Когда в нашей студии стало больше 30 сотрудников, я понял, что у нас проблемы с управлением проектами. Перелопатил весь интернет, пытаясь выбрать подходящую систему и собрал все восторги и разочарования, дабы помочь тем, у кого похожие проблемы.
Я искал универсальный инструмент для бизнес-процессов студии, но все решения были либо громоздкими и неудобными, либо не учитывали специфику каждого отдела. Изначально в студии мы использовали узко заточенные программы под каждое направление. Для продажи и обработки заявок – AmoCRM, для работы с разработкой – Jira + Bitbucket. Бесхозными остались директора, менеджеры, копирайтеры, проектировщики – они по-прежнему работали в связке email+Skype.
Настало время покончить с этим разгильдяйством. Главная задача ввода инструмента – всегда видеть статус по проектам и не терять задачи в почте или в Skype. Так как мы веб-студия, мне нужен был функционал, заточенный под конкретные запросы.
Необходимые функции:
- создавать проекты и задачи внутри проекта;
- назначать задачи конкретным людям;
- давать доступ клиентам, чтобы в больших проектах они видели статус и сами ставили задачи;
- диаграмма Ганта – с ее помощью визуально легче понимать, какие задачи в работе и какие выходят за рамки;
- учет времени и возможность выставленная счетов (хотя бы внутренних).
Желательно:
- русский и английский интерфейс;
- интеграция с Dropbox и Google Drive;
- возможность вести wiki по проекту.
Мы сидим в одном офисе, поэтому чаты, групповые видео и звонки – не в приоритете. Сразу скажу – redmine и dotProject я даже не рассматривал ввиду убогости и полного отсутствия юзабилити. Собрав многие отзывы, я пошел пробовать все варианты на своей шкуре. Вот краткий обзор, который, возможно, упростит кому-то жизнь.
Worksection
Открываешь систему и все сразу понятно, интерфейс простой и логичный. Языки украинский и английский – круто! Патриоты могут вести дела с иностранцами.
Есть учет времени и возможность выставления счетов. Очень удобная диаграмма Ганта. Легко создавать клиентский доступ. Удобно управлять задачами – сделать видимость для всех или расшерить только избранным. Кроме того, можно подключить свой FTP и хранить там все макеты и дизайны. Сразу видно, сервис делала толковая веб-студия для веб-студий.
Тариф привязан к числу проектов: 25 проектов – $29, 50 – $50, за $149 – полная свобода действий.
Из минусов – интеграция только с Google Drive, но нет с Dropbox и другими сервисами. И нет wiki, но можно делать заметки через Google Docs, например.
OnlyOffice
Сервис заточен на работу с Word, Excel и PowerPoint. Чат для обсуждения может заменить Skype. Еще есть wiki и блоги, можно вести общее заметки и новости студии, даже добавить рубрику FAQ. Есть много вариантов прав доступа для разного уровня назойливости клиентов.
Разнообразных функций очень много. Есть CRM, но у нас для этого AmoCRM. Диаграмма Ганта сложная в понимании и в управлении – лишняя трата времени вместо экономии. Еще неявный плюс – почтовый сервер для корпоративного домена. У нас Gmail, и я сомневаюсь, что от него кто-то откажется.
Все было бы хорошо, но сервис немного “тормозит”. То ли из-за сложного интерфейса, то ли из-за окон pop-up, которые всплывают при запуске учета времени. Оплата зависит от количества пользователей. За 30 человек – порядка $70, плюс 60 Гб памяти.
Вообще, инструмент достаточно универсальный. В системе есть все, от почты до CRM, и это хороший вариант для тех, кто готов с головой перейти на нее и заменить почту, Skype, Evernote, и т.д.
Planfix
Плюсов много: клиентский доступ с широкими возможностями, возможность добавлять к задаче чек-листы, управление временем и т.д. Удобная иерархия подзадач и надзадач, возможность делать связанные задачи. Тот, кто ставил задачу, сразу может отправить ее на доработку, потому что есть проверка результата – это повышает качество работы. Для любителей все планировать поминутно есть навороченный планировщик, а для тех, кто вечно чем-то недоволен – гибкая кастомизация.
Открыл и обрадовался: интерфейс в минимализме. Но работать оказалось сложно – нет акцентов, и такое впечатление, что работаешь в почтовом клиенте.
