7 простых правил делового онлайн-этикета
Пока разгребал дела после небольшого отсутствия не переставал удивляться потоку входящей информации. Кто-то зачем-то задавал деловые вопросы через Facebook. В Skype пробились «важные» сообщения, отправленные неделю назад. Оставленные для прочтения на потом «большие письма», как оказалось, содержали лишь 1 строчку «по делу». Пиарщики, раздражавшие меня своими звонками в роуминге, порой не удосуживались написать короткое письмо, на которое я бы как-только получилось, ответил бы и так далее. Все это натолкнуло меня на создание давно планируемого короткого и, как мне кажется, очевидного (жаль, что не для всех) списка правил делового онлайн-этикета. Я призываю дополнить его в комментариях, а потом вручать как новым сотрудникам, так и некоторым «странным» личностям, с которыми приходится общаться по работе.
1. Пишите e-mail
Не личное сообщение в Facebook, Twitter или (не дай бог) Одноклассники или ВКонтакте. А обычное «простое письмо» по электронной почте.
2. Не дублируйте информацию по разным каналам
Нет ничего хуже, чем получить звонок — “Я вам отправила письмо. Посмотрите почту». Такой подход годится лишь для 1% сверхсрочных дел. в 99% случаев ваше дело не такое.
3. Обновляйте свои профили в социальных сетях
Многие люди используют социальные сети как каталог контактов. Поддерживайте информацию в них актуальной. Не забывайте обновлять должности, места работы и контакты. Если не используете или забросили определенную социальную сеть, то лучше удалите оттуда свой профайл.
4. Ну путайте чаты и инструменты для работы
Пользователи BlackNigga и “Проказница29” с соотвествующими юзерпиками должны были остаться в чатах лет 10 назад. Не стоит использовать их в деловом общении в Skype и по почте.
5. Будьте краткими
Не ходите вокруг да около. Не лейте воду. Пишите конкретно задачу, вопрос и точно также отвечайте. Этим вы сэкономите множество времени как себе, так и вашим коллегам. Обратите внимание на подход Three.Sentenc.es
6. Не откладывайте ответы
Для того, чтобы избежать захламления почтового ящика, порой достаточно лишь пользоваться базовым принципом GTD — если ответ займет менее двух минут, то ответить на письмо следует немедленно, а не откладывай на потом. Во-первых, от этого действительно будет лучше вам. Во-вторых, ответы на некоторые письма имеют срок актуальности.
7. Научитесь пользоваться Skype
Не отправляйте множество коротких сообщений друг за другом. Пишите суть, убедившись, что собеседник «на проводе». Помните, что Skype по-особенному работает с оффлайн-сообщениями. Более подробно про использование Skype можно почитать в блоге Сергея Петренко.
Коллеги, давайте расширим список в комментариях. Должно получится простое и понятно руководство, которое очень даже не помешает показывать новым сотрудникам любых проектов, которые соприкасаются с онлайном.
Комментарии | 29
Все просьбы и пожелания лучше писать почтой. Устные договоренности в какой-то момент могут абсолютно ничего не стоить.
Артур, я бы еще добавила «Обязательно указывайте тему своего письма, которая отображает краткую суть сообщения.» Письма без названий или с темами типа «Срочно», «Директору компании» и т.д. меня поражают.
Подобные письма не просто раздражают, порой их приходится выковыривать из папки со спамом, обычно уже после звонка.
Что до правил — есть у меня одна привычка, рожденная communication policy нашей компании — на письмо нужно ответить в течении 24 часов с момента его отправки, а, соответственно, не пренебрегать автоответчиками, во время отпуска или в случае отъезда.
не нажимайте «мне нравится» на каждый новый статус своего шефа =)))
Лишь бы не нажали «мне не нравится»… ))
а нажимайте кнопку «класс!» 😉
Если ответ требует подготовки (1 день и более), лучше сразу ответить, что, мол, вопрос принят, работаем над ответом, ответим как только сможем. В общем, дать понять что письмо не попало вам в спам, и что вы обратили внимание.
согласен и нет.
Если дел много, то нужно его где-то выписывать — иначе второго ответа отправитель так и не получит.
Кого «его»?
вопрос %)
согласен и нет.
Если дел много, то нужно его где-то выписывать — иначе второго ответа отправитель так и не получит.
Еще мне очень нравятся деловые письма типа:
Артур, здравствуйте ))))))))))))))))))))))))
Позвольте представиться, меня зовут Катя Иванова ))))))))))))))))
Согласна на 100% . Количество «смайликов» и скобочек — просто бич некоторых «дописувачів».
Отвечаем «Буггга-га», поддерживая эмоциональный тон собеседника.
Изучите русский язык и пользуйтесь его устоявшимися правилами. Особенно если вы — главный редактор.
Научитесь правильно читать аббревиатуры в подписи отправителя (в т.ч. английские — CEO или CMO, к примеру) — чтобы не задавать глупые вопросы из серии: «А Вы из компании CMO?»))))
Google всегда в помощь…)))
А поменьше стоило бы выпендриваться англоязычными аббревиатурами.
Занесенной в классификатор должности «директор» пока никто не отменял.
Почему-то людям чаще проще огрызнуться, вместо того чтобы расширить свои рамки…)))
в смысле, тоже начать выпендриваться?
не, это не по адресу
Спасибо за статью. Довольно интересно.
У меня скорее вопрос, может быть кто-то подкинет интересную идею или пищу для размышления.
Как быть с клиентами, которые то ли не читают информацию, которая предоставлена на сайте, то ли ее не находят (хотя она явно присутсвует и с хорошей видимостью).
Теряется много времени на ответы на вопросы, которые уже были отвечены по нескольку раз.
Игнорить? Отписывать ссылку? Или давать полный ответ.
Вот собственно, интересуют мнения.
Давай полный ответ, ведь он у тебя уже готов 🙂 А в конце письма можешь и ссылку дать!
ответ-то готов, но многие задают один и тот же вопрос в разном ракурсе, соответсвенно, ответ нужно подстраивать под вопрос.
Завести и использовать шаблоны стандартных ответов. Вынесите эту инфу выше, ближе, сделайте заметней.
как я уже ответил выше, вопросы могут задаваться под разным «соусом», но суть та же остается.
Если отвечать «шаблонами» не думаю, что всем понравится, но, конечно, лучше чем вообще не отвечать (хотя мы пробовали не отвечать — заметил, что люди тогда более интенсивно читают и находят ответы)…
Раздражает, когда пишешь 5 вопросов в письме, а отвечают только на последний или первый.
видимо, лучше задавать их по очереди
Помогает писать вопросы, с предложением возможных вариантов решения в самом вопросе — вроде работает на таких кейсах…
да, есть еще такие кадры, у которых имя пользователя в почте на гмейле называется или очень непонятно или вобще «gmail». и в письем нет конечно подписи. убить бы!
да, есть еще такие кадры, у которых имя пользователя в почте на гмейле называется или очень непонятно или вобще «gmail». и в письем нет конечно подписи. убить бы!