арт-Офіс». 

Сервіс «Арт-Офіс» — це унікальна розробка української компанії «ДІСІЕНСІ», яка кілька років успішно займається інтеграцією корпоративних рішень щодо впровадження електронного документообігу.

«Наша мета була максимально зменшити паперовий документообіг та перелаштувати його на електронний. Що стосується погодження та підписання документів, то прагнули зменшити кількість очних комунікацій. Розуміли, що ЕДО нам гостро необхідний», — розповідають у ZEO Alliance. 

ZEO Alliance — велика міжнародна IT-компанія, з головним офісом в Києві. Вже 6 років розробляє оригінальні IT-продукти (софт та hardware) і продає їх користувачам по всьому світу: від США до Азії. 

Вагомим успіхом у компанії вважають, що за період карантину документообіг залишився на тому ж рівні, що і до настання зазначеного періоду. Інструменти ЕДО та можливість онлайн-комунікації з партнерами допомогли IT-компанії уникнути простою в бізнесі. 

Для команди робота у дистанційному режимі не вимагала адаптації та минула без стресу. Усі задачі за чинними та новими угодам вирішувались ефективно і вчасно. Більше того, під час карантину команда компанії звично підписувала угоди із новими клієнтами і виконувала зобов’язання перед замовниками.

«Арт-Офіс дозволяє працювати віддалено, тому через вимушений перехід зі стаціонарної роботи на ремоут компанія не відчула серйозного стресу. Сервіс допомагає економити час і почувати себе впевнено. Зараз складно уявити, як можна працювати по іншому», — каже представник IT-компанії.

Серед викликів, із якими стикається компанія — відстань, адже їхні контрагенти знаходяться не лише в Україні, а й за її межами. Щоб бути поруч із замовниками та користувачами в прямому і переносному сенсі, їм доводиться шукати усі можливі шляхи спілкування та передачі важливої інформації. Електронний документообіг суттєво полегшує життя бізнесу.

При виборі сервісу для обміну електронними документами IT-компанія мала чіткий перелік вимог. Ці чинники стали вирішальними. Ось чому ZEO Alliance обрали «Арт-Офіс»:

• Сервіс відповідає політиці безпеки компанії. А питання безпеки наразі стоїть дуже гостро, адже в роботі використовуються особисті дані, що переплітаються з грошовими сумами. Це завжди делікатне питання. 
• Його легко вбудувати в бізнес-процеси компанії та й затрати часу на запуск даного сервісу були мінімальними.
• Має можливість масштабування та ефективного використання із зростанням підприємства.
• Можна миттєво надати доступ контрагентам до документів у режимі 24/7.
• Підтримує формати документів, з якими працює компанія: можна підписувати персональні, бухгалтерські, нотаріальні та інші документи.
• Легкий та простий у користуванні, має зрозумілу функціональність. Працює у будь-якому куточку світу, де є інтернет. Користувач сервісу може підписати необхідні документи за п’ять хвилин з будь-якого ґаджету. 
• Гарантує незмінність формату і змісту підготовленого для підписання документа.
• Надає кваліфіковану і своєчасну технічну підтримку.

Підписання угоди онлайн — безпечно, швидко, зручно: що змінилося у роботі компанії

Юристи ZEO Alliance відзначають, що сервіс «Арт-Офіс» допомагає суттєво економити час. Узгодження і підписання документів, на які раніше йшли години, а то й дні, тепер виконуються за лічені хвилини. При цьому кількість ресурсів на виконання подібних завдань, як фінансових, так і людських, скоротилися в декілька разів. Вивільнений робочий час працівники витрачають на виконання інших обов’язків.

«Електронний документообіг в сервісі «Арт-Офіс», особливо в умовах карантину, це зручно та ефективно. А головне — документи, створені та підписані в «Арт-Офіс», є юридично легітимними, їх приймають у податковій службі та інших державних установах», — Тетяна Ткачук, юрист компанії ZEO Alliance.

Формат документу із вбудованим підписом зручний у використанні. Важливо, що документ після накладення КЕП (кваліфікованого електронного підпису) неможливо редагувати, і він залишається в початковому форматі, тільки з мітками сертифікатів. В IT-компанії працюють за принципом — безпека даних понад усе, а тому інструменти роботи та комунікації мають бути високого рівня надійності та ефективності. 

Сервіс «Арт-Офіс» надає понад 20 варіантів роботи з електронними документами: від створення та тривалого зберігання в архіві, до масового підписання, коментування, завантаження. А головне — оптимізує витрати та зберігає найцінніший ресурс — час. 

Порахуймо: відправити конверт з паперами вагою 0,5 кг на підпис з Києва по Україні — це в середньому 5 днів та 41 грн. А якщо за місяць потрібно відправити сотню таких листів, то витрати складуть 4100 грн? Тоді як у сервісі «Арт-Офіс» — це займає кілька секунд, а за абонплату в 1000 грн можна відправити на підпис півтори тисячі документів, незалежно від їхнього обсягу та ваги! Отож, час змінювати пріоритети та методи комунікації з партнерами. Залиште свої дані у формі і наш консультант відповість на всі ваші запитання в телефонному режимі або онлайн. Сервіс «Арт-Офіс» — ваш надійний помічник у впровадженні електронного документообігу.