Две недели назад мы опубликовали подборку правил делового онлайн-этикета с призывом к читателям расширить ее. Результат был действительно достойный – многие из вас предложили весьма уместные дополнения, на основе которых мы решили опубликовать новый список, которые смело можно вручать новым (и не только) сотрудникам.
1. Пишите e-mail
Не личное сообщение в Facebook, Twitter или (не дай бог) Одноклассники или ВКонтакте. А обычное “простое письмо” по электронной почте.
2. Не дублируйте информацию по разным каналам
Нет ничего хуже, чем получить звонок – “Я вам отправила письмо. Посмотрите почту”. Такой подход годится лишь для 1% сверхсрочных дел. в 99% случаев ваше дело не такое.
3. Обновляйте свои профили в социальных сетях
Многие люди используют социальные сети как каталог контактов. Поддерживайте информацию в них актуальной. Не забывайте обновлять должности, места работы и контакты. Если не используете или забросили определенную социальную сеть, то лучше удалите оттуда свой профайл.
4. Ну путайте чаты и инструменты для работы
Пользователи BlackNigga и “Проказница29” с соотвествующими юзерпиками должны были остаться в чатах лет 10 назад. Не стоит использовать их в деловом общении в Skype и по почте.
5. Будьте краткими
Не ходите вокруг да около. Не лейте воду. Пишите конкретно задачу, вопрос и точно также отвечайте. Этим вы сэкономите множество времени как себе, так и вашим коллегам. Обратите внимание на подход Three.Sentenc.es
6. Не откладывайте ответы
Для того, чтобы избежать захламления почтового ящика, порой достаточно лишь пользоваться базовым принципом GTD – если ответ займет менее двух минут, то ответить на письмо следует немедленно, а не откладывай на потом. Во-первых, от этого действительно будет лучше вам. Во-вторых, ответы на некоторые письма имеют срок актуальности.
7. Научитесь пользоваться Skype
Не отправляйте множество коротких сообщений друг за другом. Пишите суть, убедившись, что собеседник “на проводе”. Помните, что Skype по-особенному работает с оффлайн-сообщениями. Более подробно про использование Skype можно почитать в блоге Сергея Петренко.
8. Подтверждайте все договоренности письмом
Устные договоренности в какой-то момент могут абсолютно ничего не стоить.
9. Указывайте в теме письма его суть
Не абстрактную тему, не общие слова. Делайте так, чтобы лишь взглянув на тему, было понятно о чем это письмо. Если не укажете – банально можно лишиться внимания собеседника или ждать ответ намного дольше.
10. Если ответ требует длительной подготовки – ответьте сразу
Если для полноценного ответа на письмо требуется несколько дней, то лучше будет сразу ответить на сообщение. В ответе нужно указать, что вы его получили, приняли к сведению или в работу и полноценный ответ сможете отправить к такому-то числу. Таким образом вы избежите недопонимания и ваш собеседник будет уверен, что вы получили письмо и приняли его в работу.
11. Ставьте в копию писем только тех, кого это касается
Каким бы экспертом не был ваш шеф, получать 500 писем ежедневно ему совершенно незачем. В то же время в копию стоит поставить как раз тех людей, кого касается вопрос, затрагиваемый в письме.
12. Используйте социальные сети с умом
Не спамьте коллег приглашениями в ненужные им группы и страницы и не нажимайте like на всем, что опубликовало ваше начальство.
13. Забудьте про “новые и уникальные” сервисы
Если вы обнаружили какой-то “жутко полезный сервис” о котором никто не знает, прежде чем рассылать приглашения в него всему рабочему контакт-листу, дождитесь момента, когда он станет более-менее востребованным, популярным и актуальным.
