Как выбрать правильное рабочее место для вашего бизнеса

Поиск подходящей конфигурации рабочего места и выбор того, где работать, во многом похож на поиск партнера и свидание: Интернет значительно их усложнил. Если кратко — то создал намного больше критериев, которыми надо руководствоваться.

Если когда-то давно традиционный офис был по умолчанию самым эффективным средством коммуникации и сотрудничества между руководством и служащими компании, то в условиях современного бизнеса точно такого же уровня результативности можно добиться при помощи веб-технологий, для чего понадобится лишь $10 и аккаунт Google.

Сара Кесслер в рамках своей публикации для Mashable опросила трех предпринимателей, чья работа основывается на кардинально различных стратегиях построения офисной работы, чтобы получить их рекомендации относительно выбора и организации “правильного” рабочего пространства. Их комментарии и советы и легли в основу данной статьи.

“Когда вы начинаете собственное дело, вам совершенно нет смысла тратить деньги на арендную плату,” замечает Джейсон Фрид, основатель софтверной компании 37signals. “Это просто транжирство.”

На момент основания Фридом стартапа 37signals он и двое его сотрудников работали над делами своей компании, одновременно деля помещение с представителями другого бизнес-проекта. “Фактически мы работали в уголке на краешке стола”, шутит он. Если переиначить его слова, то вы можете найти другую компанию, которая готова разделить с вами арендную плату за помещение, в котором сможете поработать вдали от отвлекающих факторов, которые нельзя избежать, будучи дома.

Другие предприниматели видят оптимальное решение в создании собственного офиса и не допускают других вариантов. После короткого периода работы с использованием виртуального офиса, Энтони Франко выбрал и арендовал здание в Денвере чтобы основать компанию EffectiveUI. Выбранное помещение не было идеальным рабочим пространством, но тем не менее он заключил договор об аренде. Новые сотрудники нередко в свой первый день на рабочем месте вместо инструкций получали в руки гаечный ключ, которым должны были самостоятельно собрать свой письменный стол.

“Мы начали в режиме работы из дома, но если мы хотели добиться желаемого роста, нам было необходимо оборудовать место, куда бы мы могли приходить и работать”, говорит Франко. Он добавляет, что особенно ценна возможность работать в команде, что стоит гораздо большего, чем затраты на аренду офиса.

Если в случае с данной компанией аренда офиса отлично оправдала себя, то есть немало примеров, когда рискованно слишком быстро переходить к работе новой компании в собственном офисе.

“Для большинства коммерческих проектов срок развития до уровня серьезной организации составляет 3-4 года, и поэтому если у вас небольшой проект, вы только начинаете и у вас команда из пары человек, идея насчет офиса может оказаться спорной”, подчеркивает Фрид. “Вы еще не знаете, где окажетесь спустя 3 года”.

Своеобразным современным компромиссом между работой на основе полностью виртуального офиса и совместной работой над проектом в рамках обычного пространства является работа в условиях коворкинг-офиса. Такие офисные пространства позволяют получить начинающим предпринимателям рабочее место, а для независимых специалистов представляют собой отличную альтернативу встречам в кафе.

Кэмпбелл МакКеллар оценила потенциал коворкинг-офиса, когда компания, в которой она работала, отказалась от аренды традиционного дорогостоящего рабочего пространства и перешла в режим виртуального офиса. Этот шаг позволил ей работать в любой точке по собственному желанию, и она выбрала один из коворкинг-центров. “Я пыталась работать дома, в своем коттедже, в кругу членов семьи и собак, которые постоянно отвлекают тебя”, говорит она, “Я обожала мобильность и полную независимость, но я также хотела иметь прочную основу для создания рабочей обстановки, чтобы делать то, над чем я работаю”.

LooseCubes — компания, основанная г-жой МакКеллар в мае, — отвечает за работе веб-проекта, который предоставляет независимым специалистам возможность получить рабочее место в коворкинг-центрах или арендовать рабочее место в других компаниях. И в настоящий момент управление делами этой компании также осуществляется с рабочего места в одном из таких коворкинг-офисов. МакКеллар отмечает, что работа, организованная таким образом, позволила ей ходить на обед, а не работать все время в одном и том же окружении.

“В особенности если у вас бизнес, связанный с творческим подходом, самым лучшим способом для генерации идей становится встреча с новыми людьми”, отмечает женщина-предприниматель. “Поневоле впадешь в творческий ступор, когда постоянно общаешься с одними и теми же 5 людьми целыми днями напролет”.

Модель коворкинга позволяет Кэмпбелл МакКеллар создавать “ненамеренные контакты” с другими людьми, которые также арендуют рабочее место в коворкинг-офисе, находить возможность для консультаций с другими предпринимателями, назначать встречи и вести работу с командой не в собственной гостиной, а в более приспособленном для этого помещении.

С другой стороны, коворкинг также обладает своими недостатками и подходит не для каждой компании. Коворкинг-центры могут негативно сказываться на работе, и большинство из них устроено таким образом, что желающие провести телефонные переговоры или позвонить кому-то вынуждены выходить в коридор, чтобы позвонить в тишине. Например, руководитель одной из компаний г-н Фрид, упомянутый выше, отмечает, что для них крайне важна тишина и спокойная обстановка. А потому кафе и коворкинг-офисы для их команды совершенно не подходят.

