10 советов как заново научиться пользоваться электронной почтой

Несмотря на то, что электронная почта — один из самых популярных и удобных интернет-сервисов, большинство из нас разучились или никогда толком и не умели ей пользоваться. Эффективный инструмент коммуникаций все чаще представляет собой ежедневную рутину, разбор которой совмещается с головной болью, а появление нового письма может вызывать раздражение.

Несколько месяцев назад я предпринял попытку переосмыслить свой подход к работе с e-mail. Читал разные статьи, проводил эксперименты, но, как часто бывает, наиболее полезные вещи были на поверхности и вполне очевидны. Ниже — резюме полученного опыта в виде 10 простых советов.

(c) ShutterStock

1. Отпишитесь от всех рассылок

Отпишитесь от большинства рассылок, уведомлений сервисов (в том числе социальных сетей) и новостей компаний. Они отвлекают и потребляют ваше время. Там, где есть возможность — нажимайте кнопку “unsubscribe”. Где нету — составьте вежливый шаблон письма с просьбой отписать вас, который отправляйте в ответ на рассылку.

2. Перестаньте постоянно проверять e-mail

Пора перестать в любой непонятной ситуации открывать почтовый ящик. Постарайтесь работать с почтой осознанно. Заходите в нее с конкретной целью и лишь в определенные временные промежутки. Если позволяет работа, делайте это 2-3 раза в день. Можете даже завести такую задачу в календаре, если у вас очень насыщенный график. Главное — ни в коем случае не прерывайте выполнение важной задачи проверкой почты “на всякий случай”.

3. Настройте правила и фильтры

Наверняка письма из разных источников имеют разный приоритет. Условное извещение о состоянии банковского счета можно прочитать вечером или на выходных. Настройте фильтры и правила так, чтобы такие сообщения автоматически перемещались из “Входящих” во второстепенный папки и не отвлекали ваше внимание. К несрочным письмам возвращайтесь в свободное время, но уж точно не чаще одного раза в день.

4. Отключите push-уведомления на мобильном

С тем, что электронная почта на мобильном телефоне это удобно, не поспоришь. Но одно дело, когда в свободное время “на ходу” удается поработать с ней, а совсем другое, когда телефон выбрирует каждые 10 минут и отвлекает во время встреч и работы. В крайней случае — настройте телефон на автоматическую проверку раз в час. Но хорошо подумайте, нужно ли это делать.

5. Придерживайтесь подхода Inbox Zero

Эффективно работать с завалами крайне сложно, если вообще возможно. Не нужно себя обманывать. Тысячи писем в Inbox — это не система организации работы, это обычный беспорядок. Опустошайте папку “Входящие” регулярно. Я рекомендую делать это каждый день. Письма, которые требуют множества времени и большого количества дополнительной работы переносите в другую папку и отдельно работайте с ней.

6. Сразу отвечайте на быстрые письма

Если вы открыли письмо — оно уже отвлекло вас и “украло” ваше время. Где бы вы не находились и что бы не делали (раз уже открыли почту), отвечайте сразу на письма, реакция на которые займет до двух минут.

7. Пишите кратко

Уважайте чужое время. Пишите кратко, четко ФОКУСируйте свои мысли. Ясно излагайте, что вы хотите от получателя этого письма. Постарайтесь не писать письма на 10 абзацев, только если это не конкретное деловое предложение в котором важно каждое слово.

8. Уберите огромные подписи

Обладателям корпоративных подписей в стиле “Не печатайте это письмо, сохраните деревья” (длиной в абзац) хочется пожелать забыть о таких подписях, как о страшном сне. То же самое касается подписей, в которых указаны все возможные виды контактов, включая адрес офиса с индексом. Если вы считаете, что это действительно кому-то нужно, то сохраните информацию в виде дополнительной подписи. Отправляйте ее только в тех случаях, когда точно знаете, зачем это делаете. По умолчанию же отправляйте письма с короткой подписью, где будет указано ваше имя, должность и, если необходимо, телефон.

9. Указывайте настоящую тему письма

Первое, что видит получатель вашего письма — его тему. Это не формальное поле для слов «Привет» или «Вопрос». Его роль — объяснить кратко суть письма, выделить его среди остальных. Используйте тему по назначению. Это удобно всем.

10. Не ставьте в копию всех подряд

Каждое ваше письмо потребляет время человека, который его получит. Это нужно четко понять. Ставить в копию еще кого-то для контроля или уведомления — нормально. Но делать это нужно только осознанно и не постоянно. Ну а тем, кто регулярно отправляет письма с большим количество получателей (рассылки), нужно забыть об открытых списках получателей, как о страшном сне. Впрочем, есть подозрение, что тем, кто этого не понял до сих пор, уже ничего не поможет.