Як адаптувалися до роботи без світла. Досвід Mate academy

З середини жовтня 2022-го року всій країні довелось зіштовхнутись як з плановими відключеннями світла. Це також зачепило компанію Mate academy, яка онлайн навчає ІТ-фахівців. Анна Апостол, співзасновниця та COO Edtech-стартапу Mate academy у колонці для AIN.UA розповіла, як компанія адаптувалася до роботи під час регулярних відключень електроенергії.

Організація роботи команди

Крок №1: Забезпечили умови для роботи команди

Ми пріоритезували, що у першу чергу подбаємо про безпеку, тепло, світло, воду та зв’язок. Щоб все організувати і створити «план Б» на екстрений випадок нам знадобилося до трьох тижнів. Для тої частини команди, яка перебуває в Україні, ми запропонували: 

• Працювати з автономного київського офісу.
• Працювати з дому/віддалено та отримати часткову компенсацію витрат на облаштування автономності вдома або витрат релокейту. Щоб в команді розуміли, як це зробити – у перші дні ми склали спеціальний «Survival guide» з покроковим планом дій.

Автономність центрального офісу в Києві. Протягом трьох тижнів офіс став комфортним пунктом незламності з власним бомбосховищем, генератором, старлінком та навіть з насосом для води, тож команда мала змогу безперебійно працювати. Це було критично важливо. Я б навіть сказала, що це дало команді впевненість. Люди стомились переїздити і для них банальне розуміння, що у тебе є змога залишитись вдома поруч з близькими, допомагало їм видихнути. А це надалі мало вплив і на організацію самого навчання студентів.

Для екстрених випадків ми орендували два будинки в Чернівецькій області. Вони також забезпечені усім необхідним, включно з генератором та Starlink. До речі, переконана, що повідомляти команді про кожен етап процесу – надзвичайно важливо. Це допоможе уникнути непорозумінь і працівники чітко знатимуть, що робота в процесі.

Крок №2: Прокомунікували команді, що якщо ви перебуваєте в безпечних умовах, то потрібно повернутись до роботи

Безпека – пріоритет №1. І, звісно, усі повинні мати час на адаптацію. А коли період акліматизації до ситуації минув – потрібно повертатись у робочий режим. Проте, як роботодавець, ви можете говорити про це лише тоді, коли самі створили для роботи всі необхідні умови.

Організація навчання студентів

Бізнес-модель Mate academy – це Income Share Agreement. Перекладаючи все з термінології у реальність, то навчання студентів на курсі повного дня безкоштовне до працевлаштування. А відтак – основний формат взаємодії зі студентами – онлайн навчання з ранку до вечора, під час якого вони не мають випадати з цього процесу та дотримуватись дедлайнів.

Для контексту скажу, що нашим студентам і так складно. Навчання вимагає концентрації та чималої інвестиції власного часу. Вчитись доводиться по 8-9 годин на день і це доволі важко навіть у мирний час. А коли у тебе паралельно обстріли з країни терориста і ще й немає світла – це потрійний стрес. Ось, що ми зробили

