Як налаштувати бізнес-інфраструктуру із Google Workspace і чому це корисно — досвід NetHunt
У липні міністр цифрової трансформації України Михайло Федоров у своєму телеграм-каналі повідомив про те, що українські підприємці зможуть продовжити безоплатно користуватися корпоративною поштою, хмарним сховищем та іншими сервісами Google Workspace. Хоча з липня Google вводить платну підписку на Google Workspace, Міністерство домовилося про особливі умови для українського малого і середнього бізнесу.
CEO NetHunt CRM Андрій Петрик, який впровадив Google Workspace у своїй компанії, ділиться перевагами цієї системи для українських бізнесів та розповідає, як ефективно налаштувати бізнес-інфраструктуру із Google Workspace, щоб підвищити продуктивність ваших процесів.
Що таке Google Workspace?
Google Workspace (раніше відомий як Google Apps та пізніше G Suite) — це пакет хмарного програмного забезпечення й інструментів для спільної роботи для бізнесів від компанії Google.
До пакета Google Workspace входять: Gmail, Google Docs, Google Slides, Google Sheets, Google Drive, Cloud Search, Google Calendar, Google Meet та Google Chat. Для адмінів будуть корисні такі додатки, як Admin та Work Insights, щоб відстежувати, як ваша команда взаємодіє та користується додатками. Таким чином, одна інфраструктура може ефективно замінити цілу низку окремих продуктів, спрямованих на спрощення конкретних процесів.
Для прикладу, в перші роки існування компанії NetHunt ми користувалися сторонніми сервісами (Slack, Zoom тощо). Якщо взяти нинішні ціни на підписку того ж Slack (від $6,67 на місяць до $12,50 за одного користувача) або Zoom (від $149,90 на рік до $199,90 на рік за користувача), то в підсумку набігає значна сума, особливо, якщо команда велика.
Але для початку уявімо, що у вашому стартапі наразі є 10 співробітників. Тільки підписка на ці два сервіси коштуватиме вам від $3 108 – це мінімальний тариф. В Google Workspace пакет хмарного програмного забезпечення й важливих робочих інструментів для вас – безкоштовний.
Після закінчення війни український бізнес (як і підприємці в інших країнах) платитимуть за користування сервісом від $6 до $18 за користувача на місяць (залежно від тарифу). Тобто, для команди із 10 співробітників це коштуватиме $720-2160 на рік. Але це всеодно вигідніші умови на додачу до зручності організації процесів.
Чим Google Workspace став корисним для компанії
Вся філософія NetHunt CRM зосереджена на тому, щоб зробити досвід користувача зручнішим. Тому нам було важливо знайти універсальний інструмент, який поєднав би всі необхідні для роботи сервіси в одному. Власне, ним і став Google Workspace.
Наразі вся комунікація команди NetHunt проходить в одній системі Google Workspace. Ми з колегами спілкуємося в чаті, в один клік переходимо до імейлів або відео дзвінків. Тут же ми можемо зробити важливі нотатки, сформувати таск або переглянути контакти. І це все – не перемикаючи екрани.
Раніше у нас був досвід користування Slack для робочого чату, Zoom для вебінарів і ще ряд платних робочих інструментів. Якщо казати за наш досвід користування тільки цими двома сервісами, то в сумі у складі команди з 15 співробітниками ми витратили (якщо орієнтуватися на сучасні ціни сервісів) більше $3 500. Якщо протиставити цю суму можливості майже безкоштовно користуватися усіма робочими інструментами – вигода очевидна.
Варто зауважити й вагому низку переваг Google Workspace для малих та середніх бізнесів, аж надто таких, що працюють у країні у стані війни.
- Розподілені команди
Перш за все, Google Workspace ідеально підходить компаніям, працівники яких працюють із різних куточків світу. На жаль, спочатку всесвітня пандемія, а потім і війна задали сумний тренд на розподілені команди.
Завдяки Google Workspace вся бізнес-інфраструктура, всі дані та контроль над ними будуть завжди з вами, незалежно від того, де ви знаходитесь (аби лише був доступ до Інтернету). Таким чином, будь-які переміщення ваших співробітників, або вашого бізнесу в цілому до іншої локації не впливатимуть на вашу продуктивність: всі дані, сервіси та процеси залишаються непорушними та переміститься разом із вами.
- Безпека даних
По-друге, Google Workspace забезпечує вашому бізнесу максимальний рівень безпеки та надійно захищає ваші дані від пошкоджень, витоку тощо.
