Касові апарати і РРО / ПРРО для електронної комерції у 2022 році: нюанси технологій та законодавства

1163

З 1 січня 2022 року всі інтернет-магазини, в тому числі у формі ФОП, будуть проводити всі операції через касові апарати, РРО чи ПРРО. До речі, такий обов’язок вже у 2021 році діє для всіх продавців «складних побутових товарів», ТОВ та ФОП з обігом понад 1,32 млн на рік.

Багато хто з інтернет-магазинів вперше зіткнеться із застосуванням РРО / ПРРО. Отже, спробуємо розібратися в основних технологіях. 

РРО чи ПРРО?

З точки зору законодавства, РРО та ПРРО є рівними, інтернет-магазин може обрати будь-який спосіб, що зручний для його бізнес-процесів. Наразі існують 2 основні типи фіскалізації: апаратна (РРО) та програмна (ПРРО). 

  • РРО – касовий апарат або інший пристрій з фіскальною пам’яттю, що фіксує, зберігає звітні дані чеків танадсилає їх через інтернет у Державну Податкову Службу (ДПС). Всі моделі РРО попередньо перевіряються ДПС та включаються до Державного Реєстру РРО.
  • ПРРО – програма, що встановлюється на комп’ютері або в «хмарі» та реалізує API ДПС: відправляє дані про операцію на сервер ДПС та повертає фіскальний номер.

Програмні РРО

Робота Програмних РРО заснована на online та програмних рішеннях, і для сфери електронної комерції ця технологія є органічною. ПРРО може працювати автономно, як окрема програма чи хмарний сервіс, але значно зручніше виконати інтеграцію з обліковою системою або CMS – тоді функція фіскалізації чеків майже безшовно додається до загального процесу оформлення продажу чи повернення.

Особливістю ПРРО є те, що вони не проходять попередньої перевірки у ДПС. Перевіряється лише наявність API ДПС, а відповідальність за коректність даних чеків, звітів та їх зберігання покладається на самого користувача. Враховуючи, що на ринку розробників ПРРО більшість гравців не мають досвіду у фіскальних рішеннях, це певний ризик. 

Наприклад, крім власне функцій обміну даними з ДПС, РРО/ПРРО має збирати та зберігати копію всіх чеків та Z-звітів протягом трьох років. Практики знають, що дані про розрахункові операції в обліковій системі самого магазину можуть не збігатися з даними на серверах ДПС через різні причини: збій або затримки у роботі програм, сервера ДПС тощо. При цьому звіти, що подає бухгалтерія у податкову, мають повністю збігатися зі звітними даними, відправленими РРО / ПРРО – і порушення можуть призводити до штрафів. Тож, можливість зчитати контрольну стрічку всіх РРО/ПРРО, звірити їх зі звітними даними бухгалтерії та зберігати для надання при перевірках – реально заощаджує гроші. 

Чим масштабніше бізнес і чим більше одиниць ПРРО (касових робочих місць), тим більше уваги та ресурсів вимагають супутні бізнес процеси, і тим більше є сенс обирати не прості програми-клієнти, а комплексні рішення з технологією ПРРО.

Приклад: Інтернет-магазин роздрібної мережі JYSK використовує ПРРО FS iNNOVATE!, що містить окремий серверний модуль для роботи з чеками, що відвантажуються у різних магазинах, функції моніторингу роботи ПРРО та їх налаштування, управління документообігом з ДПС щодо РРО тощо. 

Фіскальний реєстратор – для комплектації, складу та точок видачі

Якщо ви маєте фізичні точки видачі або реалізуєте «складні побутові товари», то старі добрі фізичні РРО можуть виявитися доречним вибором.

Фіскальні реєстратори – найрозповсюдженіший тип РРО. Фактично це принтери з фіскальною пам’яттю, що підключаються до комп’ютера на складі, у місці комплектації, місці видачі. На такому РРО можна друкувати фіскальні чеки, що вкладаються до відправлень. Найчастіше РРО використовують інтернет-магазини електроніки. При продажу «складних побутових товарів» (техніки, електроніки тощо) покупці все ж надають перевагу звичайному паперовому чеку, бо з ним спокійніше вирішувати питання гарантії та сервісу — і клієнтоорієнтовані магазини це враховують. 

Не зважаючи на початкові інвестиції у придбання обладнання, один з плюсів «класичних» РРО – напрацьована юридична практика і мінімум ризиків питань з боку ДПС (на відміну від ПРРО). До того ж при використанні РРО є обов’язковим залучення Центру сервісного обслуговування (ЦСО), що регулярно контролює функціонування РРО та розділює відповідальність за стабільність роботи РРО та коректність поданих даних.

Касовий апарат – для невеликих точок видачі та доставки 

Касовий апарат – портативний самодостатній пристрій, що зручно використовувати у невеликому шоу-румі або при доставці кур’єром. Завдяки технології РРО, він може тривалий час працювати без інтернету, накопичувати дані та друкувати чеки прямо на місці доставки та оплати товару. 

