Як просувати ідею без надмірного тиску – уривок з книги «Секрети фасилітації»

У видавництва Fabula виходить український переклад книги Майкла Вілкінсона «Секрети фасилітації: SMART-посібник із результативної роботи в групі». У ній автор пропонує безліч цільових методів для фасилітаторів, які прагнуть до ефективних, послідовних та повторюваних результатів. Дана книга є розширеним виданням. Воно містить нові розділи щодо організації віртуальних зустрічей, міжкультурних команд, а також великих груп та конференцій. AIN.UA публікує уривок з книги.

Секрети формулювання запитань

Формулюйте запитання так, щоб отримати кращі відповіді

Питання, відповіді на які ви знайдете в цьому розділі

• Як сформулювати запитання так, щоби генерувати цілий потік відповідей? 
• Коли під час постановки запитань потрібно використовувати слова «можна», «варто», «необхідно» та «будемо»? 
• Як використовувати запитання для спрямування групи? 
• Як реагувати на відповіді так, щоби не збити групу з правильного шляху?
• Як просувати ідею без надмірного тиску на групу? 
• Як використовувати техніки постановки запитань, коли ви не здійснюєте фасилітацію?

Досліджуваний випадок:

Початкові запитання

Під час одного з перших відкритих навчальних курсів із фасилітації ми опанували техніку, яку я вважаю найважливішою для фасилітаторів. Ми називаємо її «секрет початкового запитання».

Один із прикладів, який ми тоді наводили, стосувався фасилітації групи, що здійснювала розробку шкільних розкладів. Нашим завданням було визначити їхні вимоги до нової системи шкільних розкладів. На одній із практичних сесій наші студенти фасилітували групи з трьох осіб і виконували завдання — створити перелік вхідних даних, які використовували в процесі розробки розкладу.

На цій сесії перша людина, яка здійснювала фасилітацію, поставила запитання на кшталт цього: «Перше, про що ми поговоримо, це вхідні дані. Якими є вхідні дані для процесу розробки розкладу?»

Після того як вона закінчила свою практичну сесію й отримала зворотний зв’язок, я перейшов до практичної сесії другої команди. Особа, яка здійснювала фасилітацію в цій команді, використовувала той самий підхід, але сформулювала запитання інакше: «Якби вам потрібно було розробити шкільний розклад, яка інформація знадобилася б?»

Щойно я почув це запитання, як зупинив практичне заняття й попросив команди знову прослухати обидва запитання. Я пояснив: якщо ми витратимо кілька хвилин на їхній розгляд, то почерпнемо важливий для себе урок. (Звичайно, на той момент я й сам не знав, який це має бути урок, тож мав розібратися в ньому разом із ними.)

Друге запитання було набагато кращим, і я попросив учасників витратити трохи часу, щоби подумати, чому це так. Унаслідок нашої дискусії ми виявили важливий секрет, якого відтоді щороку навчаємо сотні людей: секрет початкового запитання.

SMART-фасилітатори демонструють те, що багатьом здається вродженою здатністю ставити правильні запитання. Вони використовують техніку постановки запитань: під час підготовки до сесії та на її початку, для концентрації уваги та збирання інформації, для досягнення консенсусу та на кожному іншому етапі методології SMART-фасилітації. Беручи до уваги, що фасилітатори ставлять запитання впродовж усього процесу фасилітації, почнімо з розгляду першого запитання, яке я називаю початковим.

Початкове запитання

Якби я  міг навчити всіх фасилітаторів світу лише одного інструмента чи техніки, це був би секрет початкового запитання. Чому? Бо якщо ми ставимо кращі запитання, то отримуємо кращі відповіді, і так щоразу.

Початкове запитання  — це те запитання, яке фасилітатор ставить на початку дискусії. Зазвичай початкове запитання ми використовуємо на початку розгляду кожного пункту програми фасилітації. Наприклад, під час роботи з  групою, яка повинна створити план для вдосконалення процесу найму, фасилітатор може скористатися наведеною нижче програмою.

Програма для вдосконалення процесу найму

1. Початок роботи. 
2. Як цей процес відбувається сьогодні?
3. У чому полягають проблеми та якими є їхні основні причини? 
4. Якими є ймовірні вдосконалення? 
5. Як можна розмістити ці вдосконалення за пріоритетністю?
6. Як відбуватиметься новий процес?
7. Як ми запровадимо в роботу цей новий процес?
8. Підсумки та завершення.

Пункти програми від другого до сьомого є основою фасилітаційної сесії. Під час роботи над кожним цим пунктом фасилітатор ставить запитання та очікує, що учасники почнуть на нього відповідати. Здатність групи відповісти суттєво залежить від якості запитання, яке ставить фасилітатор.

Поставити початкове запитання  — це немов розпалити вогнище. Коли фасилітатори використовують неправильний матеріал для формулювання запитання, вони отримують лише миготливі язички полум’я, яке потрібно роздмухати й підживлювати, щоби воно не згасло. А коли фасилітатори використовують правильний матеріал, то швидко запалюють вогнище відповідей  — учасники з  нетерпінням бажатимуть поділитися своєю думкою.

У чому ж криється секрет початкового запитання і  як отримати потік відповідей? Розгляньмо два запитання з досліджуваного випадку на початку розділу, щоби зрозуміти цей секрет.

• Запитання типу А: «Перше, про що ми поговоримо, це вхідні дані. Якими є вхідні дані для процесу розробки розкладу?» 
• Запитання типу Б: «Якби вам потрібно було розробити шкільний розклад, яка інформація знадобилася б?»

Чому запитання типу Б краще?

Що ж такого є в  другому запитанні, що робить його кращим за перше? Коли ми ставимо це запитання людям, яких навчаємо фасилітації, то отримуємо наведені нижче відповіді.

• У ньому використовуються звичні для людей слова («шкільний розклад», «інформація»). 
• Воно більш персоналізоване й адресоване безпосередньо людям («вам»). 
• Воно орієнтоване на дію («вам потрібно»). 
• Воно відкрите («яка інформація»).

Хоча це й логічні аргументи, але вони не цілком стосуються секрету початкового запитання. Коли ми пропонуємо студентам виконати одну швидку вправу, вони розуміють цей секрет і  запам’ятовують його. Фасилітатор просить студентів заплющити очі та послухати запитання типу А.

Після цього фасилітатор просить їх розплющити очі й підняти руку, якщо вони щось уявили, коли почули це запитання. Один або двоє студентів зазвичай кажуть, що вони уявили щось на кшталт графіка чи діаграми. Більшість зазначає, що нічого не побачила.

На противагу цьому, коли фасилітатор просить студенів знову заплющити очі й послухати запитання типу  Б, ми отримуємо інші результати. Зазвичай дві третини, а  то й більше, уявляють собі якийсь образ. Здебільшого учасники описують цей образ так: вони сидять за столом, на якому розкладено речі, котрі вони використовують для розробки розкладу. У цьому й криється секрет початкового запитання.