Эта история повторяется каждый раз, когда я прихожу в молодую амбициозную динамичную компанию. Руководство непременно ищет CRM-решение для клиентов и продаж. А задавая вопрос об HR-системе, я часто сталкиваюсь с непониманием и незнанием. С продажами все понятно – если не продаем, то не зарабатываем, а людей не нужно «упорядочивать» – мы их видим каждый день и помним по имени.
Зачем компании семейного типа решение по автоматизации рекрутмента, talent management или отпусков и больничных, если и так все хорошо работает? Это лишнее. HRM понадобится вам тогда, когда в компанию придет 71-й человек, а с ним понимание, что 40 из них работают неэффективно. И в какой-то степени будет уже поздно, потому что вместо 31-го эффективного сотрудника, у вас работает 71. С HRM-системой этого бы не произошло. Я не говорю, что учет больничных или отпусков поможет вам сократить штат в два раза. Но если ваша система будет уметь больше, определенные расходы действительно сократятся.
Наталья Зуб
Что должно быть в Human Resources System?
Изменения неизбежны при росте компании, ее развитии. В такие моменты важно не допустить бардака и костылей. Поэтому правило первое – гибкость. Система должна избавить от бюрократии и, при этом, быть максимально адаптированной к неординарности вашей компании. Если она работает по такому же сценарию у конкурентов – то вы уже теряете свое ключевое преимущество перед ними. Есть ли такие системы? Из сотни тех, что навязывают стандарты, одна-две смогут адаптироваться под ваши собственные.
Допустим, вы нашли свою систему. На что нужно сразу обратить внимание? Не на функционал, потому что через год вам нужен будет уже другой. Обратите внимание на целостность данных. Целостность в том, что процессы, собирающие данные, не обрываются, а перетекают и наследуют друг друга. Например, найм кандидата не заканчивается предложением о работе, а плавно переходит в процесс адаптации, прохождения испытательного срока, обучения и развития, формирования карьерного роста и т.д. Жизненный цикл людей, работающих в компании, начинается с возникновения должности и до увольнения. Люди – главное в компании, поэтому процессы должны строиться вокруг человека, а не наоборот.
Западные эксперты считают, что HRM будут меняться от учетных систем к системам вовлечения. Это означает, что не руководство будет просить логиниться в систему, а люди будут заходить в нее сами, потому что это легко, понятно, полезно и интересно. Поэтому при первом использовании софта сравните его с космической ракетой: выясните, где находится кнопка запуска, нужного ли она цвета и формы, в правильном ли углу расположена. В конце концов, usability придумали именно для этого.
Также помните, что действительно хороший сотрудник будет на работе работать, а внутреннюю жизнь компании изучать в свободное от работы время: в обеденный перерыв, на мобильном телефоне в метро, стоя в пробке на светофоре. Вряд ли для таких целей подойдет десктоп-приложение, защищенное тремя паролями и VPN-доступом. Потому проверьте, не чужды ли разработчикам софта такие модные термины как облако, мобайл, а то и интернет вещей.
Дальше – интереснее. Вам наверняка понадобятся отчеты. Да, занимательно посмотреть, сколько пришло и ушло сотрудников, сколько из них запросили отпуск, сколько провели performance review встреч в году и сколько потратили на тимбилдинги с доставкой пиццы в офис. В большинстве случаев вы увидите красивые графики, но это вовсе не главное. Управленцу важно понимать, зарабатывает бизнес в результате этих трат или теряет. Также важно знать больше о людях: работают ли они эффективно, действительно ли у них стоят цели, которые приносят прибыль, и если да, то какую. Окупаются ли эти специалисты или можно закрыть некоторые задачи менее квалифицированными сотрудниками. Важно знать о последствия управленческих решений – пошли ли новые инициативы на пользу компании, есть ли эффект от изменений в организационной структуре и влияет ли это на прибыль компании. Сухой остаток в том, позволяет ли система собирать данные, на основании которых можно принять серьезное управленческое решение.
Оценка изменений поведения сотрудников – это сложные данные, наиболее близкие к модному термину big data, наименее – к психологическим тестам. По сути, это изменение поведения после обучения или нововведения в компании. В этом случае, система, собирающая нужные данные, подкрепит или опровергнет интуитивные выводы и наблюдения.
Под выше описанные требования можно адаптировать таких гигантов как Oracle или SAP, но финансово это могут позволить себе только крупные компании. Что же делать среднему бизнесу, у которого нет больших бюджетов, но уже 100+ сотрудников? К сожалению, на сегодняшний день идеальной, в том числе по стоимости HRM-системы я не нашла. Однако, можно попробовать «собрать» собственную.
Приблизится к идеалу можно через комбинацию трех типов софта:
- HRM (для сбора информации по людям). Если зарядиться позитивом и переспросить Google, то можно найти достаточно интересные варианты, например, HR payroll systems из бесконечного множества вариантов подбирает HR-систему, максимально подходящую запросу клиента. Составив несколько разных по существу запросов и изрядно утомив консультанта, я получила список систем, подходящих среднему бизнесу: Bamboo HR, iceHRM или tribehr – простые решения для небольших компаний. А также энтерпрайз-решения Orange HRM и Deskera для компаний побольше.
- Task manager (для формирования рабочих процессов и отслеживания эффективности в промежуточных точках). Здесь все просто, т.к. лучше Jira для айтишников может быть только новая версия Jira.
- BI tool (для аналитики, получения отчетов и красивых картинок, помогающих выглядеть солидно при защите бюджета). Критериев выбора здесь немного, поэтому можно выбрать простые и яркие, например: Tableau Software или Qlik.
Ну и последнее, самое важное – обратите внимание, чтобы все эти системы интегрировались между собой и с внешними приложениям. Именно наличие простого интерфейса API в вашей HRM позволит собрать собственную уникальную систему любого уровня сложности.
Автор: Наталья Зуб, VP, Corporate Development в Innovecs
