Бесплатный сервис для подготовки и сдачи электронной отчетности

Согласно исследованиям Всемирного банка самостоятельное ведение учета и сдача отчетности забирает за год у предпринимателя-единщика более 3500 гривен и около 160 часов времени. Есть о чем задуматься не только тем, кто непосредственно занимается бизнесом…

Государство уже задыхается от им же взращенного бумажного монстра – сотен отчетов, тысяч деклараций и ведомостей. Создание электронного правительства – логичный шаг в решении этой проблемы. Недаром фискальные органы сами становятся инициаторами широкого использования электронного документооборота.

Украина только вступает на путь внедрения систем электронных реестров и отчетов, но уже сегодня более 40% субъектов предпринимательской деятельности отправляют электронные отчеты. За последний год рост в 2 раза.

Процесс пошел!

Среди немалого числа существующих в Украине облачных сервисов для бизнеса, онлайн бухгалтерия iFin заявила о себе осенью прошлого года, как первая в Украине многофункциональная система создания и подачи отчетности в контролирующие органы, работы с бухгалтерскими и складскими документами, не отходя от компьютера. Стартап оказался удачным — зарегистрированными пользователями сервиса iFin стали уже более 1000 фирм и предпринимателей. А в июне 2012 года сервис iFin первым в Украине стал бесплатным для предпринимателей.

«В чем причина такого быстрого успеха?» — был задан вопрос генеральному директору компании iFin Олегу Бетехтину

«Этому есть простое объяснение – мы разработали сервис, в котором соединили легкость создания и сдачи отчетности с высокой безопасностью работы в интернете.

Стремление сделать программу доступной, удобной и понятной даже неискушенному в финансах и учете предпринимателю, объединило в компании  iFin настоящих профессионалов.

Облачные бизнес технологии, которые являются основным направлением нашей работы, определили состав команды. iFin объединил молодых и опытных специалистов в области ИТ-технологий, бухгалтерского и налогового учета. Наши сотрудники  принимали участие в разработках самых современных сервисов, работали ведущими экспертами в области контроля и аудита.

Многолетний опыт работы членов команды iFin в хорошо известных в Украине компаниях «Дебет Кредит», «Арт-Мастер», «Matrix42», «Softhome», «Edsson», «Infojet», «Procter & Gamble», в аналитическом отделе Налоговой администрации Украины говорит сам за себя. Не могу не сказать и о компании Microsoft , ведущие эксперты которой принимали участие в разработке архитектуры системы iFin.

Ну, а если без дифирамбов, мы открыты для критики, учитываем все предложения наших пользователей, мы постоянно развиваемся».

Посмотрим непредвзятым взглядом на систему онлайн бухгалтерии iFin. Что бросается в глаза?

Формирование и сдача отчетов. Процедура формирования отчетности в сервисе довольно проста. Генерация отчетов в программе основана на понятной бизнес логике – создал документ, значит, появились данные для отражения их в отчетах. Любой введенный в систему первичный документ автоматически корректирует пакет отчетов, тем самым всегда поддерживая его в актуальном состоянии.

Для тех, кто временно не ведет хозяйственную деятельность – так называемых «нулевщиков» — система iFin ещё более упрощает работу предпринимателя по созданию отчетности. Достаточно указать в реквизитах программы статус «компания нулевщик», и весь пакет необходимой к сдаче отчетности будет сразу же создан без ввода документов.

Сдача отчетности в сервисе происходит в два клика. Созданные отчеты находятся в одной папке и ждут отправки, на что указывает их статус «Не сдан». Кнопка «Сдать в электронном виде» запускает Менеджер отправки отчетов, в котором пользователь ставит электронную подпись и отправляет отчет инспектору. Сдавать отчеты через iFin можно при помощи бесплатного ключа электронно-цифровой подписи, полученной в Налоговой Инспекции и платных ключей АЦСК  Masterkey.

Встроенный в систему дешифратор ответов от государственных органов осуществляет контроль за движением отправленных в фискальные органы отчетов, оповещая пользователя о принятии отчета или, при необходимости, предлагает внести в него исправления и повторить отправку.

