7 приемов повышения продуктивности для CEO стартапа

Когда основатель только начинает свой проект, рабочих задач перед ним так много, что времени на все — работу, семью, общение — часто просто не хватает. Единственный выход — контроль над тем, насколько продуктивно тратится рабочее время. Этим вопросом задались участники дискуссии на Quora, обсуждая свои любимые приемы повышения эффективности для CEO стартапа. Предлагаем вашему вниманию самые рейтинговые комментарии из обсуждения.

1. Составлять Mind Map (графический план заданий)

Пол Клипп, CEO софтверной компании и компании по организации ивентов, называет себя «гиком придуктивности», т.е. человеком, сильно заинтересованным в техниках ее повышения. Он пишет о том, что приходит домой не позже 17:00 и выполняет семейные обязанности — дома работой не занимается. Т.е. организовывает рабочий день так, чтобы все успевать за 30 часов в неделю. Его статья-комментарий о приемах повышения продуктивности набрала около 2000 лайков от участников обсуждения.

Впервые, когда он засел за составление такого плана, он рисовал его на бумаге. Потом перешел на онлайн-сервисы, таких как mindmeister.com. В результате получается графическая схема, где жизненные планы разделены на категории «Работа», «Дом», «Семья», «Волонтерская работа». В них есть подкатегории-долгосрочные задания вроде «Работа с кадрами», а уже в них — практические краткосрочные задания (к примеру, ветка «Работа»->»Маркетинг»->»Написать пост в блог». Утром каждого понедельника Пол тратит около 15 минут на составление такого плана на неделю, убивает уже выполненные задания, добавляет новые. Срочные задания выделяет красным, для совсем срочных еще и меняет шрифт на более крупный. Выглядит это где-то так:

2. Делегировать задания/нанимать фрилансеров

Если вы определенно плохо выполняете какой-то вид работы, лучше его перепоручить. Также, всегда есть шанс, что на Elance или oDesk найдется кто-то, кто согласится делать ту же работу за $5 в час, пишет еще один участник дискуссии, Матт ДеСеллес.

3. Использовать софт для контроля продуктивности

Таких решений сейчас очень много. Матт рекомендует сервис RescueTime, который мониторит, сколько времени уходит у пользователя на выполнение конкретных заданий, а также подсчитывает продуктивность. Можно также отслеживать, сколько времени потрачено в YouTube или Facebook. За неделю сервис высылает пользователю отчет о продуктивности его работы. Отвлекающие сайты можно блокировать. Вот так выглядит еженедельный отчет:

4. Создавать комфортные условия для работы, бороться с отвлекающими вещами

Это касается отвлекающих вещей, например, телефонных звонков или SMS: если нужно выполнить срочное и важное задание, лучше перевести смартфон в тихий режим. Do Not Disturb — новая функция, которая появилась в iOS 6 и которая отключает все звуковые уведомления и уведомления в виброрежиме. Некоторым пользователям усилить продуктивность поможет фоновая музыка: ритмичные мелодии помогут войти в своего рода «рабочий транс».

Звонки, смски, уведомления — все эти вещи влияют на ваш личный контроль за временем, пишет другой участник дискуссии. Ведь если кто-то вам позвонил и вы сняли трубку, это означает, что вы общаетесь с ним, когда удобно ему, а не вам. Для CEO стартапа недопустимо транжирство своего времени. И достаточно перевести смартфон в тихий режим, чтобы самому решать, с кем и когда связываться.

5. Сортировать почту

О сервисах работы с личной почтой написано уже очень много. Минимум, которого можно достичь очень быстро: маркировать определенные адреса как VIP (и быть при этом очень избирательным) и при высокой занятости проверять только их письма.

Нужно помнить о банальном правиле: чем больше писем вы отправляете за день, тем больше получите — это замкнутый круг. Матт советует отвечать на обычную почту либо рано утром, либо ночью, когда меньше шансов, что респондент сразу же напишет ответ и у вас завяжется переписка: «Удивительно, как быстро можно почистить почтовый ящик с несколькими сотнями писем, когда вы не должны постоянно отвечать на письма». Если хотите, чтобы люди не обижались на краткость сообщений и переходили сразу к сути при обсуждении, добавьте в подпись «Sent from my iPhone», советует Матт.

6. Выделить хотя бы один день в неделю, полностью свободный от встреч

Идея No Meeting Wednesdays («По средам — никаких встреч») практиковалась в Facebook. Ее советует Дастин Московиц, CEO Asana. «Это бесценно — знать, что у вас будет время, когда вас не будут отвлекать от работы над проектом. Лично я использую этот день, чтобы покодить», — пишет он.

7. Начинать работу рано утром, делать перерывы

У каждого человека — свой распорядок дня и свои пики и спады наивысшей продуктивности. Но работа ранним утром имеет свой неоценимый плюс: практически никто не будет вас отвлекать.

И еще один прием, о котором часто забывают в «рабочей горячке». У каждого человека — свой период максимальной внимательности и концентрации. Для кого-то — это час, для кого-то — больше. И когда этот период завершился, лучше сделать небольшой перерыв. Прогуляться или выпить кофе, а затем вернуться к работе.