6 главных ошибок участников конференций — по следам Web Summit 2021

Руководитель по международному PR в Sigma Software Group Александра Говоруха часто участвует в Web Summit и других хайтек-конференциях, и делится своими наблюдениями о самых распространенных ошибках, которые совершают участники таких ивентов. С разрешения автора публикуем ее текст.

Участвуя в Web Summit и других крупных tech-конференциях с 2016 года, я каждый раз вижу, как участники совершают одни и те же ошибки (да и я, бывало, тоже). Выписала их себе, чтобы не забывать, и поняла, что те же ошибки мы часто делаем и в обычной жизни.

Потому что, как бы мы не готовились, когда мы в стрессе (а события на десятки тысяч участников — это все же довольно стрессовые), то действуем обычно самым привычным для нас способом. И получается, что три дня саммита — это как «жизнь в миниатюре». Так что похоже, чтобы быть эффективным, мало готовится к участию за неделю. Надо упорно менять свои привычки задолго до.

Итак, вот 6 самых частых ошибок, которые я наблюдала:

Не иметь четко сформулированной цели

Определитесь что вы хотите получить от участия и как вы поймете, что добились успеха. Конкретизируйте и привяжите это к цифрам. Например, цель «я еду искать лиды» лучше переформулировать как «я еду найти минимум 30 лидов в сфере В2В SaaS». Вместо «я еду за вдохновением» — «я планирую записать минимум 10 новых идей для развития своего проекта». Вместо «мы хотим собрать фидбек на наш новый продукт» — «мы хотим получить минимум 50 отзывов о нашем продукте от потенциальных клиентов». Вместо «расширить свой нетворк» — «пообщаться и получить контакты от минимимум 20 чел из сфер Х, Y, Z».

Терять свой фокус в вихре событий, распыляясь сразу на все/многое

Тут беда. Вроде и цели предварительно обозначили, а попадая в такой мощный поток информации, новых впечатлений, людей и событий многие забывают, за чем сюда приехали и бросаются «во все тяжкие» с девизом «Живем только раз!», «Успеть все!».

Заканчивается это обычно печально: в последний день они стараются наверстать упущенное и схватить хоть какую-то возможность, большинство из которых уже ушли (иногда буквально уже ушли с саммита). Например, инвесторы чаще всего посещают первый день и часть второго, а на третий из уже почти не встретишь.

Поэтому после целей разработайте план как вы будете их достигать. Если едете командой, распределите роли. Если часть команды остается, задействуйте их как бэкап-саппорт, которому вы сможете, например, поручить обработку собранных контактов, подготовку материалов или поиск нужных компаний/участников в LinkedIn. План мало разработать, его еще желательно и придерживаться.

Не отдыхать

В принципе это вытекает из предыдущих пунктов.

Люди стараются везде успеть: и доклады послушать, и встречи провести, и с друзьями к океану выехать, и потусить допоздна на after-parties. При этом не работают в команде, тянут все на себе и злоупотребляют допингами/алкоголем.

Не надо так. Во-первых фокус, во-вторых план. Обязательно заложите себе время на короткие передышки в течение дня и достаточное время для сна. Тогда вы будете эффективнее.

Совмещайте приятное с полезным, чтобы успеть и отдохнуть и поработать. Хотите поехать к океану, соберите интересную для ваших целей компанию людей — будет решение 2 в 1: и бизнес обсудите, и природу красивую посмотрите. Хотите тусить, выбирайте вечеринки сообществ в нужной вам теме/географии.

Например Brazilian AI party. Хотите выйти на рынок Бразилии? Работаете над АI-продуктом? Вам туда! Приоритизируйте. Нет подходящей вечеринки под ваши интересы, а вы падаете с ног в конце дня после 50 встреч? Выпейте чай и ложитесь спать, вам завтра еще 50 встреч проводить.

Есть силы тусить и просто хочется расслабиться в конце напряженного дня? Расслабляйтесь, но тогда утром не спешите на первый доклад, поспите дольше и с новыми силами идите нетворкать.

Не успеваете обойти стенды всех стартапов из-за захватывающих докладов? В топку доклады, посмотрите их потом в записи (у Web Summit есть YouTube-канал если что), идите ловите стартапы! И т.д.

Держаться только своих

Еще одна боль. Если вы приехали не с целью тимбилдинга, то зачем вы тусите со своей командой все дни? Вам мало общения в своей стране? Если это действительно так, выделите один/несколько дней до саммита, чтобы вместе с командой обсудить цели от участия и составить план их достижения. Отличный тимбилдинг будет. Или после саммита устройте себе короткий отдых, съездите к океану наконец.

Если же вы сидите в одном офисе и общаетесь каждый день, зачем делать то же самое будучи там, куда съехались люди (возможности!) со всего мира?

Это не означает, что действовать надо разрозненно. Создайте общий чат команды, делайте синки, будьте готовы помочь коллеге, обращайтесь сами за помощью, решайте общие задачи вместе. Но не ходите везде вместе! Распределитесь в разные места/потоки. Так вы командой охватите больше и каждый из вас сможет добавить ценность в общий результат.

То же самое по поводу тусовки своей «диаспорой». Ежегодно наблюдаю как некоторые украинцы тусят только с украинцами. Каждый вечер списываясь в общем чате «А кто где сейчас тусит? Мы выезжаем к вам». Классно, когда это дает возможность развивать ваш бизнес в Украине, если это ваш рынок. Если же ваш фокус на международных рынках, то обнимите родных украинцев и идите тусить с международной аудиторией. Дома еще встретитесь со своими. На саммит приезжают представители более 100 стран, оторвитесь от Украины и осмотритесь вокруг!

Не использовать возможности саммита на полную

Важно помнить, что такие события полны возможностей. Пообщаться с кем-то, с кем вы бы никогда не встретились в других обстоятельствах, взять/дать интервью, получить предложение от инвестора, найти партнера и т.д. Будьте открыты, готовы к новому, иногда ради этого стоит скорректировать свой план. Он — не догма, он может быть гибким, но держитесь вашего вектора.

Не фоллоуапить после

Принцип «мое от меня не уйдет», возможно, работает в личной жизни, но не в бизнесе. Хотя и в личной, если вы не прилагаете усилий, то «ваше» тоже запросто может от вас уйти. Поэтому, встретились с кем-то, выяснили точки пересечения, зафиксировали их сразу себе в заметки, взяли контакт и по возвращению написали с предложением следующих шагов.

В зависимости от срочности вопроса можно писать как в тот же день, так и после перерыва в несколько дней/неделю, чтобы дать возможность человеку отдохнуть прийти в себя после саммита.

Автор: Александра Говоруха, руководитель по международному PR в Sigma Software Group