В сервисе есть инструмент для подготовки договора с контролирующим органом о сдаче электронного отчета. Непосредственно в интерфейсе программы генерируется нужная форма договора, которую можно тут же заполнить, подписать и отправить в электронном виде в соответствующую инстанцию.

Безопасность работы в интернете. В качестве платформы онлайн сервис iFin использует Windows Azure, серверы которой расположены за пределами Украины. Хранение пользовательских данных подальше от посторонних глаз стало велением времени и пользователи понимают, что вероятность потерять информацию с серверов Microsoft, на которых обслуживаются тысячи компаний, намного ниже, чем со своего компьютера.

Для доступа к сервису iFin используется защищенный протокол https. В программе применяется  специальный протокол шифрования данных, подтвержденный SSL сертификатом,  который исключает хищение личной информации пользователя. Это гарантируется тем, что сохранение конфиденциальности и целостности пользовательских данных обеспечивается непосредственно в момент их передачи от клиента к серверу.

Масштабируемость возможностей. Онлайн бухгалтерия iFin подойдет как тем, для кого, главное – вовремя сданный отчет, так и тем, кто ведет также и оперативный учет. Встроенный в систему механизм позволяет выбирать уровень сложности ведения учета и менять доступный пользователю инструментарий.

Основной функционал частного предпринимателя представлен в форме блокнота, который является аналогом Книги учета доходов и расходов. На основании введенных в него данных формируется отчётность в фискальные органы. Впрочем, отчет можно вывести на экран и заполнить его вручную, используя стандартный бланк.

Выбрав в интерфейсе программы другую форму собственности, сервис позволяет вести более сложный учет — выставлять счета, формировать акты,  создавать расходные и приходные накладные, зарплатные ведомости, налоговые накладные, складские и другие хозяйственные документы.

При этом пользователь может контролировать своевременность оплат и задолженности клиентов, получать напоминания о сроках сдачи отчетности, уплаты налогов и сборов в окне подсистемы Бизнес.

Документооборот. Сервис iFin позволяет создавать различные бухгалтерские и налоговые документы, используя формы со встроенным механизмом автозаполнения. При этом используются данные справочников  и достаточно только ввести в поле первые литеры, чтобы выбрать из предлагаемого списка нужные данные.

В системе применяется иерархическая структура создания документов, в которой основным документом является счет или накладная, на основании которых создаются все остальные документы по конкретной хозяйственной операции. Таким образом, формируя целостный пакет по договору.

Подсистема Склад обеспечивает оперативный учет движения товаров в различных местах складирования. В ней реализован механизм расчета амортизации всех групп основных средств и других ТМЦ.

Кадровый учет, расчет заработной платы, налогов и начисления реализован в подсистеме Работники. Здесь применен специальный модуль Календарь, который позволяет минимизировать работу пользователя при расчете больничных и отпускных.

В процессе работы с документами активно используются подсказки. Однако для освоения приемов работы в онлайн бухгалтерии можно пройти экспресс-обучение. Видеокурс расскажет об основных особенностях программы и приемах работы с сервисом.

Обратная связь с пользователем. В сервис встроен специальный инструмент обратной связи с пользователями. Здесь можно задать вопрос, на который специалисты компании дадут исчерпывающий ответ, любым удобным способом. Можно подать идею, которая будет реализована в сервисе, если за нее проголосует большинство пользователей. А можно зафиксировать проблему, возникшую при работе с онлайн бухгалтерией, и получить оперативный ответ, как с ней справиться.

Облачный сервис  iFin, конечно, не может конкурировать с полнофункциональными учетными системами, типа 1С. Но такая цель едва ли сейчас ставится перед бухгалтерскими SaaS-решениями. Зато основную свою функцию — оперативность и мобильность при сдаче отчетности, простоту и экономичность ведения учета – они успешно обеспечивают. Время покажет, каким системам будет отдано предпочтение.