1. Розробили гайд «Навчання під час блекаутів» та прописали чіткий алгоритм дій під час відключення світла, які регулярно оновлювали.
2. Подовжили дедлайни. Ми прорахували, що розумне продовження дедлайнів збільшить тривалість навчальної програми лише на тиждень-два. Що є абсолютно прийнятним і жодним чином критично не вплине на бізнес. Навіть навпаки дасть нам можливість довести більший відсоток студентів до етапу працевлаштування.
3. Зробили окремі завдання опціональними. Наша команда в оперативному режимі оновила завдання стосовно їхнього впливу на засвоєння студентом матеріалу. У підсумку деякі задачі стали додатковими, вирішити які стало можна наприкінці навчання. Відтак, ми позбулись зайвих перепон на шляху студента до завершення курсу.
4. Збільшили кількість Q&A сесій. Так ми називаємо формат взаємодії тренерів та менторів зі студентами, які «заблокувались» на тому чи іншому топіку програми. Зрештою замість однієї на день, сесій стало декілька протягом дня. Це дало змогу кожному студенту обрати ту Q&A-сесію, що співпадала по часу з наявністю у них світла. У результаті кожен міг розібратись з проблемною для них темою та рухатись далі.
5. Підвищили залученість координаторів з групою. Активна та системна взаємодія координатора зі своєю групою – була і під час навчання. Проте у період нестабільності, ми ще більше приділяли цьому часу. Команда розуміла, що якщо не виявляти ситуації підвищеного ризику, то люди просто зневіряться. Наша задача була зрозуміти, в чому ми можемо бути корисними та допомогти. Тому координатори зідзвонювались з кожним індивідуально, консультували у вирішенні «технічних» проблем, мотивували не опускати руки. Звучить банально, але це було дуже важливо – підтримували студентів по-людськи.
   Студентам допомагало, коли вони бачили, що тренери і команда менторів на зв’язку і всі якось працюють. Вони усвідомлювали, що якщо у інших вийшло, то і вони зможуть. Це додавало їм додаткової впевненості.
6. Закликали об’єднуватись. Хоч навчання відбувається в онлайн-форматі, багато студентів перебуваються в тих самих містах, а відтак – могли розвіртуалитись та об’єднатись, щоб забезпечити собі місце/умови для навчання.
   Оскільки питання коворкінгів ще листопаді стояло гостро, ми розробили для студентів карту коворкінгів у різних містах України, а, на випадок загострення, бомбосховище Mate academy у Києві було готове стати і коворкінгом також. Проте через місяць від моменту перших серйозних відключень проблема плюс-мінус вичерпалась.
7. Впровадили «побутові» чеки. Кожен тренер кожної групи на лекції виділяв годину часу, під час якого ділився інструкцією, як все налаштувати, що таке оптоволоконо, як працює мобільний роутер, де поставити старлінк, як можна в офлайні працювати, що робити коли немає світла, а у тебе стаціонарний комп’ютер. Проговорювати це голосом було ефективно, оскільки студенти ділились досвідом, що і як вони вже зробили. Це допомагало мотивувати ту частину групи, яка була ще в процесі організації можливості навчатись.
   На що я б тут звернула увагу – дуже важливе оточення. Не можна мислити категоріями «немає світла, то і нема». Наші студенти знаходилися в оточенні одногрупників, то діляться ідеями, обговорюють все в чаті – інші студенти бачать, що у одногрупників все виходить, а отже і самі починали це робити. І що це не завжди за всі гроші світу і що є багато різних способів.

Зміни на етапі «працевлаштування»

Гарантія працевлаштування – наш комітмент перед студентами курсу повного дня. Тому додаткові зусилля в цьому питанні ми також доклали. З виключенням світла рекрутери переживали, що кандидати, як потенційні працівники, будуть без умов нормально виконувати свою роботу. Щоб працевлаштування студентів було максимально безперебійним у воєнно-блекаутних реаліях ми:

1. Додатково консультували студентів з питань прямо не пов’язаних з пошуком роботи. Проговорювали необхідність мати «план Б» по локації, якщо у тебе запланована співбесіда з компанією. Пояснювали, чому не можна за годину до повідомити рекрутеру, що «у мене вимкнули світло, давайте перенесемо співбесіду». І що це red flag. 

2. Розширювали навчальну програму. Команда аналізувала, що студентам краще вивчити додатково, аби потім було простіше витримати конкуренцію під час працевлаштування. Наприклад, ми інтегровували нові технології. Так у frontend додали Node.js і студенти отримали змогу подавались на fullstack-вакансії. 

3. Нововведення в резюме. У студентів, які технічно налаштували умови для безперебійної роботи, ми зазначали це в CV або супровідному листі. Що гарно працювало на рекрутерів.

Анна Апостол, співзасновниця та COO Edtech-стартапу Mate academy