Planfix – это что-то промежуточное для тех, кто вырос из Teamer, но не готов к “Мегаплану”, для структурных и системных ребят, которым нужна хорошая кастомизация. Стоимость зависит от количества сотрудников: 20 сотрудников – $25 (+50 гостей), 40 сотрудников – $50.
Basecamp
Дизайн и UX-сервиса на высоте, все понятно и приятно работать. Есть работа с клиентами, удобный календарь, легко создавать wiki. Важный плюс – можно настроить групповые отчеты на почту, чтобы не захламлять ящик отдельно оповещением о каждом действии. Еще порадовала возможность задавать шаблоны для проектов с базовым набором действий. К тому же, она довольно быстро работает. Оплата по проектам: 10 проектов – $20, 40 проектов – $50, $150 – безлимит.
Минус – нет задач, а только списки to-do и обсуждения, которые видят все, и на человека можно назначить только to-do. Еще нет учета времени и модуля счетов, и, что мне немаловажно, диаграммы Ганта.
Думаю, это отличное решение для небольших бизнесов, к тому же красивое. Но у веб-студии, где в проекте может участвовать 20 человек, такой таскменеджер быстро превратится в свалку.
Asana
Работает быстро, интерфейс компактный. Много горячих клавиш, что может заметно ускорить работу, если вы их, конечно, запомните. Задачи создаются как расширенные to-do, что тоже неплохо. Но тяжело следить за большим количеством проектов – чтобы найти задачи, нужно открывать каждый проект и просматривать его. К тому же, нет клиентского доступа и учета времени.
За 30 пользователей придется заплатить $167. Функционал очень простой и больше напоминает расширенный Wunderlist. Думаю, это решение идеально для компаний, у которых миллион мелких задача, например, для ивент-агентств.
Teamwork
У этого сервиса самые интересные функции, например – управление рисками. Еще есть wiki и аналог Evernote, и даже модуль билингов. Удобно отслеживать и фиксировать временные затраты. Есть внутренний месенджер и интеграция с Dropbox. Тарифы по проектам: 40 проектов – $49, безлимит – $249.
Система хорошо генерирует pdf-отчеты и работает быстро, но каждая функция прячется за 2-3 кликами, время не экономит совсем. Мне Teamwork показался сложнее в работе, чем Worksection. И еще весомый минус – гостевой доступ в нем делать крайне неудобно.
А напоследок обзорно пройдемся по еще шести CRM-системам:
- Megaplan – устарела, много лишнего функционала. У них самые высокие цены из всего обзора, но зато очень удобная рассылка.
- Bitrix24 – разумная стоимость, большой функционал, внутренний marketplace расширяет возможности. Но у нее сильно громоздкий дизайн, много лишнего, и сервис часто медленно работает. Сама система хороша, рекомендую попробовать небольшим компаниям или большим, но не IT.
- Wrike – прокачанная Asana: быстро, красиво и логично. За 15 юзеров просят $129, чтобы купить на большее количество, нужно брать корпоративный пакет, где цены засекречены.
- Team Office – убогий дизайн, привет 2005 год. Дизайн-студия не может в таком работать.
- Birdview Projects – брат-близнец “Мегаплана” образца 2010 года.
- SemCRM – наверное, будет интересна для SEO. Встречи, звонки, заявки, задачи, отслеживания позиций сайта и т.д. Узкоспециализированное решение. У нас немного другой ФОКУС.
Для меня по соотношению “простота-функциональность” победила Worksection. Предлагаю с нее и начинать. Все просто, минималистично, подходит для элементарного ведения проектов. Успех, в первую очередь, зависит от того, будет ли система удобна и понятна всем сотрудникам. С этим проблем быть не должно. На втором месте осталась Teamwork, если будет мало функционала и захочется чего-то более навороченного. Также нужно узнать больше про опыт использования Basecamp веб-студиями: или я чего-то не понял, или этот инструмент подходит только для совсем маленьких компаний.
Итого, сейчас вся работа студии происходит в связке AmoCRM + Worksection + Jira + Bitbucket. Эта связка оказалась самым удачным и удобным, почти идеальным вариантом.
Автор: Евгений Кудрявченко, директор по работе с клиентами в Vintage Web Production
