Розумні звіти, або навіщо потрібні дашборди відділу продажів

Навіть у невеликій компанії складно простежити взаємодію менеджерів із кожним покупцем. Через це втрачається частина клієнтів. Вирішити цю проблему можуть грамотні звіти з продажу. Аналіз таких звітів дозволяє оцінити якість роботи ваших менеджерів і вчасно виявляти проблеми, а крім того допомагає прогнозувати доходи, розподіляти бюджет і ресурси. 

Універсального звіту для відділу продажів немає, так як сума і кількість закритих угод — це важливо, але цими показники ефективності не обмежуються. Якщо хочете, щоб угоди не зривалися і відділ продажів працював у повну силу, не ігноруйте автоматизацію — почніть використовувати дашборди. Бо дашборд — це найбільш ефективний спосіб візуального представлення даних, отриманих автоматично із декількох джерел, для аналізу та управління системою. 

Якщо в минулому для складання дашборда фахівці збирали й обробляли дані вручну, то зараз існує безліч платформ, які дозволяють отримувати інформацію в режимі реального часу.

«Щоб оцінити тенденції в роботі відділу продажів, недостатньо володіти інформацією про клієнтів і закриті угоди. Для прийняття бізнес-рішень сухі цифри необхідно перетворити в стратегічні показники. Цю функцію відмінно виконують інтерактивні дашборди Tableau. Нам було замало вбудованої звітності CRM, тому ми підключили дашборди», — розповідає керівник відділу продажів SOFTICO Артем Кунченко

Контроль ключових показників відділу продажів

Звіти менеджера з продажу потрібні для регулярного аналізу поточної результативності відділу продажів і усунення «вузьких місць» у загальному процесі продажу.

В2В-продажі складно керовані, цикл угоди сьогодні може бути від 1 до 3 і більше місяців у залежності від ніші і власне самого продукту. Поведінку потенційних клієнтів складно передбачити. Сучасні CRM-системи дозволяють мінімізувати людський фактор і контролювати ефективність роботи менеджера з продажу за допомогою KPI.

Проте дзвінки, листи та зустрічі важливі не самі по собі, а як етапи просування клієнта до найголовнішого — угоди. І щотижнева звітність дозволяє оцінити, як працюють співробітники в цьому напрямку: скільки лідів вони просунули по воронці продажів, а скількох клієнтів втратили. Аналізуючи ці звіти, важливо зрозуміти, скільки дзвінків призвело до призначення зустрічей, скільки комерційних пропозицій — до обговорення деталей покупки.

«Для того, щоб провести глибоку аналітику і зрозуміти, наприклад, як заявки конвертуються в ліди, а потім у продажі, відділу продажів потрібно витратити величезну кількість часу. Автоматизовані дашборди значно економлять час для вирішення більш важливих завдань, ніж заповнення таблиць», — коментує Анна Догода, Business Development Manager Tableau в Україні.

Звіти відділу продажів — це конструктор, завдання якого наочно демонструвати керівнику відділу продажів динаміку відібраних під завдання KPI, виявляти їх відхилення і планувати заходи щодо їх збільшення.

Візуалізуйте воронку продажів

Будь-який бізнес — це шлях від першого контакту з клієнтом до успішного продажу. Або, що теж буває, до програшу угоди. Ваше завдання — візуалізувати воронку продажів і обчислити вузькі місця — етапи, на яких ви втрачаєте багато клієнтів.

Грамотний дашборд створюється на основі принципів візуалізації даних. Наочна демонстрація інформації полегшує її легке сприйняття.

Хороша аналітична онлайн-платформа вибудована таким чином, щоб одночасно представляти зведений звіт і вирішувати конкретні завдання. Звіт менеджера з продажу про факт виконання плану продажів повинен формуватися в режимі онлайн. Він підтягує дані з CRM-системи. Цифри звіту покажуть ефективність усіх менеджерів з продажу.

Що отримуєте:

1. Коректність даних. Не потрібно переносити дані з однієї таблиці в іншу або вносити їх вручну. Таким чином імовірність помилок у звітах зводиться до нуля.

2. Економію часу. Усі дані підтягуються автоматично. Співробітникам не потрібно регулярно складати одні й ті ж звіти, а керівник може подивитися потрібну інформацію за пару кліків.