Google використовує провідні протоколи безпеки та надійно захищає ваші дані за допомогою двофакторної аутентифікації при вході із нерозпізнаного пристрою, шифрування даних, а також моніторингу логінів та виявлення підозрілої активності за допомогою штучного інтелекту.
Окремо хотілося б виділити функцію Single Sign-On (SSO). Завдяки SSO ваші працівники можуть використовувати корпоративний акаунт Google для логіну у продуктах Google та сторонніх додатках. З одного боку, це полегшує життя працівникам, бо не треба кожного разу реєструвати нові акаунти. А з іншого боку, коли працівник залишає компанію, менеджеру не треба закривати доступ до цілої низки програм — достатньо всього лиш деактивувати акаунт у Google Workspace, і він більше не матиме доступу до всіх ресурсів, в яких він авторизувався за допомогою SSO.
- Підвищений рівень контролю над акаунтами працівників
Google Workspace пропонує бізнесам також і спільні сховища (Shared Drive). Ви можете використовувати їх для командного зберігання та доступу до файлів. В такому випадку, файли на спільному диску належатимуть команді, а не окремій особі. Тож навіть якщо співробітники залишатимуть компанію, важливі документи залишаться на місці.
До речі, на відміну від безплатного Google Drive, який пропонує всього 15Гб хмарного сховища, обсяг даних, які ви можете зберігати на диску із підпискою на Google Workspace варіюється від 30Гб до 2Тб місця на користувача.
- Потужні інтеграції
Платформа не обмежується лише нативними сервісами. Існує безліч інтеграцій для Google Workspace, які ще більше розширюють його функціонал та кастомізують його під ваш конкретний бізнес.
Наприклад, інтеграція NetHunt CRM із Google Workspace дозволяє вам зібрати всі функції сервісів Google Workspace та посилити їх потужною CRM-системою. Ця інтеграція дасть вам можливість управляти своїм процесом продажу безпосередньо зі скриньки Gmail, автоматизувати його та мати інформацію про клієнтів завжди під рукою в будь-якому додатку Google Workspace.
Або ж збирайте підписи та підписуйте угоди за допомогою зручного розширення DocuSign для Google Workspace. З такою інтеграцією у вас одразу з’являється електронний підпис, який має юридичну силу.
- Підвищений рівень довіри до вашої компанії
На жаль, культура імейлінгу менш розвинена в Україні, ніж, наприклад, на заході. Google Workspace — це ваш шанс це змінити та створити брендовану пошту всій команді, адже імейл-адреса у вашому домені, яку пропонує Google Workspace, значно підвищує статус вашої компанії та збільшує рівень довіри клієнтів.
Другий варіант адреси виглядає більш професійно та вселяє куди більше довіри до відправника, чи не так?
Значна економія
Нарешті, Google Workspace значно економить ваші кошти.
Перш за все, вам не потрібно витрачати кошти для розгортання спеціальної інфраструктури в офісі для різноманіття застосунків, платити за фізичні сервера та винаймати системних адміністраторів.
Окрім того, вам не доведеться окремо витрачати кошти на сервіси для комунікацій всередині команди, організації відеоконференцій, синхронізації особистих календарів працівників — ви можете отримувати той самий функціонал у Google Workspace.
Як почати роботу із Google Workspace
- Все, що вам, як адміну, потрібно мати, щоб завести обліковий запис на Google Workspace — це доменне ім’я та альтернативна імейл-адреса.
- Далі вам лише треба буде верифікувати доменну адресу. Таким чином, у вас все налаштовано аби додавати користувачів. Ви можете об’єднати користувачів у групи та створити для них адреси такі як [email protected]
- Одразу налаштовуйте двофакторну аутентифікацію, щоб захистити акаунти.
- Якщо ви раніше використовували Microsoft Exchange або Outlook, ви зможете мігрувати дані, тож не треба боятись того, що деякі важливі бізнес-дані можуть загубитись.
- Мабуть, найбільшим викликом при створенні бізнес-інфраструктури на Google Workspace буде навчити команду перейти та користуватись новими додатками, як от Google Chats. Особливо, якщо до цього ви використовували інші спеціальні додатки для спілкування.
- Ви можете почати зі створення групових тематичних чатів у новому додатку Google та залучати колег до обговорення. Коли колеги будуть забувати про новий додаток та надсилати повідомлення у старому додатку, тегайте його та просіть продублювати у Google Chat.
- Має пройти невеликий проміжок часу, коли всі звикнуть до нового каналу спілкування. Так само і з іншими додатками.
Автор: Андрій Петрик, CEO NetHunt CRM
Коментарі | 0