5 лайфхаков для работы на удаленке: индивидуальный подход к каждому

В колонке для AIN.UA Марина Кравченко, директор по персоналу «Пост Финанс» (входит в группу компаний «Нова пошта»), делится советами, как эффективно организовать работу сотрудников и при этом обезопасить их в условиях пандемии.

Главное, чему меня научила профессия – помнить, что все люди разные. И помнить об этом важно постоянно: формируя команду, распределяя задачи, утверждая персональные цели, обустраивая офисное пространство, устанавливая график работы или организовывая корпоратив. Компания должна учитывать уникальность каждого. 

1. Из дома или в офисе: пусть выбирают сотрудники

Как только стало возможным вернуться на работу в офис, мы предложили сотрудникам «Пост Финанс» два варианта: работать дистанционно из дома (приезжая в офис 1-2 раза в неделю при необходимости) или вернуться на офисную работу 5 дней в неделю. Второй вариант предпочли всего 5% команды. Ведь не все могут работать из дома – маленькие дети, шумные соседи, трудности с концентрацией внимания в домашней обстановке, острая потребность в социализации и т.д. 

Важно понимать личные обстоятельства, уважать выбор каждого сотрудника, предоставить ему возможность полноценной работы и создать максимально безопасные условия.

У тех же, кто предпочел работать дистанционно, есть возможность посещать офис время от времени, чувствуя себя на одной волне с коллегами. 

Такое решение — возможность выбора режима работы — дает свои плоды – коллеги ценят внимательное отношение к своим индивидуальным потребностям.

2. Обустраивайте удаленные рабочие места для сотрудников

Каждый сотрудник, который выбрал возможность работать дома, может взять в пользование офисные стол, кресло, тумбу или купить собственные. При этом, выбрать необходимую мебель можно на свое усмотрение, учитывая домашний интерьер и вкусовые предпочтения, которые у всех свои.

Можно также заказать сумку или рюкзак для ноутбука под свой стиль. А компания компенсирует средства, потраченные на обустройство рабочих условий в рамках утвержденных лимитов. Сотрудник предоставляет нам чек, фото своего довольного лица в новом домашнем офисе и получает компенсацию.

3. Устраивайте «тихий час»

Мы внедрили в компании понятие «45 минут тишины» с 13:00 до 13:45 после того как заметили, что с переходом большей части сотрудников на дистанционный режим работы стерлись границы личного пространства и трудового дня. В это время считается дурным тоном беспокоить друг друга без острой необходимости, назначать рабочие встречи и т.п. Каждый сотрудник может использовать это время лично для себя.

4. Медицинская страховка – не роскошь, а необходимость. Пересмотрите приоритеты льгот и компенсаций

До карантина мы отдавали предпочтение другим элементам компенсационного пакета сотрудников: обустраивали тренажерный зал и массажный кабинет, выделяли транспортные компенсации и покрывали амортизацию авто для служебных целей, организовывали регулярные встречи с региональными сотрудниками.

Ситуация с пандемией заставила нас оперативно пересмотреть приоритеты и на День рождения компании мы подарили каждому сотруднику медицинскую страховку, которая покрывает и затраты на тестирование и лечение COVID-19.

5. Разработайте качественную программу адаптации для новичков

Новым сотрудникам в компании зачастую сложно в первые дни на новом месте, а уж во время карантина и дистанционной работы влиться в коллектив еще сложнее. Мы встречаем их приятным welcome-боксом и специальной программой адаптации – приглашаем новичков поработать в офисе хотя бы первое время, проводим тренинг «Добро пожаловать в компанию», назначаем каждому наставника из опытных коллег. Наставникам за их помощь компания выплачивает бонус. Кроме того, в течение 1-3 месяцев новый сотрудник получает обязательную поддержку со стороны рекрутера.

Также выход каждого новичка сопровождается рассылкой его визитки-представления на всю команду и размещением его фото в корпоративной почте.

6. Поддерживайте интерактивное неформальное общение всеми способами 

Честно признаюсь, это непросто, и мы все время в поиске новых идей и инструментов. Поделюсь тем, что работает у нас сейчас. Это регулярные онлайн викторины на самые разные темы: от футбола, путешествий и украинского кино до математики и знаний о компании. Победителю, который первым даст большинство правильных ответов, мы оплачиваем доставку ужина для всей семьи. Ребятам нравится – они не раз уже сами выступают авторами подобных викторин для коллег.

Также мы перевели в Zoom свой Корпоративный Клуб, в рамках которого раз в 2 недели приглашаем для общения с нашей командой известных и интересных спикеров – психологов, диетологов, стилистов, рестораторов. В первые недели карантина мы приглашали ведущего эпидемиолога, который ответил на самые острые вопросы и помог снять панику.

Сейчас очень актуальны встречи с ведущими психологами на темы семейных отношений и управление стрессом: ь многие оказались не готовы проводить с семьей столько времени, нужно выстраивать новые правила взаимоотношений.

7. Не забывайте о командном духе

Для всех команд офиса поддержки, которые сейчас особенно страдают от нарушения привычных коммуникаций, мы выделили специальный фонд на командообразующие мероприятия. Это некий бюджет, в рамках которого каждое подразделение может организовать интересную встречу и пообщаться в неформальной обстановке. А мы им в этом помогаем. Это могут быть классные и при этом максимально безопасные варианты: пикник на открытом воздухе с гитарой и спортивными играми, парусная регата, необычные экскурсии, квесты или совместный просмотр кино на большом экране на берегу реки.

Такая инициатива может стать альтернативой корпоративам, от которых пока стоит воздержаться из соображений безопасности. Собираясь небольшими командами на неформальные встречи, сотрудники могут ярко провести время, пообщаться и ощутить поддержку друг друга. При этом, и в данном случае мы не навязываем единый способ тимбилдинга, мы помогаем коллегам организовать досуг на их усмотрение. 

Отмечу, что даже внедряя все эти мероприятия, наши административные статьи расходов не стали больше, чем до карантина. Наоборот, дистанционный режим работы позволяет компании экономить на коммунальных затратах, на сокращении командировок, на офисных расходных материалах и так далее. У нас такие затраты сократились приблизительно на 40%. Важно часть этой экономии инвестировать в команду, ведь именно она – сердце любой компании. 

Уверена, что создание максимально благоприятных условий для работы, дружелюбного климата, наличие постоянных интересных задач очень важны. Но не менее важно дать команде четко понять, что при грубом нарушении наших правил сотрудничество с компанией прекратится (например, за время карантина нам пришлось по этой причине расстаться с четырьмя сотрудниками, а это около 1% офиса поддержки). Как показывает опыт последних 5 месяцев именно сочетание этих двух подходов позволяет коллегам работать без потери эффективности в условиях дистанционной работы и новых вызовов.

Автор: Марина Кравченко, директор по персоналу «Пост Финанс»