Підбиття підсумків та аналіз результатів — важливі процеси для оцінки ситуації та планування якісних змін. Проте часто, замість цифр, рішеннями керує інтуїція. Хтось не знає, на що потрібно звернути увагу в показниках, хтось не розуміє, як це робити, хтось не може перетворити дані в стратегію продажів. Анна Маєвська, співзасновниця агенції з продажів lletsell та експертка з фінансового планування, в колонці для AIN.Business розповідає, як організувати фінансове планування для відділу продажів.
Робити чи не робити: у чому користь планування
Ви можете сказати: «Як щось планувати, коли не знаєш, що буде завтра?».
- Так, усе змінюється.
- Але навіть якщо ви не потрапите в яблучко на 100 %, то все одно матимете вектор.
Якщо покладатися на інтуїцію, ви не розумітимете який прибуток отримуєте, завдяки чому, як його примножити та що можна оптимізувати. А на основі показників відділу продажів і планування у вас точно буде розуміння, які ресурси необхідні для виконання завдань і на що розрахувати в доходах і витратах. Усі, хто хоче вести системний бізнес, сприймають власну справу як роботу, а не хобі, і спираються на цифри, таки рано чи пізно прийдуть до планування.
Якщо ви маєте велику ціль із прибутку на 2024 рік, саме час розкласти її на полички. Спочатку розбити на дрібніші пункти. Потім визначити необхідні ресурси з урахуванням сезонності, продуктової матриці, категорії витрат і доходів, напрямків продажів (кількість менеджерів, конверсію, середній чек тощо). Роздивитися «картину» в розрізі місяця та кварталу. Тоді є більше шансів, що ваші амбіції реалізуються.
Що містить фінансове планування
Для напівавтоматизованого прорахування показників за періодами чи категоріями раджу Google sheets. Ділимо документ на 12 колонок — 12 місяців для відстеження цифр. По горизонталі — на 2 категорії.
Доходи.
Аналізуємо продажі в розрізі градацій у вашому бізнесі. Наприклад, за новими клієнтами та повторними продажами, результатами конкретного відділу та автопродажами. Ви також можете розділяти доходи за категоріями товарів/послуг і каналами збуту, щоб розуміти, звідки отримуєте найбільше коштів. Вказуйте все: сайт, соцмережі, виставки, зовнішню рекламу, блогерів тощо.
Витрати. Бюджетуйте:
- перемінні витрати: наприклад, реклама, оплата фотосесії, створення контенту, залучення інфлюенсерів, доставка, вартість обладнання;
- оплату відділу продажів: ставка, відсоток, бонуси, премії;
- постійні операційні витрати, які не залежать від оберту: зарплата співробітникам, оренда, комунальні послуги, обслуговування, інтернет-сервіси тощо.
Які показники відстежувати
Завжди є унікальні маркери, що притаманні тільки вашому бізнесу і тільки в комплексі відображають ефективність. Проте зверніть увагу на 5 універсальних показників.
Обсяг продажів
Важливо знати, скільки загально за певний період ви отримали грошей у валюті бізнесу. Проте не лише фіксуємо суму, а й звертаємо увагу, звідки надходять кошти. Отриману інформацію аналізуємо за:
- каналами продажів (B2B, B2C, сайт, соцмережі тощо);
- способами продажів (новим, наявним клієнтам, відмовникам тощо);
- категоріями продуктів (яка послуга/який товар приносить найбільший оберт).
Кількість продажів
Зокрема кількість конкретно проданих товарів/клієнтів/укладених угод тощо. Визначаєте індивідуально під ваш процес. Може бути, що один клієнт купує у вас кожні 2 тижні, а отже, за місяць робить 2 операції. Це потрібно враховувати для визначення ефективності.
Конверсія в оплату
Співвідношення кількості продажів до кількості отриманих лідів. Важливо знати показники найвищої, середньої та найнижчої (після якої йдете в мінус) конверсій і контролювати їх. Конверсії можна поділити за етапами, умовно конверсія з ліда в рішення, у виставлений рахунок, у сформовану комерційну пропозицію, у підписаний договір, в оплату. Може бути конверсія з гарячого ліда, з допродажів, повторного продажу, у базу тощо. Важливо дивитися, який показник для вас надважливий. Як це зрозуміти? У разі впливу на нього збільшується обсяг продажів = збільшується прибутковість бізнесу.
Середній чек
Ділимо оберт на кількість угод, які ви уклали за певний період часу. Наприклад, за місяць. Сам середній чек у відриві від решти показників не дає цінної інформації, але може бути корисним у динаміці. Для порівняння оцініть результати різних менеджерів. Ви побачите, що один працівник продає із середнім чеком, наприклад, 10 000 грн, другий — 20 000 грн, третій — 50 000 грн. Якщо заглибитися в причину такої різниці, дійдете висновку, як «прокачати» команду: перерозподілити ліди, організувати навчання, покращити мотивацію тощо.
Кількість лідів
Цей показник важливо відстежувати не в розрізі маркетингу, а продажів. Наскільки ліди відповідають портрету цільової аудиторії? Хто купує більше? Відповіді на ці запитання дають змогу зрозуміти, з яких ресурсів ви виконуєте завдання та чи реалістично закрити план із наявними конверсією, середнім чеком і кількістю лідів.
Це 5 базових показників, завдяки яким можна контролювати ефективність бізнесу, формувати стратегію дій і розуміти перспективи. Є й інші маркери: цикл угоди, ltv клієнта, відтік або утримання клієнтів. Усе залежить від того, що важливо для вас контролювати, де є зона впливу та додаткове джерело коштів.
Бізнес може існувати без фінансового планування для відділу продажів. Але лише існувати. Не розвиватися, масштабуватися, давати більше доходу. Для цього потрібно розуміти, на який виторг розраховувати, які ресурси залучати, скільки менеджерів залучити, щоб не страждала якість опрацювання лідів тощо. Ці висновки реально зробити, коли розкладете процес на цифри в розрізі кварталу-пів року-року. Побачите результати — розплануєте фінанси — пропишете дії — реалізуєте стратегію.