Наприклад, інтернет-магазин KAMERON, що представляє в Україні світові люксові бренди DOLCE & GABBANA, RALPH LAUREN, використовує у доставці касовий апарат iNNOVATE! 4POS, що містить в одному корпусі РРО, сканер штрих-коду та касову програму для обліку продажів. 

Дані для каталогу товарів завантажуються через підключення до комп’ютера. Завдяки ОС Android, на нього також можна встановити мобільний додаток інтернет-магазину або просто заходити до адмін-панелі магазину через браузер, коли це треба. Звіти про здійснені оплати та продажі відправляються через комп’ютер в загальну облікову систему. 

Такий касовий апарат може також приймати карткові платежі в місці продажу чи доставки – при цьому платіжний термінал чи договір з банком не потрібний. Для еквайрингу використовується інтегрований сервіс online платежів Portmone: інтернет-магазину достатньо зареєструвати свій рахунок у сервісі та згенерувати на касовому апараті QR-код для оплати – решта процесів відбудуться через захищені сервери Portmone. 

Юридичні тонкощі та аспекти

З юридичної точки зору, правила використання РРО / ПРРО в електронній комерції мають багато суперечностей. В основному через те, що законодавство розроблялося під offline-торгівлю, а нюанси онлайн-бізнесу та технологій враховуються поступово. Навіть податкова та НБУ часом розходяться у своїх позиціях. Але ми зібрали відповіді на найпоширеніші правові питання, що виникають при використанні РРО / ПРРО в електронній комерції. 

Чи треба використовувати РРО / ПРРО, якщо оплати здійснюються тільки онлайн?

Це чи не найбільш обговорюване питання за останній рік. З одного боку, якщо інтернет-магазин виписав рахунок, який покупець сплатив у касі банку — то застосування РРО / ПРРО не вимагається. Проте, якщо оплата відбулася через банківські online-сервіси — є нюанси.

Ще у грудні 2020 року законодавці дозволили не використовувати РРО / ПРРО при розрахунках за послуги, які здійснюються виключно за допомогою банківських систем дистанційного обслуговування (Приват24, Ощад24/7 тощо) або сервісів переказу коштів (Portmone тощо). Проте пізніше податківці уточнили, що «звільнення» діє, лише якщо послуги є віртуальними (доступ до вебпорталу, підписки, хостинг, хмарні сервіси, електронні книжки, тощо). Якщо ж споживач безпосередньо отримує послугу, навіть замовлену та сплачену онлайн, то використовувати РРО / ПРРО доведеться на загальних підставах. Те ж стосується і продажу товарів: РРО / ПРРО використовується, навіть якщо сплати за них надходять виключно через платіжні онлайн-сервіси.

Коли має створюватися чек? Основні правила застосування РРО / ПРРО залежно від місця та способу оплати

В електронній комерції момент замовлення, оплати та отримання товару / послуги можуть бути розірвані і у часі, і у просторі, і законодавство не завжди містить чіткі інструкції. Правила, наведені нижче, зібрано на основі аналізу законодавства та персональних консультацій ДПС.

Як і
коли сплачується замовлення?
У точці самовивозу
(готівка, картка)
Онлайн через сайт (Приват24, Portmone тощо)Своєму кур’єру при доставці (готівка чи картка)Сторонній поштовій чи кур’єрській службі, накладений платіж
Де створюється та видається чек?Чек створюється 
на місці оплати та фактичного
отримання товару / послуги
Чек створюється за фактом оплати замовлення та передається при доставці Чек створюється 
у місці доставки та отримання оплати
Поштова/кур’єрська служба створює свій чек за фактом прийняття оплати, для подальшого переказу на рахунок постачальника
Рекомендований тип РРО / ПРРОПРРО, РРОПРРО, РРОiNNOVATE! 4POS (готівка)
iNNOVATE! 4POS + PORTMONE (картка)

Важливий коментар: Оскільки позиція податківців часто відрізняється залежно від нюансів, то при наявності сумнівів найнадійніший спосіб унебезпечити себе від штрафів – спрямувати до ДПС запит на персональну консультацію. Відповідь на такий запит надається протягом 30 днів та має силу саме для конкретної компанії. 

Використання РРО / ПРРО в інтернет-магазині: з чого почати?

Якщо ви керуєте масштабним бізнесом у сфері електронної комерції, то найнадійніший спосіб пройти через процес фіскалізації — співпраця з профільною компанією, що займається фіскальними рішеннями та допоможе підібрати та реалізувати оптимальне рішення, з урахуванням саме ваших бізнес-процесів.

Експерти SystemGroup, розробника фіскальних рішень з 27-річним досвідом, допоможуть Вам пройти через процес фіскалізації максимально комфортно та професійно. До речі, SystemGroup — єдиний в Україні розробник, що має в портфелі всі типи фіскальних рішень для торгівлі, і не має обмежень чи упередження у виборі оптимальних технологій.

Автор: Ольга Кримова, CMO, SystemGroup

(044) 494 40 75
(095) 282 34 39

Оставить комментарий

Комментарии | 0

Поиск