Да и сама г-жа МакКеллар признается, что в дни, когда случается “аврал” в работе над проектом, она предпочитает работать дома, а не в офисе. И это тот определенный этап, когда компания “перерастает” возможности коворкинг-офиса. Стартап LooseCubes, к примеру, хотя и занимается коворкинг-трудоустройством, но планирует в следующем квартале переехать в собственный офис.

“Нам необходима комната с доской для идей, которую никто не вытирает каждый день в конце дня, где можно провести конференс-колл для команды, не покидая помещения”, об этом говорит г-жа МакКеллар, когда упоминает о своих ожиданиях от переезда в обычный офис. До того как переехать, она хочет дождаться запуска полной версии своего веб-проекта, а пока снимает кабинет в коворкинг-центре на Манхэттене.

Все компании так или иначе проходят аналогичные стадии работы на пути к окончательному запуску проекта и началу полноценного бизнеса. Глава 37signals говорит, что никто не знает, начиная дело, удастся ли ему преуспеть в итоге. А если вы все же преуспели, вам понадобиться больше пространства для работы, чем есть у вас сейчас. Когда вы начинаете, вы не хотите себя ничем связывать и хотите оставаться настолько гибким в своих действиях и решениях, насколько это возможно.

Для некоторых “оставаться гибким в решениях” означает “оставаться в режиме виртуального офиса” настолько долго, насколько это позволяет ваш бизнес. Для других это означает запуск своего проекта с применением возможностей коворкинга. Для стартапа 37signals со штаб-квартирой в Чикаго и сотрудниками в 11 разных городах — “гибкость” означает “работа из офиса”, для чего используется ряд совместно арендуемых офисных помещений в течении порядка 10 лет, прежде чем в августе текущего года компания переехала в собственный офис.

Первым очевидным фактором для смены рабочего пространства является количество рабочих мест. Руководитель 37signals отмечает, что в прошлом офисе можно было арендовать место под 5 или 6 рабочих столов, а людей в чикагском офисе стартапа было 9. Вся команда не могла прийти в офис одновременно, приходилось работать по очереди, и это было проблемой для компании.

Следующий фактор, который подтолкнет вас к изменениям, — это рабочее окружение.Если наблюдается конфликт между вашей работой и условиями, в которых вы работаете, возможно, настало время, когда вам надо создать окружение, которое вы в силах контролировать. Глава 37signals отмечает, что они работают довольно тихо, никто друг другу не мешает, а потому для концентрации над проектом нудна тишина, а не постоянные разговоры весь день напролет. Если вам нужна “библиотечная тишина”, вам понадобится собственное рабочее пространство. Вы не можете навязывать правила своей работы другой компании, которая также платит за совместную аренду, особенно, если изначально рабочие помещения принадлежали этой “шумной” компании.

Для эффективной работы крупной компании вроде EffectiveUI наличие офиса в традиционном понимании этого слова является огромным преимуществом. Когда компания разрослась от пары основателей до сотни сотрудников за 5 лет, ей пришлось оставить “за плечами” опыт работы в режиме house-office. Теперь компания занимает помещение общей площадью в 12 тысяч кв. футов.

Но и работа в “домашнем” офисе, и в традиционном офисном пространстве была организована с учетом одних и тех же требований: “Доски для генерации идей, переговоры и комуникации между членами команды, совместные ланчи: все это часть культуры работы в команде”, говорит Франко, возглавляющий EffectiveUI.

Переход к более традиционным методам организации офисной работы дал ему и еще некоторые выгоды. “К нам приходят клиенты. Мы брендировали рабочие места сотрудников и само помещение, здесь есть наш логотип, и когда к нам приходят люди, они видят что мы представляем реально работающую компанию, которая ведет свой бизнес”, отмечает глава EffectiveUI.

В представлении большинства людей обычный офис — это пространство с рабочими местами-”кубышками”, поделенными на квадраты при помощи перегородок, где сотрудники целый день сидят как в западне. Но это не обязательно так. Если проявить творческий подход и немного здорового юмора, то можно создать продуктивное рабочее место без стереотипного оформления.

Г-н Фрид считает свой новый офис более “домашне-ориентированным офисом”, чем офисом в традиционном понимании этого слова. Сотрудники компании могут по своему выбору работать из дома, и половина кадрового состава компании по-прежнему работает, живя в своих родных городах.

“Наилучшим решением для нас является сочетание двух способов работы — в офисе и вне его”, говорит Фрид, “Все потому, что периодически мы все хотим собраться вместе, а иногда небольшие группы по 5-6 человек внутри организации хотят провести время отдельно в работе над проектом”.

Стратегия, когда у компании есть и офис, и возможность работы на дому, отлично сочетает в себе выгоды традиционного и виртуального рабочего места. Если люди хотят работать, живя в другом городе, или полагают, что им работается эффективнее в домашней пижаме, они могут работать, оставаясь дома. Когда им нужен прямой контакт и сотрудничество или просто появилась потребность сменить обстановку, выйдя из дому, то у них есть отличное место, куда можно прийти и поработать.

“Наш офис заметно адаптирован под наш стиль работы,” говорит глава 37signals. Например, здесь звуконепроницаемые стены, телефонные кабинки для звонков и продолжительных телефонных переговоров, которые никто не прерывает. А еще есть комнаты совещаний для небольших рабочих групп. И большинство сотрудников, которые работают с нами в Чикаго, появляются в офисе 3 или 4 дня в неделю. “Мы хотим, чтобы люди работали там, где у них это получается лучше всего”, отмечает руководитель компании.