6 порад, як зробити роботу зі Slack менш стресовою

Для того, щоб уникнути негативних наслідків користування Slack, видання Fast Company зібрало 6 прийомів, які зроблять вашу роботу зі Slack менш стресовою. Редакція AIN.UA підготувала переклад.

1. Користуйтесь асинхронним спілкуванням

Втрата концентрації та зниження продуктивності, які працівники часто отримують від використання Slack, випливають із неправильного розуміння його основної функції. Slack найкраще використовувати для асинхронного спілкування, а не для розмов у реальному часі, які можуть змусити користувачів кинути все та почати писати відповідь при появі нового сповіщення.

«Якщо ви не усвідомлюєте цінність асинхронного спілкування під час віддаленого або гібридного формату роботи, ви, ймовірно, не зрозумієте цінності функцій Slack, які дозволяють вам працювати саме таким чином. З’ясування того, який баланс асинхронного та синхронного зв’язку працює для вашої команди, і встановлення норм для цього допоможе вам встановити й норми щодо використання Slack», — зазначає Бетсі Була, all-remote evangelist в GitLab.

За її словами, коли компанії переходили від офісної роботи до віддаленої, вони інстинктивно прагнули повторити свої попередні традиції спілкування на віртуальній платформі. Але при цьому організації забували розділити час співробітників — коли вони мають бути онлайн і відповідати на повідомлення, а коли вони можуть відірватися від листування і взятися за виконання роботи.

2. Створіть власний розклад режиму «Не турбувати»

Звільнити простір для роботи та створити більше кордонів між роботою та особистим життям можливо за допомогою простого налаштування власного графіка для режиму «Не турбувати». Після активації функція «Не турбувати» призупинить усі сповіщення та додасть піктограму біля вашого імені, що на вашу недоступність.

«За допомогою спеціального розкладу «Не турбувати» ви можете чітко повідомити колегам або менеджерам, що ви зосереджені на якійсь задачі та не отримаєте сповіщення про повідомлення чи згадки. Після налаштування Slack не надсилатиме жодних сповіщень для комп’ютерів чи мобільних пристроїв користувачам протягом вказаних годин, але збереже будь-які сповіщення, які ви отримуєте щоб ви змогли їх переглянути, коли буде нагода», — каже Алі Рейл, віце-президент Slack.

3. Почистіть список каналів

Велика кількість каналів перетворює Slack на хаотичне середовище, в якому складно концентруватися на чомусь одному. Щоб уникнути перенавантаження зайвою інформацією користувачі можуть змінити свої налаштування, щоб показувати «лише непрочитані бесіди».

«Це надасть пріоритет усім каналам з новими повідомленнями, які вам потрібно переглянути, і приховає всі розмови, які ви вже читали», — додає Рейл.

Користувачі також можуть краще керувати своїми бесідами на каналі, створюючи спеціальні розділи бічної панелі та організуючи розмови за темами. Для цього достатньо клацнути правою кнопкою миші на каналі та створити новий розділ на бічній панелі, де можна налаштувати упорядкування.

4. Об’єднайте більше програм у Slack

Хоча це звучить нелогічно, деякі експерти з продуктивності кажуть, що додавання додаткових речей у Slack може насправді допомогти зменшити відволікання, оскільки замість того, щоб переміщатися між електронною поштою, Slack та іншими додатками користувач зможе отримати все в одному місці.

«Щоб консолідувати свої комунікаційні програми, ви можете налаштувати адресу пересилання для автоматичного пересилання електронних листів у ваші повідомлення за допомогою Slackbot», — розповіла віце-президент Slack.

Slack також інтегрується з програмним забезпеченням для планування, таким як Outlook і Google Calendar.

5. Використовуйте сповіщення про ключові слова

Якщо ви не можете відірватися від Slack, бо боїтесь пропустити важливе повідомлення, але вас постійно дістають неважливі повідомлення, то можна просто налаштувати свої сповіщення таким чином, щоб вас повідомляли лише дійсно важливі речі.

«Ви можете налаштувати слова або фрази, про які будуть приходити сповіщення, незалежно від того, куди вони відправлені. Якщо повідомлення з ключовою фразою з’явилось в загальнодоступному каналі, до якого ви належите — ви отримуватимете сповіщення, навіть якщо у вас відключені сповіщення, а ви не були спеціально позначені», – каже технологічний тренер Чарльз Уайт.

Ця функція дозволяє користувачам відірватися від каналу і гарантує, що вони не пропустять нічого, що має безпосереднє відношення до них.

6. Автоматична відповідь на поширені запитання

Користувачі, які регулярно відповідають на одні й ті ж запитання, також можуть налаштувати автоматичну відповідь за допомогою Slackbot.

«Якщо у вас регулярно запитують одну й ту ж конкретну інформацію, то це чудовий варіант для використання Slackbot, який буде надавати цю інформацію за вас. Це може бути каталог компаній для певної групи людей, або коди регіонів, чи часові пояси, або все, що ви можете придумати», — розповідає Чарльз Уайт.

Функція автоматичної відповіді також може надати користувачам можливість встановлювати межі використання Slack та дозволяє їм спокійно відволіктись від платформи.