3. Прозорість даних. Особливо актуально, якщо система мотивації прив’язана до KPI. Менеджери знають, що показники відображаються автоматично і їх неможливо підтасувати. Звідси ні у кого не буде питань, чому один співробітник отримав підвищення, а інший — догану.

Що дозволяє:

• Отримувати інформацію в режимі реального часу з CRM.
• Візуалізувати ключові показники ефективності роботи менеджерів.
• Відстежувати відсоток виконання плану за ключовими показниками для кожного менеджера.

З чого складається звіт та які показники можна вивести у дашборд:

1. Основна частина, яка демонструє план / факт як по всьому відділу продажів, так і по кожному менеджеру (для порівняння з іншими).
2. Кількість дзвінків (план / факт) — за весь місяць / на сьогоднішній день
3. Тривалість дзвінка (план / факт) — за весь місяць / на сьогоднішній день
4. Кількість виконаних завдань (план / факт) — за весь місяць / на сьогоднішній день.
5. Оборот (план / факт) — за весь місяць / на сьогоднішній день.

Які ж проблеми вирішує інтерактивний звіт?

Неможливо бути впевненим, що ваші менеджери роблять все на 100%, щоб кожен потенційний клієнт перетворився в покупця і приніс вам прибуток. Та і не варто розраховувати на це. Звіт закриває проблему з постановкою KPI індивідуально для кожного співробітника, бо працює автоматичний розподіл, на підставі індивідуальної роботи кожного. 

Дашборди дають можливість моніторити досягнення поточних KPI як для всього відділу продажів, так і для кожного менеджера індивідуально. А також допомагають тримати руку на пульсі у досягненні планових показників з продажу та власне прибутку.

Щомісячні, щотижневі і щоденні звіти в CRM охоплюють усю діяльність відділу продажів — від дій кожного конкретного співробітника до макро-трендів. Самі по собі вони не можуть вирішити проблеми компанії, але дозволяють вчасно виявити їх і довести максимум лідів до кінцевої ланки — власне покупки.

«Використовуйте дашборд. Це обов’язково окупиться: автоматизація заощадить час, надасть корисні інсайти і зведе до нуля помилки. І ще порада — обов’язково заглиблюйтесь у дані — звідки підтягуються цифри і як рахуються показники», — радить керівник відділу продажів SOFTICO Артем Кунченко.

Топ-3 дашбордів для керівника відділу продажів

Звіт пропущених дзвінків

Пропущений дзвінок означає, що ви заплатили за залучення ліда, а отримав його конкурент. Тому компанія мусить стежити за кількістю пропущених звернень і знижувати їх. Для цього  використовуються дані про дзвінки, там є окремі звіти і про пропущені дзвінки.

Таким чином можна бачити, скільки дзвінків пропустили, їх процентну частку від усіх звернень, дату, телефон того, хто дзвонив.

Стратегічний звіт 

Тут є повна інформація про всіх клієнтів, наведений їх рейтинг, що дозволяє побачити найприбутковіших із них. Діаграма порівняння плану і факту — дозволяє легко порівняти показники й оцінити обсяги кожного продукту. 

У картці менеджера відображений відсоток виконання плану, а також фактичне і планове значення продажів. Цікаве доповнення — зазначена сума або угода, яка зараз «в роботі».

Мотивуючий звіт

Звіт, що розпалює в менеджерах змагальний дух. У нього потрібно включити всі KPI співробітників відділу і вивести їх імена. Цей документ повинен бути доступний для всіх менеджерів і мотивувати їх не відставати від колег та обганяти їх за результатами. 

У зрозумілій формі цей блок показує всіх активних менеджерів, а також виділяє серед них кращого й гіршого. Таким чином у режимі онлайн виразно відображені всі потрібні вам дані.

Довідка

SOFTICO — офіційний партнер Tableau в Україні зі статусом Silver Reseller. Систему інтерактивної бізнес-аналітики Tableau застосовують у роботі та навчанні понад 65 000 людей у 100 країнах світу, в тому числі співробітники таких компаній як: Amazon, BP, Apple, Wargaming (розробник — World of Tanks), Walmart, Heineken, Starbucks, Pfizer, Coca-Cola, Bank of America та Barclays.